Oblastí zásob se z hlediska účetního a daňového zabýváme poměrně často. Pojem „zásoby“ by proto našim čtenářům měl být dobře znám. Vzhledem k tomu, že zásoby zpravidla tvoří významnou část majetku firem, domnívám se, že by nebylo marné podívat se na otázku zásob a jejich řízení také z pohledu firemní ekonomiky.
 
V zásobách je po určitou dobu vázán kapitál firmy. Logistické procesy spojené s pořizováním, skladováním a distribucí zásob vyžadují značné náklady. Z těchto důvodů je pochopitelné, že každá firma by měla usilovat o co „nejmenší nutné zásoby“.
 
Otázkou je, co si jednotlivé firemní útvary představují pod pojmem nejmenší nutné zásoby. Pro pracovníky výrobních a prodejních oddělení by bylo ideální mít vždy skladem dostatečnou zásobu materiálu a zboží na pokrytí jak pravidelných, tak i nahodilých objednávek zákazníků firmy.
 
Naproti tomu ekonomové by rádi materiál či zboží nakupovali až těsně před jejich spotřebou či prodejem. A mezi těmito útvary se pohybují pracovníci logistiky a nákupu a snaží se nesoulad mezi potřebami prodeje a tlakem na finance nějakým způsobem optimalizovat – řídit.
 
Řízení zásob je tedy činnost, jejímž cílem je udržovat zásoby na úrovni potřebné k vyrovnávání časového a množstevního nesouladu mezi procesem výroby u dodavatele a procesem spotřeby u odběratele.
 
Proces řízení zásob rozdělujeme na:

• strategické řízení a

• operativní řízení.

 
Strategické řízení zásob (nebo též „finanční“ řízení zásob) spočívá v určování objemu finančních zdrojů, které může firma dlouhodobě vyčlenit na financování zásob. Tímto procesem se v tomto článku podrobněji zabývat nebudeme.
 
Naproti tomu operativní řízení zásob představuje samotné pořizování a udržování konkrétních druhů zásob na skladě nebo v prodejnách pro potřeby vnějších zákazníků (odběratelů) nebo i tzv. vnitřních zákazníků, tedy vlastního výrobního útvaru. Budeme-li v dalším textu hovořit o „zákazníkovi“, bude se pod tímto pojmem pro naše zjednodušení myslet jak konečný odběratel, tak i vnitřní odběratel – tedy vlastní výroba.
 
Rovněž pro zjednodušení, budeme-li hovořit o zásobách, budeme tím uvažovat zásoby zboží určeného pro další přímý prodej odběratelům nebo zásoby přímého materiálu určeného k výrobě vlastních výrobků. Nebudeme se v tomto článku zabývat spotřebou materiálu režijního a pomocného, jako jsou například kancelářské potřeby, pohonné hmoty, technické kapaliny a podobně.

Základní členění zásob

Dříve než se dostaneme k samotnému procesu operativního řízení zásob, pojďme si definovat základní členění zásob potřebné k dalšímu výkladu.
 
Zásoby rozlišujeme minimálně na:

• obratovou (běžnou) zásobu,

• pojistnou zásobu,

• technologickou zásobu,

• okamžitou zásobu a

• celkovou průměrnou zásobu.

 
Obratová (běžná) zásoba je takové množství materiálu nebo zboží, které pokryje spotřebu zásob během tzv. dodávkového cyklu. Dodávkový cyklus je období mezi dvěma po sobě následujícími dodávkami – nákupy zásob. Vychází se přitom z teorie, že čerpání (spotřeba) zásob probíhá buď zcela plynule, nebo často a po menších dávkách, zatímco nákupy zásob (dodávky) se uskutečňují periodicky ve větších dávkách. V průběhu dodávkového cyklu se tedy stav běžné zásoby pohybuje od maximálního (bezprostředně po novém nákupu) až po minimální stav – tedy stav těsně před dalším nákupem (dodávkou).
 
Pojistná zásoba je záměrně vytvořená (stanovená) část zásob, která slouží jako pojistka proti neočekávaným výkyvům dodávek nebo čerpání zásob. Konkrétně se využívá v případech, kdy dodavatel dodávku nedodá vůbec, nebo ji vykryje jen částečně, nebo dodá zásoby se zpožděním.

Na druhou stranu pojistná zásoba kryje případy, kdy odběratel neplánovaně navýší svou objednávku mimo stanovenou rámcovou objednávku, případně odebere zásoby v dřívějším než očekávaném termínu. Samozřejmě by bylo ideální, aby k takovýmto situacím nedocházelo, pak by pojistná zásoba nebyla nutná vůbec, nebo jen v minimální výši.
 
Technologická zásoba je část zásob držená skladem, kterou není možno použít k okamžité spotřebě z toho důvodu, že v ní ještě probíhají potřebné technologické procesy. Například sušení, stárnutí, zrání a podobně.
 
Okamžitá zásoba je skutečný fyzický stav zásob ve skladech k danému časovému okamžiku. Ovšem i tato okamžitá zásoba se dá ještě upravovat na tzv. zásoby dispoziční a bilanční.
 
Dispoziční zásoba je faktická fyzická zásoba, ale snížená o již vystavené výdejky (dodací listy). Je to tedy v podstatě zásoba zboží či materiálu snížená o zboží a materiál, které jsou již připravené k expedici zákazníkovi a s nimiž již není možno volně disponovat.
 
Bilanční zásoba je pak rovna dispoziční zásobě navýšené o dosud nevyřízené, ale již potvrzené dodávky (položky „na cestě“).
 
Celková průměrná zásoba je velmi důležitý pojem využívaný zejména ve výpočtech aktivit firmy, konkrétně při výpočtu obrátkovosti zásob. Průměrnou zásobu je možno stanovit jako součin průměrné denní spotřeby zásob a časové normy zásob.
 
Časová norma zásob je hodnota, která udává, na kolik dní firmě průměrně stačí zásoba materiálu (zboží). Při předpokladu jednorázového uskutečnění celé dodávky, neměnné dodávkové periodicity, rovnoměrné spotřeby a rovnosti dodávky a spotřeby se časová norma zásob stanoví jako součet poloviny dodávkového cyklu ve dnech, pojistné zásoby vyjádřené ve dnech a technologické zásoby vyjádřené ve dnech. To vše za předpokladu, že jak pojistná, tak i technologická zásoba se spotřebovávají stejně rovnoměrně jako zásoba obratová.

Proces řízení zásob

Začneme-li se zabývat samotným procesem řízení zásob, zjistíme, že proces řízení spočívá v provedení několika na sebe navazujících kroků. Závěrem tohoto procesu pak je stanovení optimální výše jednotlivých dodávek a optimálního dodávkového cyklu.
 
Prvním krokem je stanovení, či spíše odhad celkové spotřeby jednotlivých zásob za určité časové období (například rok). Odhad vychází z plánů prodeje, z rámcových celoročních objednávek zákazníků, z analýzy časových řad a trendů vývoje spotřeby zásob v minulých obdobích a podobně.
 
Složitější je stanovení takovéto očekávané spotřeby u čistě obchodních firem. Výrobní firmy jsou při stanovení očekávané spotřeby často limitovány například omezenou výrobní kapacitou nebo materiálovou dostupností.
 
Z očekávaného prodeje k očekávané spotřebě se firmy dostanou přes normy spotřeby materiálu na jednotlivé výrobky (zboží). Vyčíslení celkové potřeby dodávek za období je výsledkem tzv. základní bilanční rovnice zásob, která říká, že zdroje by měly být rovny potřebám.
 
Jestliže zdroje definujeme jako součet zásoby na počátku období (Zp) a celkové výše dodávky – nákupu (D) za období a potřeby jako součet spotřeby (prodeje) zásob za období (M) a zůstatku zásob na konci období (Zk), pak platí:
 
Zp + D = M + Zk, z toho D = M + Zk – Zk
 
Jestliže máme stanovenu celkovou výši dodávky za období, tuto celkovou výši rozčleníme na jednotlivé dílčí dodávky a u těchto dílčích dodávek stanovíme jejich optimální výši a optimální dodávkový cyklus.
 
Optimální velikost dodávky je taková, při které za daných podmínek spotřeby jsou celkové náklady spojené se zásobami minimální.
 
Náklady spojené se zásobami přitom dělíme na:

• náklady na zajištění jedné dodávky

Jsou to v podstatě fixní náklady, které nejsou závislé na velikosti dodávky, jsou zpravidla na každou dávku stejně vysoké. S růstem velikosti dodávky se tyto náklady na jednici dodávky snižují. Jedná se o náklady spojené s přípravou dodávky, komunikací, průzkumy trhu, přejímkou, kontrolou, fakturací a podobně.
 

• náklady na skladování a udržování zásob

Tyto náklady již závisí na výši zásob. Vedle finančních nákladů (úroků z úvěrů na financování zásob) jsou tyto náklady tvořeny zejména náklady na provoz skladů (odpisy skladových budov, spotřeba energií na udržování skladů, osobní náklady skladníků, spotřeba obalů a palet, náklady na manipulační techniku, ostraha a pojištění zásob a další).
 
Jak se tedy určí optimální výše dodávky? Pro výpočet se obvykle používá tzv. Harrisův-Wilsonův vzorec:
 
Optimální dodávka = druhá odmocnina z [(2 * D * Nd) / Ns]

D – celková roční dodávka (potřeba) v naturálních jednotkách
Nd – náklady na jednu dodávku zásob v Kč
Ns – roční náklady na skladování jedné naturální jednotky zásob v Kč
 
Optimální dodávka je z tohoto výpočtu stanovena v naturálních jednotkách, optimální dodávka je tedy taková, při níž je souhrn nákladů na zajištění jedné dodávky a nákladů na skladování a udržování zásob minimální.
 
Jestliže určíme optimální velikost dodávky ve firmě, a dále známe výši pojistné a technologické zásoby v naturálních jednotkách, jsme pak schopni spočítat například frekvenci optimální dodávky za rok, dodávkový cyklus či časovou normu zásob.
 
Frekvence dodávky = celková roční dodávka / optimální dodávka
 
Optimální dodávkový cyklus = počet dní v roce / frekvence dodávky
 
Časová norma zásob = dodávkový cyklus / 2 + pojistná zásoba + technologická zásoba

Objednávkový bod

Když si shrneme dosavadní informace o řízení zásob, můžeme konstatovat, že jsme se zatím teoreticky naučili stanovit celkovou roční dodávku zásob (tedy celkový roční nákup), vypočítat optimální výši jednotlivé dílčí dodávky a spočítat dodávkový cyklus, neboli období mezi jednotlivými dodávkami (nákupy).
 
Samozřejmě je jasné, že vedle již zmiňovaných nákladů na jednu dodávku a nákladů na skladování a udržování zásob jsou v praxi i další okolnosti, které nám řízení zásob ovlivňují. Že optimální dodávkový cyklus se nemusí vždy krýt s reálnými podmínkami při nákupu zásob. Dodavatelé zpravidla nejsou schopni vykrýt dodávky zásob přesně dle našich požadavků vypočítaných výše uvedenými metodami. Je proto nutné stanovit u jednotlivých druhů zásob tzv. objednávkový bod.
 
Tento bod je v podstatě nastavením hranice, při jejímž dosažení je signalizována potřeba vystavit objednávku na dodávku (doplnění) zásoby. Objednávkový bod musí být stanoven tak, aby od okamžiku signálu a vystavení objednávky byla dodávka doručena v termínech odpovídajících optimálnímu dodávkovému cyklu.
 
V praxi rovněž narazíme na náklady vzniklé v důsledku změny podmínek u různých režimů doplňování zásob, jako jsou stanovené minimální odběry, různé přirážky za odebrání podlimitního množství zásob nebo naopak slevy dosažené při odběru určitého množství zásob. Tyto náklady a slevy samozřejmě zasahují do vypočtených optimálních hodnot. Je tedy pro dosažení minimálních nákladů na pořízení zásob umět také najít vhodný režim doplňování zásob.

Metoda JIT a ABC

Je zřejmé, že optimální řízení zásob je vzhledem k rozmanitosti položek zásob velmi složitá záležitost, která je předmětem různých matematických metod využívaných v tzv. teorii zásob. Je jasné, že složité modely a nástroje vyžadují také složité a moderní výpočetní a komunikační systémy. Bohužel jen málo firem v České republice je za této situace schopno využívat moderní metody řízení zásob, jako je například metoda JIT (just in time).
 
Cílem metody JIT je minimalizovat objem zásob ve skladech prakticky na nulovou úroveň. Požadavkem je propracovat logistické systémy tak, aby odpadly obratové zásoby a udržovaly se jen zásoby pojistné. Vzhledem k tomu, že zásoby do výrobního procesu putují rovnou z dopravních prostředků, je podmínkou využití této metody to, že snížení nákladů na skladování je tak významné, že je úspora vyšší než zvýšení nákladů na dopravu.
 
Problém je v tom, že tato metoda rovněž vyžaduje přísnou kontrolu kvality, vytvoření dokonalých logistických vazeb s dopravci, propojení informačních systémů dodavatelů a odběratelů, přesné dodržování smluv o dodávkách a podobně.
 
Vzhledem k výše uvedenému tato metoda zatím zejména u středních a menších firem nenašla plné uplatnění.
 
Daleko více se v praxi uplatňuje další metoda řízení zásob, a to je tzv. metoda ABC. Tato metoda vychází z předpokladu, že by bylo ve firmách neúčelné a velmi pracné sledovat všechny druhy zásob se stejnou pečlivostí a u všech stanovovat optimální dodávky. Dělí proto zásoby na tři až čtyři skupiny, a to podle jejich celoroční spotřeby a podle jejich podílu na celkové spotřebě.
 
Skupina A zahrnuje ty druhy zásob, jejichž hodnota se na celkové roční spotřebě podílí nejvíc. Podle různých odborných teorií představuje tato skupina zásob ve výši 5 % až 15 % druhů podíl na celkové spotřebě ve výši 60 % až 80 % (ve finančním vyjádření).
 
Skupina B představuje zhruba 10 % až 20 % druhů zásob s podílem na celkové spotřebě ve výši 10 % až 20 %.
 
Skupina C pak představuje 65 % až 85 % druhů zásob představujících zbývajících zhruba 30 % spotřeby zásob.
 
Poslední skupinou bývá pak skupina D, která zařazuje malé procento zásob, které mají ale pro firmy velké důsledky v případě jejich nedostatku.
 
K takto rozděleným skupinám zásob pak firma přistupuje diferencovaně. Což znamená, že největší pozornost se věnuje zásobám ve skupině A (případně D), u nichž se používá podrobných optimalizačních metod a stanoví se optimální dodávkové cykly tak, aby se co nejvíc zvýšila obrátkovost těchto zásob.
 
Zásoby ve skupině B se optimalizují již méně pečlivě a u skupiny C se většinou pouze odborným odhadem stanovuje jejich nákupní potřeba.
 
Je zřejmé, že oblast zásob je složitější, než jsme si uvedli v tomto článku. Nicméně doufáme, že jste si s naší pomocí s novým pohledem na zásoby rozšířili informace pro kvalitnější řízení svých firem.