V květnu vstoupí v platnost nové evropské nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR. Jakým způsobem se na něj připravuje ekonomický systém POHODA? Jaké funkce vám usnadní práci s osobními údaji v souladu s nařízením GDPR?
GDPR – nové evropské nařízení zpřísňuje ochranu osobních údajů a především reaguje na současnou dobu, ve které se informační systémy a digitální podnikání stávají nedílnou součástí téměř každé firmy.
Funkce pro snadné vkládání, zpracování, přehlednou správu, a dokonce i možnost vymazání osobních dat, které vám nabídne účetní program POHODA, jsou proto nezbytností pro naplnění nařízení GDPR.
Je ale potřeba si uvědomit že jsou tyto funkce pouhým nástrojem, který vám usnadní implementaci vlastních opatření. Než tedy začnete řešit technickou stránku věci, musíte zhodnotit aktuální stav ochrany a nakládání s osobními údaji ve vaší firmě a navrhnout patřičná opatření, která by GDPR odpovídala.
Adresář
V každodenním pracovním shonu je přehledný adresář obchodních kontaktů nepostradatelný pomocník. Této zásady se držíme stále, a tak správu osobních údajů dle nařízení GDPR začleňujeme právě do Agendy Adresář.
Obr.: Agenda Adresář se záložkou GDPR
Výhody jsou zřejmé: vedle klasických kontaktních a fakturačních údajů budete mít na stejném místě také informace o tom, odkdy, dokdy a proč je máte v evidenci, jak se účel jejich zpracování časem měnil nebo třeba kdo s nimi pracuje.
Jak to bude konkrétně fungovat?
Co se ovládání týče, veškeré novinky vychází z dosavadní funkčnosti programu POHODA. V agendě Adresář tak přibyla nová záložka GDPR, na které si jednoduše vyberete požadovanou možnost z výklopného seznamu nebo vyplníte příslušné pole, resp. volbu.
Na záložce GDPR budete v prvé řadě zaznamenávat dobu zpracování osobních údajů, datum odvolání souhlasu a posledního použití adresy v předprodejích, prodejních a poprodejních dokladech.
Další důležitou informací, která nesmí chybět na záložce GDPR, jsou důvody zpracování osobních údajů. Některé kontakty evidujete jako potenciální zákazníky, jiné na základě smluvního vztahu (někdy se tyto důvody dokonce prolínají); účelů zpracování osobních údajů existuje samozřejmě mnohem více.
POHODA vám některé sama nabídne, ale do seznamu si samozřejmě můžete přidat i vlastní (přece jen, každý obor podnikání zahrnuje specifické služby, a tím pádem existuje mnoho okolností zpracování údajů).
Tomuto účelu poslouží nová agenda Důvody zpracování dat GDPR, ve které při zápisu nového záznamu stačí vyplnit předdefinovaná pole formuláře.
Příklad – Vlastní důvod zpracování osobních údajů
350 uživatelů vašich webových stránek provedlo jednorázovou registraci k odběru newsletteru – e-booku s marketingovými tipy.
Registrace má omezenou platnost tři měsíce, po tuto dobu uživatelům každý den chodí část e-booku.
V programu POHODA si tak nadefinujete nový důvod zpracování osobních údajů, „Zasílání reklamních sdělení“, na základě poskytnutého souhlasu s platností tři měsíce. Tento důvod pak můžete přiřadit vybraným adresám na záložce GDPR.
Údaje rychle vyhledáte, upravíte, ale i vymažete
Ze zkušenosti víme, že jste rádi za jakékoliv vylepšení, která vám práci v programu POHODA urychlí. Pod nabídkou Záznam tak nebudou chybět funkce například pro hromadné úpravy či vyplnění záložky GDPR u více adres najednou, pro výběr adres s aktuálně platným souhlasem či účelem nebo naopak s končícím souhlasem k určitému datu.
Příklad – Hromadné vyplnění záložky GDPR a výběr adres s končícím souhlasem
Zůstaneme u našeho příkladu s e-bookem. Po registraci uživatelů k zaslání jednotlivých dílů e-booku nemusíte přiřazovat důvod zpracování osobních údajů „Zasílání reklamních sdělení“ ke každé adrese zvlášť, ale pomocí nové funkce jej přidáte na záložku GDPR všem 350 kontaktům naráz.
Před koncem souhlasu (například po dvou měsících od registrace) si tyto adresy jednoduše vyfiltrujete, pro zaslání vlastní nabídky profesionální marketingové komunikace.
POHODA E1 již nyní nabízí možnost sledovat historii změn také v agendě Adresář. Máte tak dokonalý přehled o tom, kdo osobní údaje evidoval nebo s nimi jakkoliv manipuloval. Uživatelům nejvyšší řady programu pak chystáme další vylepšení. V rámci agendy Volitelné parametry umožníme označit údaje, s nimiž má POHODA zacházet jako s osobními údaji pro účely GDPR.
Povědomí o GDPR se stále zvyšuje, a tak je dost pravděpodobné, že vás čas od času někdo požádá o informaci, jaká data o něm zpracováváte. Pro tyto účely využijete tiskovou sestavu agendy Adresář, která vám nabídne shrnující informace ze záložky GDPR.
Příklad – Přehled evidovaných osobních údajů
100 uživatelů (z původních 350 registrovaných k odběru e-booku) se po přečtení e-booku rozhodlo, že si marketingovou komunikaci nechá zpracovat Vámi, protože na ni sami nestačí.
Využili tedy vámi zaslanou nabídku. v programu POHODA na záložku GDPR si tak k těmto 100 uživatelům přiřadíte další důvod zpracování osobních údajů, tentokrát na základě smluvního vztahu.
Mezitím si jeden z těchto uživatelů vyžádá doložit data, jaká o něm zpracováváte. Na pár kliknutí si tak zobrazíte tiskovou sestavu, ze které na první pohled uvidíte, jaká data o něm evidujete a na základě čeho (v našem případě rovnou ze dvou důvodů – zasílání reklamních sdělení a smluvního vztahu).
Funkce popsané v tomto článku a spoustu dalších vylepšení budeme do programu POHODA přidávat postupně, s ohledem na další podněty ale mohu být dále propracovány či upraveny. Veškeré změny budeme provádět vždy za účelem ještě snazší a přehlednější správy osobních údajů.
Související článek:
Správa osobních údajů v programu POHODA
Zanechte komentář
Pro přidání komentáře se přihlaste.