Uzavření tzv. kvalifikační dohody upravuje zejména § 234 a § 235 zákoníku práce (dále jen „ZP“). Kvalifikační dohodou rozumíme závazek zaměstnavatele umožnit zaměstnanci zvýšení (nebo prohloubení) kvalifikace, kterému současně odpovídá závazek zaměstnance setrvat po určitou dobu v pracovním poměru u daného zaměstnavatele; pokud tuto povinnost zaměstnanec nesplní, má povinnost zaměstnavateli uhradit vynaložené náklady na zvýšení (prohloubení) kvalifikace.

Účelem sjednání kvalifikační dohody, pokud se ji rozhodnou (dobrovolně) smluvní strany uzavřít, je tak, zjednodušeně řečeno, zajištění návratnosti vynaložených nákladů zaměstnavatele spojených se zvyšováním (nebo prohlubováním) kvalifikace zaměstnance.

Obecně se ke kvalifikační dohodě vyjádřil i Nejvyšší soud ČR (např. rozhodnutí 1 Cdo 2030/2018 ze dne 25. 9. 2018), když konstatoval, že smyslem dohody podle ustanovení § 234 ZP je stabilizace zaměstnance, jemuž zaměstnavatel umožnil zvýšení nebo prohloubení kvalifikace a který se za to zavázal setrvat u zaměstnavatele po určitou dobu v pracovním poměru.

Stabilizace takového zaměstnance v pracovním poměru je v zájmu zaměstnavatele na návratnosti prostředků, které vynaložil v souvislosti se zvyšováním či prohloubením kvalifikace svých zaměstnanců, neboť zaměstnanec, který porušil svůj závazek z dohody uzavřené se zaměstnavatelem podle ustanovení § 234 ZP (setrvat u zaměstnavatele v pracovním poměru po sjednanou dobu), je povinen uhradit mu náklady spojené se zvýšením nebo prohloubením kvalifikace.

Platně uzavřená dohoda ve smyslu ustanovení § 234 ZP je pak právním důvodem, na jehož základě může zaměstnavatel po zaměstnanci požadovat vrácení nákladů spojených se zvýšením (prohloubením) kvalifikace, jimiž jsou kupříkladu školné a náhrada mzdy za pracovní volno poskytnuté zaměstnanci v souvislosti se zvýšením (prohloubením) jeho kvalifikace.

V případě prohlubování kvalifikace lze kvalifikační dohodu uzavřít, pokud předpokládané náklady na prohloubení kvalifikace dosáhnou alespoň 75.000 Kč. V případě zvyšování kvalifikace nejsou smluvní strany (zaměstnanec a zaměstnavatel) limitovány žádnou částkou předpokládaných nákladů.

Pojem prohlubování kvalifikace je definován v § 230 ZP a rozumí se jím zejména průběžné doplňování kvalifikace, kterým se nemění její podstata a které umožňuje zaměstnanci výkon sjednané práce; za prohlubování kvalifikace se považuje též její udržování nebo obnovování.

Pojem zvýšení kvalifikace je pak definován v § 231 ZP, když se jím rozumí změna hodnoty kvalifikace, nebo též její získání či rozšíření; zvyšováním kvalifikace je studium, vzdělávání, školení nebo jiná forma přípravy k dosažení vyššího stupně vzdělání, jestliže jsou v souladu s potřebou zaměstnavatele.

Podle § 234 odst. 1 ZP pak platí, že uzavře-li zaměstnavatel se zaměstnancem v souvislosti se zvyšováním kvalifikace kvalifikační dohodu, je její součástí zejména závazek zaměstnavatele umožnit zaměstnanci zvýšení kvalifikace a závazek zaměstnance setrvat u zaměstnavatele v zaměstnání po sjednanou dobu, nejdéle však po dobu 5 let.

V opačném případě musí zaměstnanec uhradit zaměstnavateli náklady spojené se zvýšením kvalifikace, které zaměstnavatel na zvýšení kvalifikace zaměstnance vynaložil, a to i tehdy, když zaměstnanec skončí pracovní poměr před zvýšením kvalifikace. Závazek zaměstnance k setrvání v zaměstnání začíná od zvýšení kvalifikace.

Povinné náležitosti kvalifikační dohody a její forma (§ 234 ZP)

Kvalifikační dohoda musí být uzavřena v písemné formě pod sankcí neplatnosti (ledaže smluvní strany vadu formy dodatečně bez zbytečného odkladu odstraní) a musí v ní být obsaženy minimálně následující náležitosti uvedené v § 234 odst. 3 ZP, tj.:

• druh kvalifikace (tedy uvedení, jakou kvalifikaci bude zaměstnanec po úspěšném zvýšení či prohloubení kvalifikace mít) – u zvýšení kvalifikace se bude jednat o kvalifikaci novou, kterou zaměstnanec zatím nemá, u prohloubení kvalifikace o kvalifikaci současnou,
• způsob zvýšení nebo prohloubení kvalifikace, tj. například absolvování studia, kurzu, školení, semináře – při této specifikaci je vhodné uvést např. název školy (obor studia), název pořadatele či organizátora, popřípadě místo konání,
• dobu, po kterou se zaměstnanec zavazuje setrvat u zaměstnavatele v zaměstnání po ukončení, zvýšení nebo prohloubení kvalifikace – v daném případě je nutné uvést přesnou dobu s tím, že jako maximální dobu lze uvést 5 let od data zvýšení či prohloubení kvalifikace. Do doby, po kterou se zaměstnanec zaváže setrvat v zaměstnání, se ve smyslu § 235 ZP nezapočte doba rodičovské dovolené v rozsahu rodičovské dovolené matky dítěte (tedy doba po uplynutí mateřské dovolené) a nepřítomnost zaměstnance v práci pro výkon nepodmíněného trestu odnětí svobody a vazby, došlo-li k jeho pravomocnému odsouzení,
• druhy nákladů a celkovou částku nákladů, kterou bude zaměstnanec povinen uhradit zaměstnavateli, pokud nesplní svůj závazek setrvat v zaměstnání – v tomto případě je vhodné podrobně rozepsat jednotlivé druhy nákladů. Budou jimi zejména mzda či plat a případné příplatky při prohlubování kvalifikace nebo náhrada mzdy či platu při zvyšování kvalifikace, odvody na sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem, cestovní náhrady při prohlubování kvalifikace (při zvyšování kvalifikace pouze v případě, že si je strany sjednají), kurzovné či školné nebo jiná forma poplatku, náklady na pořízení učebnic a jiných pomůcek. Celková částka pak bude odhadovaným součtem všech vynaložených nákladů. S ohledem na skutečnost, že určit takto dopředu přesnou výši celkové částky je poměrně obtížné, lze tuto částku vyjádřit pochopitelně také jinak než číselným údajem (např. že tato částka je rovna částce skutečně vynaložených nákladů zaměstnavatelem v souvislosti se zvýšením kvalifikace zaměstnance, nebo vymezit náklady pomocí druhového určení). V každém případě je třeba zdůraznit, že pokud se smluvní strany rozhodnou pro variantu číselného určení částky nákladů, pak se jedná o maximální částku, kterou bude moci zaměstnavatel, v případě nesplnění závazku zaměstnance setrvat po určitou dobu v pracovním poměru, požadovat. Pokud by nakonec celkové náklady byly vyšší, zaměstnavatel nebude moci po zaměstnanci vyžadovat jejich část přesahující sjednanou celkovou částku.

Pracovní úlevy při zvyšování kvalifikace (§ 232 ZP)

Podle § 232 ZP pak platí, že nejsou-li dohodnuta nebo stanovena vyšší nebo další práva, přísluší zaměstnanci od zaměstnavatele při zvyšování kvalifikace pracovní volno s náhradou mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku:

• v nezbytně nutném rozsahu k účasti na vyučování, výuce nebo školení,
• 2 pracovní dny na přípravu a vykonání každé zkoušky v rámci studia v programu uskutečňovaném vysokou školou nebo vyšší odbornou školou,
• 5 pracovních dnů na přípravu a vykonání závěrečné zkoušky, maturitní zkoušky nebo absolutoria,
• 10 pracovních dnů na vypracování a obhajobu absolventské práce, bakalářské práce, diplomové práce, disertační práce nebo písemné práce, kterou je zakončováno studium v programu celoživotního vzdělávání uskutečňovaném vysokou školou,
• 40 pracovních dnů na přípravu a vykonání státní závěrečné zkoušky, státní rigorózní zkoušky v oblasti lékařství, veterinárního lékařství a hygieny a státní doktorské zkoušky.

K účasti na přijímací zkoušce přísluší zaměstnanci pracovní volno v nezbytně nutném rozsahu. Za pracovní volno poskytnuté k vykonání přijímací zkoušky, opravné zkoušky, k účasti na promoci nebo obdobném ceremoniálu nepřísluší náhrada mzdy nebo platu.

Kromě výše uvedených povinných náležitostí kvalifikační dohody (nebo základního rozsahu pracovních úlev ve smyslu § 232 ZP) si smluvní strany mohou sjednat i další náležitosti či vyšší práva nad rámec § 234 ZP (např. větší rozsah volna, než je stanoven v ustanovení § 232 ZP, anebo i další úlevy, jako např. úhradu školného, učebnic či jiných pomůcek). V tomto případě tedy platí smluvní svoboda smluvních stran.

Zaměstnavatel je pochopitelně oprávněn sledovat průběh a výsledky zvyšování kvalifikace zaměstnance. Zaměstnavatel může také poskytování pracovních úlev zastavit, avšak jen tehdy, jestliže:

• zaměstnanec se stal dlouhodobě nezpůsobilým pro výkon práce, pro kterou si zvyšuje kvalifikaci,
• zaměstnanec bez zavinění zaměstnavatele po delší dobu neplní bez vážného důvodu podstatné povinnosti při zvyšování kvalifikace.

Modifikace závazků z kvalifikační dohody (§ 235 ZP)

Kvalifikační dohoda tedy obsahuje závazek zaměstnance po určitou dobu setrvat v pracovním poměru u zaměstnavatele, přičemž maximální doba tohoto závazku je 5 let od data zvýšení či prohloubení kvalifikace (tj. například od doby úspěšného ukončení studia). V případě, že by zaměstnanec tento svůj závazek porušil, byl by zaměstnavateli povinen uhradit náklady, které na jeho zvýšení či prohloubení kvalifikace zaměstnavatel vynaložil, či jejich poměrnou část (§ 235 odst. 2 ZP).

Tak např. pokud byly v kvalifikační dohodě celkové náklady na zvýšení kvalifikace zaměstnance dohodnuty na částku 300.000 Kč a setrvání zaměstnance v zaměstnání po dobu 5 let od zvýšení kvalifikace (ukončení studia), a zaměstnanec ukončí pracovní poměr výpovědí již po 4 letech od ukončení studia, bude povinen zaměstnavateli zaplatit přiměřenou část z celkových nákladů (v daném případě zaměstnanec zůstal pouze 80 % z dohodnuté doby, tj. přiměřená část, kterou bude muset zaměstnavateli zaplatit, činí 60.000 Kč).

Tento závazek k úhradě nákladů na zvýšení kvalifikace (nebo poměrnou část) pak platí i v případě, že zaměstnanec ukončí pracovní poměr před zvýšením či prohloubením kvalifikace.

Jak bylo již uvedeno, do doby setrvání zaměstnance v zaměstnání na základě kvalifikační dohody se nezapočítává doba rodičovské dovolené v rozsahu rodičovské dovolené matky dítěte (§ 196 ZP) a nepřítomnost zaměstnance v práci pro výkon nepodmíněného trestu odnětí svobody a vazby, došlo-li k pravomocnému odsouzení.

Zaměstnanec pak nemá také povinnost hradit náklady při nesplnění závazku, je-li dán některý z důvodů uvedených v § 235 odst. 3 ZP. Podle tohoto ustanovení pak povinnost zaměstnance k úhradě nákladů z kvalifikační dohody nevzniká, jestliže:

• zaměstnavatel v průběhu zvyšování kvalifikace zastavil poskytování plnění sjednaného v kvalifikační dohodě, protože zaměstnanec se bez svého zavinění stal dlouhodobě nezpůsobilým pro výkon práce, pro kterou si zvyšoval kvalifikaci,
• pracovní poměr skončil výpovědí danou zaměstnavatelem, pokud nejde o výpověď z důvodů porušení povinnosti zaměstnance vyplývající z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním, nebo jestliže pracovní poměr skončil dohodou z důvodů uvedených v § 52 písm. a) až e) ZP,
• zaměstnanec nemůže vykonávat podle lékařského posudku vydaného poskytovatelem pracovnělékařských služeb nebo rozhodnutí příslušného správního orgánu, který lékařský posudek přezkoumává, práci, pro kterou si zvyšoval kvalifikaci, popřípadě pozbyl dlouhodobě způsobilosti konat dále dosavadní práci z důvodů pracovního úrazu, onemocnění nemocí z povolání, nebo pro ohrožení touto nemocí anebo dosáhl-li na pracovišti určeném pravomocným rozhodnutím příslušného orgánu ochrany veřejného zdraví nejvyšší přípustné expozice,
• zaměstnavatel nevyužíval v posledních 12 měsících po dobu nejméně 6 měsíců kvalifikaci zaměstnance, které zaměstnanec na základě kvalifikační dohody dosáhl.

V kvalifikační dohodě lze sjednat i další důvody, kdy povinnost hradit náklady nevzniká. Důvody stanovené v § 235 odst. 3 ZP však zužovat nelze (např. ujednáním v kvalifikační dohodě).