Současná doba s sebou nese čím dál tím větší důraz na propojení pracovního a rodinného života. Lidé již nechtějí jedno obětovat ve prospěch druhého, což jim mnohdy práce z domova umožňuje. Díky internetu a informačním technologiím máme dnes možnost vykonávat mnoho činností prakticky odkudkoli. U podnikatelů je pak otázkou, které výdaje si mohou uplatnit jako daňově uznatelné a které nikoli.
 
Nejčastěji svou kancelář nebo provozovnu umisťují doma živnostníci a svobodná povolání – tedy ti, kteří podnikají na základě jiného než živnostenského zákona. To znamená na základě autorského zákona nebo zvláštních předpisů (např. advokáti, znalci, lékaři, daňoví poradci, architekti, auditoři apod.). Proto se budeme dále zaobírat daňově uznatelnými výdaji u fyzických osob – podnikatelů.
 
Nejdříve připomeňme, že povaha našeho podnikání je základním kritériem, kterým bychom se měli zaobírat, pokud se rozhodujeme, zda budeme pracovat z domu. V bytě jistě nelze provozovat některé podnikatelské činnosti, aniž bychom tím nenarušili soužití s ostatními sousedy a neporušovali stavebně-právní předpisy, včetně účelu, pro který byla naše nemovitost zkolaudována.
 
Naopak i z bytu lze provádět poměrně velkou část služeb, ať už vést účetnictví, vymýšlet business plány, provozovat jednoduchý e-shop, zpracovávat informace, či programovat, neboť tyto činnosti většinou nenarušují zásadním způsobem funkci nemovitosti, kterou je bydlení.
 
Z podstaty věci, pokud budeme pracovat z domova, pak se nám vždy budou míchat dohromady soukromé výdaje a výdaje na podnikání. Nelze tedy přistupovat k jednotlivým položkám výdajů tak, že si „dáme“ do nákladů vše, co pořídíme, ale ani opačný přístup – tedy neuplatňovat nic – by nebyl správný.
 
Pokud bychom se na příjmy a výdaje nedívali pouze optikou daňovou, ale také z pozice ekonomické, pak bychom měli být schopni vypočítat, zda a jak se nám naše podnikatelská činnost vyplácí, tj. kolik vlastně skutečně vyděláváme. Zde je vhodné objektivně posoudit jednotlivé nákupy a zahrnout je buď poměrově, nebo celé do výdajů na podnikání.

Důkazní břemeno je na podnikateli

Pro účely zahrnování výdajů do základu daně je základním kritériem, že se podle § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů musí jednat o výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, a to ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené zákonem o daních z příjmů a zvláštními předpisy. Naopak daňově neuznatelné jsou vždy výdaje na osobní potřebu poplatníka.
 
Důkazní břemeno je pak na podnikateli, neboť je to v prvé řadě daňový subjekt, který prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v řádném daňovém tvrzení, dodatečném daňovém tvrzení a dalších podáních.
 
Jako důkazních prostředků lze užít všech podkladů, jimiž lze zjistit skutečný stav věci a ověřit skutečnosti rozhodné pro správné zjištění a stanovení daně a které nejsou získány v rozporu s právním předpisem. A to zejména tvrzení daňového subjektu (tedy vysvětlení), listiny, znalecké posudky, svědecké výpovědi, případně ohledání věci. Proto je rozumné stanovit si i jednoduchou metodiku, s jakou budeme jednotlivé výdaje klíčovat (tedy stanovovat jejich poměr pro podnikání) a poznamenat si zdůvodnění jednotlivých uplatněných výdajů.
 
Daňový řád dále v základních zásadách stanovuje, že správce daně při dokazování hodnotí důkazy podle své úvahy a posuzuje každý důkaz jednotlivě a všechny důkazy v jejich vzájemné souvislosti. Přičemž vychází ze skutečného obsahu právního jednání.
 
Vzhledem k míchání soukromých a podnikatelských výdajů je tedy nejdůležitější při jejich kalkulaci postupovat tak, abychom nejprve dokázali, že příslušný výdaj s podnikáním souvisí a následně udrželi důkazní břemeno, že je využit k podnikání poměrem, kterým tvrdíme.
 
Zlaté pravidlo „všeho s mírou“ platí i zde. Hranice mezi osobní spotřebou a využitím na podnikání je pak u spousty výdajů velmi křehká a závisí též na každé konkrétní situaci. Někdy i věci, které se mohou zdát na první pohled zjevně určené pro osobní potřebu, mohou být pořízeny jen a pouze pro účely podnikání. Například jsem se setkala v praxi se situací, kdy se pořizovala sada dětských vláčků pro jejich digitální nafocení a fotografie byly následně použity jako podklad pro grafiku počítačové hry vyvíjené na základě smlouvy s odběratelem.

Opravy, údržba nebo technické zhodnocení majetku

Jednou z častých otázek podnikatelů je, zda si mohou stavební úpravy bytu či domu, kde podnikají, uplatnit do výdajů. Zákon o daních z příjmů pak v § 25 odst. 1 písm. u) uvádí, že daňově neuznatelné jsou vždy výdaje na osobní potřebu poplatníka, a to včetně výdajů vynaložených na opravu, údržbu nebo technické zhodnocení majetku sloužícího k činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti, který poplatník uvedený v § 2 nezařadí do obchodního majetku podle § 4 odst. 4.
 
Dle uvedeného by však toto ustanovení zamezovalo využití výdajů na opravu, údržbu nebo technické zhodnocení u pronajatých nemovitostí, neboť ty nemůžeme zaevidovat do obchodního majetku. Generální finanční ředitelství však ve svém pokynu toto ustanovení zmírnilo tím, že se nevztahuje na výdaje spojené s opravou, údržbou nebo technickým zhodnocením najatého majetku, pokud je nájemce podle smlouvy k opravě, údržbě nebo technickému zhodnocení najatého majetku vázán nebo tak stanoví právní předpis.
 
Obchodním majetkem poplatníka daně z příjmů fyzických osob se pak rozumí část majetku poplatníka, o které bylo nebo je účtováno, anebo byla nebo je uvedena v daňové evidenci. V případě, že bychom si tedy chtěli uplatnit výdaje na stavební úpravy a opravy, pak musíme naši nemovitost zařadit do obchodního majetku. Zařazení nemovitosti do obchodního majetku však také znamená, že budeme muset zvýšit náš odvod daně z nemovitých věcí, a to za část nemovitosti používané k podnikání.
 
Výdaje na opravy, údržbu nebo technické zhodnocení pak tedy můžeme zařadit do daňově uznatelných výdajů z části, která odpovídá rozsahu našeho podnikání v domě či bytě. Jako klíč použijeme podlahovou plochu, kterou zabírá prostor, kde podnikáme, oproti podlahové ploše zbývající části nemovitosti užívané soukromě. Nejjednodušším příkladem je jeden pokoj vyhrazený na pracovnu o rozměru 18 m² v bytě o rozměrech 90 m². Zde budeme násobit veškeré výdaje k nemovitosti koeficientem 0,2.
 
Upozorněme ještě, že technickým zhodnocením se pro účely tohoto zákona rozumí vždy výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku za zdaňovací období částku 40 000 Kč. V tomto případě nebudeme moci technické zhodnocení zahrnout celé do výdajů před klíčováním, ale budeme zahrnovat jeho odpisy.

Odpisy nemovitosti

Podnikatel si může uplatnit poměrnou část odpisu nemovitosti, ale opět za podmínky, že se jedná o obchodní majetek v daňové evidenci, a to od jeho zaevidování. Poměrnou část odpisů opět vypočítáme poměrem podlahové plochy využívané k podnikání.
 
Důležité je ještě se zastavit u stanovení vstupní ceny nemovitosti, se kterou ji zařadíme do podnikání.
 
Pořizovací cena (pořízení za úplatu, tedy koupě), za kterou jsme nemovitost nabyli, bude i cenou vstupní v případě, že doba nabytí je kratší než pět let před jejím vložením do obchodního majetku. V tomto případě se také pořizovací cena zvyšuje o náklady prokazatelně vynaložené na opravy a technické zhodnocení provozovny.
 
U nemovitých věcí, které poplatník pořídil nebo vyrobil ve vlastní režii v době delší než pět let před jejich vložením do obchodního majetku, se použije reprodukční pořizovací cena (budeme potřebovat znalecký posudek). Tedy v případě, že jsme si sami dům postavili. Pokud jsme postavili dům v době kratší než pět let před jeho vložením do obchodního majetku, použijí se vlastní náklady jako vstupní cena, přičemž se zvyšují o náklady prokazatelně vynaložené na jejich opravy a technické zhodnocení.
 
Pokud jsme nabyli nemovitost bezúplatně (dědictví, dar), je vstupní cenou cena určená podle zvláštního právního předpisu o oceňování majetku ke dni nabytí. Opět to platí v době do pěti let s tím, že lze cenu zvýšit o náklady vynaložené na opravy a technické zhodnocení. Pokud však uplynula doba delší než pět let, je vstupní cenou reprodukční pořizovací cena.
 
Obecně je tedy v případě překročení lhůty nutné nechat vypracovat znalecký posudek k datu zamýšleného vkladu nemovitosti do obchodního majetku a použít takto vyčíslenou hodnotu (tedy reprodukční pořizovací cenu) jako vstupní cenu majetku.

Výdaje na energie

S používáním bytu či domu pro podnikatelské účely jsou též spojeny náklady na energie: vodné, stočné, elektrická energie, plyn, teplo a další služby jako svoz odpadu či pojištění. V tomto případě je opět vhodné použít klíčování podle podlahové plochy využívané k podnikání a výdaje stanovené tímto poměrem následně zahrnout do zdanitelných výdajů. U této skupiny výdajů již nemusí být splněna podmínka, že bychom museli mít nemovitost zahrnutou do obchodního majetku.
 
Je tedy vhodné vytvořit si jednoduchou metodiku, na základě které budeme příslušné daňově uplatnitelné výdaje vypočítávat a která nám pomůže v případě dokazování před správcem daně.
 
V některých případech, kdy využíváme např. garáž na provozování živnosti za pomocí strojů, které nám způsobují znatelně vyšší náklady na elektrickou energii, můžeme do výdajů zahrnout vyšší částku. Opět závisí na zdůvodnění – např. lze použít odběr energie v nemovitosti před započetím podnikání a po jeho započetí jako důkazní prostředek nárůstu nákladů.

Telefon, internet

U telefonů se vždy tradovalo, že je vhodné rozdělit výdaje na soukromé a podnikatelské na základě podrobného výpisu hovorů, ze kterého stanovíme poměr jednotlivých hovorů. Tento důkaz by určitě šel použít i dnes, ač u mobilních telefonů nabízí operátoři různé formy paušálů, kdy jejich naklíčování dle uvedeného poměru nemusí pak odpovídat realitě. Opět je na podnikateli, jakou částku si dovede zdůvodnit. Což platí i u využívání internetu.
 
Na závěr lze konstatovat, že neexistuje jasný návod, jak postupovat při určení daňově zdanitelných výdajů. To, zda správce daně uzná podnikatelem tvrzené výdaje za daňově účinné, bude záviset na kvalitě podnikatelových argumentů. Vždy zde bude určité riziko, že poměr, který si podnikatel určí, nebude finančním úřadem akceptován.
 
Proto si myslím, že je dobré vzít na vědomí všechna pro a proti, a to i se zahrnutím časové náročnosti na provádění kalkulací, vaši konkrétní situaci nyní i do budoucna a riziko daňové kontroly s nutností prokazování výdajů. A následně pak zvážit, zda není za dané situace výhodnější využít výdajový paušál.