V rámci výkonu svého zaměstnání se zaměstnanci mohou setkat se situací, kdy je na pracovišti zavedeno jejich monitorování. A to jak monitorování jejich pohybu (např. pomocí průmyslových kamer), tak i monitorování internetu, hovorů nebo korespondence (jak e-mailové, tak i listovních zásilek).

V obecné rovině je třeba prvně identifikovat, jaká práva se nám zde dostávají do kolize. Jsou jimi především právo zaměstnance (resp. ochrana) na respektování listovního tajemství zakotvené v čl. 13 Listiny základních práv a svobod (dále jen „LZPS“), podle kterého: „Nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem, s výjimkou případů a způsobem, které stanoví zákon.“

Jak z uvedeného vyplývá, tak listovní tajemství může být za určitých situacích, které ale musí být stanoveny zákonem (nikoliv tedy podzákonným právním předpisem), omezeno. Na druhé straně nám stojí právo zaměstnavatele na ochranu jeho majetku zakotvené v čl. 11 LZPS.

Jak bylo výše uvedeno, tak listovní tajemství lze omezit pouze zákonem. V našem případě je oním zákonem zákoník práce (dále jen „ZP“). Ustanovením zahrnujícím již zmíněná kolidující práva je § 316 ZP, který obsahuje jak ochranu vlastnictví zaměstnavatele, tak současně upravuje i omezení listovního tajemství zaměstnance.

Podle § 316 odst. 2 ZP je zaměstnavatel oprávněn kontrolovat mj. elektronickou poštu nebo listovní zásilky adresované zaměstnanci. Zaměstnavatel tak však nemůže činit kdykoliv se mu zlíbí, jelikož uvedené lze učinit pouze tehdy, pokud k tomu existují závažné důvody, které spočívají ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele.

Formulace „spočívají ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele“ může budit zdání, že kontrolu můžou provádět pouze ti zaměstnavatelé, kteří vykonávají činnost, která je mimořádně ohrožující nebo zvlášť nebezpečná. Tak tomu ale není. Právo kontrolovat přísluší za splnění podmínek každému zaměstnavateli.

Aby mohl zaměstnavatel korespondenci kontrolovat, tak je nutné, aby k tomu existovaly závažné důvody spočívající v povaze činnosti zaměstnavatele. Je tedy nutné nejprve identifikovat, co může být závažným důvodem. Tím může být např. ochrana vlastnictví (majetku) zaměstnavatele, ochrana zdraví zaměstnanců či jiných osob.

Pokud u zaměstnavatele nastanou závažné důvody, které odůvodňují zavedení kontroly, a on k ní bude chtít přistoupit, tak je nutné, aby o tom byli informováni zaměstnanci. Podle § 316 odst. 3 ZP je zaměstnavatel povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Způsob oznámení není nijak stanoven, a bude tedy na zaměstnavateli, aby zvolil co nejvhodnější způsob informování.

Co se týče samotné kontroly, tak zaměstnavatel není oprávněn sledovat, zpracovávat či nějakým způsobem monitorovat obsah korespondence (ani e-mailové, ani listinné). U e-mailů je zaměstnavateli dána možnost sledovat počet přijatých a odeslaných e-mailů.

Soukromá korespondence – porušení kázně?

Jak ale rozpoznat (ověřit), zda se jedná o pracovní či soukromý e-mail? Na tuto otázku nám zákon odpověď nedává, ovšem v praxi se postupuje podle tzv. identifikačních znaků, mezi které řadíme např. odesílatele zprávy, předmět zprávy nebo oslovení příjemce zprávy.

Tato povinnost ale není jednorázového charakteru, tedy že by zaměstnavatel přezkoumal výše uvedené identifikační znaky, a tím pro něj ověřování skončilo a zprávu přečetl celou. Naopak. Zaměstnavatel je povinen ověřovat nepřetržitě, a tedy v okamžiku, kdy ze zprávy je očividné, že se jedná o zprávu soukromou (resp. zpráva nemá spojitost s pracovním poměrem / pracovněprávním vztahem zaměstnance), je nutné, aby zaměstnavatel ukončil čtení zprávy. Obdobně můžeme výše uvedené aplikovat i na listinnou korespondenci.

V souvislosti s doručováním korespondence na pracoviště může vyvstat otázka, jestli se v případě doručení soukromé korespondence (listinné i e-mailové) na pracoviště jedná o porušení pracovní kázně. O porušení pracovní kázně se v těchto situacích obecně nejedná, ovšem ne vždy tomu tak bude. Porušením pracovní kázně by bylo, kdyby doručení na pracoviště bylo zaviněně vyvoláno zaměstnancem bez svolení zaměstnavatele, kterého tak doručení zatížilo.

Soukromé zprávy doručené na pracoviště není zaměstnavatel oprávněn zadržovat. Naopak je povinen mu je vydat, ovšem náklady na vydání nese zaměstnanec.

Z uvedeného vyplývá, že zaměstnavatel má právo za splnění zákonných podmínek kontrolovat korespondenci zaměstnance. Je však vždy nutné posuzovat splnění podmínek zvlášť pro každý konkrétní případ a přitom co nejvíce šetřit dotčená práva zaměstnance.

Článek byl připravený ve spolupráci s advokátní kanceláří Mgr. Eva Decroix.