Pracovní pozici asistentky nebo taktéž sekretářky asi není potřeba blíže představovat. Většinou se jedná o pravou ruku nějakého vedoucího pracovníka či ředitele, která se stará o administrativu, chod kanceláře, pochůzky, telefonáty, zařizování schůzek nebo služebních cest a další záležitosti.

Co si však představit pod pojmem virtuální asistentka? Prakticky se jedná o osobu, která se stará o podobné záležitosti jako klasická sekretářka, ale využívá k tomu pouze počítač a internet. Pracuje tedy odkudkoliv a není závislá na docházení do kanceláře.

Klasická sekretářka versus virtuální asistentka: rozdíly a výhody

Pozice klasické asistentky a té virtuální jsou si logicky velmi blízké a podobné. Na obě mohou manažeři, ředitelé a jiní pracovníci delegovat pracovní úkoly, a ušetřit tak mnoho času.

Mezi největší rozdíly a zároveň výhody virtuální asistentky však patří:

1. Mzdové náklady – asistentka na dálku většinou pracuje jako živnostník na IČ. To je výhodou pro zaměstnavatele, který ušetří za mzdové náklady a vyplácí ji na základě zaslaných faktur.
2. Provozní náklady – zároveň zaměstnavatel ušetří za provozní náklady, kam počítáme výdaje za energie nebo pronájem kanceláře. Ročně se pak jedná o velmi pěkné částky. Virtuální asistentka totiž pracuje z domu nebo odkudkoliv sama chce.
3. Flexibilita – možná vás to překvapí, ale virtuální asistentky jsou mnohdy flexibilnější a pohotovější než klasické sekretářky v kanceláři. Jsou totiž zvyklé dělat svoji práci ve chvíli, kdy se jim to hodí, což je často i během odpoledních a večerních hodin, kdy už je asistentka z kanceláře dávno doma a má vypnutý firemní telefon, na což má samozřejmě právo. Virtuální asistentka je více zvyklá využívat čas efektivně a flexibilně.

Náplň práce virtuální asistentky aneb S čím vám může ve firmě pomoci?

Virtuální asistenci lze využít v jakékoliv firmě a v různé míře. Nejčastěji se jedná o delegaci úkolů a náležitostí, mezi které patří například:

• zpracování objednávek,
• podpora pro vaše zákazníky (zákaznická linka, vyřizování reklamací apod.),
• domlouvání schůzek, řízení kalendáře,
• personální změny (sjednávání pracovních pohovorů, případně i jejich vedení),
• fakturace,
• správa webových stránek, e-shopu aj.,
• vedení administrativy, uchování dokumentů a dokladů,
• správa sociálních sítí,
• vyřizování korespondence (především e-mailové) a telefonátů,
• příprava tabulek, prezentací, podkladů pro práci,
• korektura textů, překlad z cizího jazyka a mnoho dalšího.

Chcete se stát virtuální asistentkou? Začněte vzděláním

Jak je vidět, jedná se o různorodou pracovní náplň, u které se nenudíte, jelikož vykonáváte pestrou paletu úkolů. Běžnou praxí také je, že jako virtuální asistentka máte nasmlouvaných několik klientů a firem v různém rozsahu, a proto se každý den můžete věnovat někomu jinému dle vašeho rozvrhu a potřeb.

Jestliže vás taková práce začala lákat, jistě vás bude zajímat, jak se takovou digitální pravou rukou stát. V první řadě se zamyslete, zda je taková práce to pravé pro vás. Mezi důležité vlastnosti a schopnosti virtuální asistentky patří dobré komunikační schopnosti, dokonalý time management, pečlivost a dochvilnost.

Dále také zodpovědný přístup k práci, spolehlivost a skvělá úroveň práce s počítačem. Každodenně se setkáte s prací v programech, jako je Excel, Word, PowerPoint, případně i v účetních programech apod.

Hodit se vám také bude psaní všemi deseti a dobrá orientace na internetu. Co se týče jazykových dovedností, základem by měla být výborná znalost češtiny a jeden až dva cizí jazyky v komunikační i psané podobě.

Jestliže disponujete výše uvedenými znalostmi a vlastnostmi, začněte se vzděláním. Skvělým startem by pro vás mohl být rekvalifikační kurz asistentky, který sice není určen výhradně do online prostředí, ale získáte zde základní dovednosti klasické sekretářky. Převést svoji práci do online prostředí již nebude takový problém.

V neposlední řadě si vybudujte dobré jméno a začněte shánět první zakázky. Skvěle vám k tomu poslouží sebeprezentace pomocí webové stránky, sociálních sítí apod. Nejtěžším krokem bývá sehnání prvních několika zakázek, proto své úsilí hned nevzdávejte. Na základě kladných referencí a doporučení od prvních klientů pak snadněji získáte nové zakázky.

Odměna virtuální asistentky se odvíjí od počtu zakázek a klientů, které si nasmlouvá. Také záleží, jakou hodinovou sazbu si určí a dokáže obhájit u druhé strany. Více zkušeností a dobré reference zvyšují vaši hodnotu, takže postupem času si jistě vyděláte více. Obecně se však udává, že se průměrný výdělek za měsíc u digitálních asistentek pohybuje okolo 20 000 Kč až 45 000 Kč hrubého.

Sečteno, podtrženo: virtuální asistentství je skvělou pracovní příležitostí jak pro samotnou sekretářku, která si zajistí zajímavou práci s různorodou činností, tak pro zaměstnavatele, který ušetří náklady, a ještě může delegovat práci na druhé.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.