Evidence pracovní doby

Právní úpravu evidence pracovní doby nalezneme v českém právu upravenou pouze velmi stroze v zákoníku práce (dále jen „ZP“), a to konkrétně v ustanovení § 96. Zaměstnavateli je tímto ustanovením uložena povinnost vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci:

• zaměstnancem odpracované:
  • směny,
  • práce přesčas,
  • další dohodnuté práce přesčas ve zdravotnictví,
  • noční práce,
  • doby v době pracovní pohotovosti, tj. doby, kdy došlo k výkonu práce, a
• pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel, ale k výkonu práce nedošlo.

Vedení evidence odpracované doby je základním požadavkem při organizaci práce zaměstnance. Samozřejmě k jejímu vedení potřebuje zaměstnavatel součinnost zaměstnance. V praxi zaměstnavatel evidenci pracovní doby využívá především jako podklad pro výpočet mzdy nebo platu, ke sledování čerpání dovolené či přesčasové práce (u ní i to, zda se jednalo o nařízenou nebo dohodnutou práci přesčas).
 
Dále lze doporučit do evidence uvádět i čerpání povinných přestávek na jídlo a oddech zaměstnanců, tak aby z evidence prokazatelně vyplývalo dodržování povinné doby odpočinku mezi jednotlivými směnami, případně lze doporučit do evidence uvádět také čerpání bezpečnostních přestávek, pokud na ně má zaměstnanec právo.
 
Zákon ani jiný právní předpis neurčuje způsob ani formu vedení evidence. Lze ji tedy vést písemným či elektronickým způsobem. Nicméně zaměstnavatel musí zvolit takový způsob a formu, aby byla evidence přehledná, srozumitelná a prokazatelná pro něj samotného i pro zaměstnance, případně pro kontrolní orgány.
 
Na základě výzvy kontrolního orgánu by totiž zaměstnavatel měl být schopen doložit zákonem uloženou povinnost vést evidenci podle jednotlivých odpracovaných dob s uvedením jejich počátků a konců u jednotlivých zaměstnanců. To znamená, že by z ní mělo být patrné, kolik hodin zaměstnanec odpracoval (za den, týden, měsíc či vyrovnávací období), kolik z toho byla práce přesčas, případně noční práce, a zvlášť i hodiny pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel, ale k výkonu práce nedošlo.
 
Vedení evidence pracovní doby je povinností zaměstnavatele, proto je žádoucí, aby byla evidence podepsaná příslušným vedoucím zaměstnancem – přímým nadřízeným zaměstnance, který odpovídá za správnost uvedených údajů.
 
Na žádost zaměstnance mu musí zaměstnavatel dle zákona umožnit nahlédnutí do zaměstnancova účtu pracovní doby nebo evidence pracovní doby a do jeho účtu mzdy a umožnit mu i pořizovat si z nich výpisy, popřípadě stejnopisy, a to na náklady zaměstnavatele.
 
Vnějším kontrolním orgánem v případě řádného vedení evidence pracovní doby je zejména inspektorát práce, který při zjištění nedodržení evidence pracovní doby může kvalifikovat toto jednání jako správní delikt dle zákona o inspekci práce (zákon č. 251/2005 Sb.). Za tento správní delikt lze uložit zaměstnavateli pokutu teoreticky až do výše 400.000 Kč. Za další přestupky zaměstnavatele fyzické osoby či správní delikty právnické osoby na úseku pracovní doby umožnuje zákon o inspekci práce dle ustanovení § 15 a § 28 udělit pokutu až do výše 2.000.000 Kč.
 
Specifika ohledně evidence pracovní doby platí u zaměstnanců s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby (tj. konto pracovní doby) nebo dále u členů posádky nákladního automobilu nebo autobusu a jiných.

Evidence docházky

Evidence docházky není ze zákona ani jiného právního předpisu povinná. Docházka zaměstnance označuje dobu, kdy se zaměstnanec zdržuje v práci (na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele), tedy kdy přišel do práce a kdy z ní odešel. Tato doba nemusí být zpravidla totožná s evidencí pracovní doby. Většinou se tedy neshoduje se skutečně odpracovanou dobou zaměstnance. Proto si zaměstnavatelé evidenci docházky upravují jakýmkoliv způsobem, který jim vyhovuje.
 
Některé právní předpisy pojem evidence docházky uvádějí zavádějícím způsobem. Například ustanovení § 96 zákona o nemocenském pojištění (zákon č. 187/2006 Sb.), které ukládá zaměstnavateli povinnost uschovávat mimo jiné „záznamy o evidenci docházky do práce“. Používá tedy pojem evidence docházky, nicméně z logiky věci lze dovodit, že je myšlena evidence pracovní doby.
 
V moderních společnostech je obvyklé, že se již neeviduje docházka formou ručního zápisu do docházkových knih či mechanickým potvrzením karet nebo elektronickým čipem, ale formou biometrické identifikace zaměstnanců prostřednictvím otisků prstů. Použitím biometrických znaků se snaží vyloučit možnost oklamání zaměstnavatele při použití jiných prostředků (například identifikačních karet či docházkových systémů).
 
Zaměstnavatelé si ale musí dát pozor na to, že tento způsob se považuje za použití citlivého osobního údaje podle § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů (zákon č. 101/2000 Sb.) a je potřeba s tímto údajem tak i nakládat.
 
Jsou zde stanoveny přísné podmínky vyplývající z ustanovení § 9 zákona o ochraně osobních údajů. Zaměstnanec (subjekt údajů) musí ke zpracování tohoto citlivého osobního údaje dát výslovný souhlas.
 
Stanovisko č. 3/2009 Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) zdůrazňuje, že zejména biometriku založenou na zpracování citlivých údajů v centrální databázi lze v pracovněprávních vztazích využívat jen ve výjimečných situacích. S tím souvisí i ustanovení § 316 ZP týkající se zákazu otevřeného i skrytého sledování zaměstnance. Toho by se zaměstnavatel mohl dopustit, pokud by pro kontrolu docházky přípustný systém biometrické autentizace využíval pro kontrolu pohybu zaměstnance na pracovišti nad rámec evidence přítomnosti zaměstnance na pracovišti podle ustanovení § 96 odst. 1 písm. a) ZP.
 
Proto Úřad ve stanovisku zdůrazňuje, že použití systémů, v jejichž paměti dochází k uchovávání biometrických údajů v podobě, která umožňuje jejich další zpracování, nelze považovat za nezbytné pro jakoukoliv běžnou evidenci, např. pro evidenci docházky do zaměstnání. Zpracování biometrických údajů zejména v docházkových systémech lze proto posuzovat jako nepřiměřené ve vztahu k rozsahu a účelu zpracovávání, který je povinen stanovit každý správce, a na takový postup zaměstnavatele lze podat Úřadu stížnost.
 
Rozhodující pro posouzení, zda jde z hlediska zásad ochrany o přípustnou autentizaci, nebo o identifikaci, kterou je třeba podrobit přísné regulaci, je, zda účelem použití otisku prstu je pouze ověření totožnosti porovnáním s přiloženým prstem ruky, nebo v systému dochází v návaznosti na přiložení ruky nebo její části k vyhledávání a porovnávání informací s údajem uchovávaným v databázi biometrických údajů, která musí být vždy považována za zpracování citlivých údajů podléhající režimu § 9 zákona o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.