Během jarních omezení se doporučovalo pracovat z domova. Nyní na podzim bude pravděpodobně možnost práce na dálku opět aktuální. Jako účetní kancelář již delší dobu částečně pracujeme vzdáleně. Během jara jsme přešli na home office zcela. V tomto článku bych se s vámi ráda podělila o postřehy z práce na dálku při účtování v programu POHODA.

Na úvod si dovolím shrnutí, jak to u nás vypadá. Uvědomuji si totiž, že moje zkušenosti nejsou aplikovatelné pro všechny a všude. Jsme malá účetní firma s cca 100 klienty. Zhruba polovina jsou malé s. r. o. s obratem do 4 mil. Kč ročně a do 10 zaměstnanců. Zbytek tvoří OSVČ – drobní živnostníci většinou bez zaměstnanců. Nemáme v portfoliu žádné velké firmy se stovkami zaměstnanců a obratem v řádu desítek milionů korun.

Kromě dvou pracujících jednatelů máme další čtyři spolupracovníky – externí mzdovou účetní, jednu kolegyni na pomoc se zadáváním dokladů a dvě samostatné účetní.

Pro bezproblémovou práci na dálku jsou podle mých zkušeností zásadní tyto atributy:

• správný účetní program,
• spolehlivý hosting včetně podpory 24 hodin 7 dní v týdnu,
• kvalitní a stabilní internetové připojení,
• kvalitní IT technika,
• samostatní a spolehliví zaměstnanci,
• spolupráce zákazníků.

Účetní program

Pro účtování používáme program POHODA Komplet ve verzi SQL. Na mzdy máme síťovou verzi programu PAMICA M50. Pro vzdálenou práci je potřeba mít nakoupený dostatečný počet síťových licencí. Je třeba mít tolik licencí, kolik lidí bude k programu na dálku přistupovat.

Při práci v kanceláři je možné, že se například u jednoho počítače střídají dva zaměstnanci. Při práci na dálku není střídání reálné vyřešit a je potřeba, aby měl každý pracovník svoji licenci.

I když máme jen samé malé a jednoduché mzdy, velmi se nám osvědčilo na mzdy mít program PAMICA a neřešit mzdy přímo v Pohodě. Kromě toho, že zpracování mezd v Pamice je opravdu přehlednější, umožňuje to, že do mezd má přístup jen ten, kdo zpracovává mzdy. Ostatní zaměstnanci přístup do programu PAMICA nemají. Naopak mzdová účetní nepotřebuje nutně přístup do Pohody. Ušetří se práce s nastavováním přístupů zaměstnanců do různých agend různých firem.

Co se týče programu POHODA, začínali jsme s běžnou síťovou Pohodou NET. Pro práci s větším objemem dat je nezbytné počítat s přechodem na SQL verzi, aby vše hladce fungovalo.

Máte nainstalovaný program POHODA v zaměstnání, ale potřebujete pracovat z domova a být v kontaktu se svými kolegy? Existuje několik možností, jak toho docílit.

Spolehlivý hosting

V začátcích jsme pracovali s vlastním serverem. S růstem počtu dat ale toto řešení již nebylo vyhovující. I náš IT nám doporučil využít hosting Pohody. Licenci programu POHODA tedy máme koupenou vlastní, ale provozujeme ji na hostingu specializované firmy. Partnera na hosting jsme si vybrali z doporučených řešení přímo na webových stránkách POHODA Plus.

Hosting Pohody používám k naprosté spokojenosti již déle než dva roky. A právě výběr hostingu Pohody nám nejvíce pomohl při práci z domova. Zařízení přístupu do programu POHODA je v podstatě velmi jednoduché. Stačí přidat ikonu, kterou jsme dostali od provozovatele hostingu na plochu a lze pracovat z kteréhokoliv počítače a odkudkoliv, pokud máme dostatečně kvalitní přístup na internet.

U externího hostingu máme větší jistotu zabezpečení dat. Ale stejně jako u přístupu do programu POHODA platí, že jeden přístup je právě pro jednoho uživatele. Sdílení jednoho přístupu mezi víc zaměstnanců není možné a ani bezpečné.

Jednou z nejdůležitějších věcí v praxi se ukázala podpora 24 hodin denně 7 dní v týdnu. Zvláště když se zpracovávají závěrky je neocenitelné, když případnou nefunkčnost přístupu řeší odborný pracovník v podstatě kdykoliv. Při vybírání firmy na hosting doporučuji mít toto jako jednu ze základních podmínek.

Stabilní internetové připojení

Pro práci v hostované Pohodě na dálku je důležité mít kvalitní a spolehlivé internetové připojení. A to i u každého jednotlivého pracovníka. Než tedy zaměstnanci umožníme práci z domova, je potřeba si ověřit, jestli má dostatečně kvalitní internetové připojení. Je možné, že i když někde na chalupě má dostatečný internet na otevírání e-mailů, na plnohodnotnou práci účetní to nemusí stačit.

Někdy bude třeba např. vyzkoušet různé druhy připojení od různých provozovatelů, než se najde to správné. Je také potřeba počítat s tím, že zaměstnanec sám si nebude chtít platit dražší připojení na internet jen kvůli možnosti pracovat z domova. Toto lze vyřešit např. pořízením mobilního internetového připojení pouze pro pracovní účely.

IT technika

Při práci z domova je potřeba myslet na to, že zaměstnanec musí mít k dispozici svůj vlastní čistě pracovní počítač nebo notebook, s kterými bude pracovat pouze on (myšleno z rodiny) a pouze pro pracovní účely. Z důvodu bezpečnosti je potřeba, aby zaměstnanci chápali, že pracovní počítač neslouží jako rodinný nebo zábavní, nenechávali k němu přístup dalším členům rodiny, nestahovali na něj programy nebo nelegálně pořízené filmy apod.

U některých zaměstnanců tudíž bude potřeba přistoupit i k administrátorským omezením, pokud například zjistíme, že i přes upozornění stahuje zaměstnanec na pracovní počítač nepovolený obsah.

Ze stejného důvodu, tj. bezpečnosti dat zákazníka, ale také z důvodu přístupu k práci, není vhodné, aby k práci zaměstnanec používal svůj, resp. rodinný počítač. I když se zaměstnanec nabídne sám s takovýmto řešením, narazíte pak na to, že zaměstnanec nemohl pracovat, protože počítač zrovna potřebovaly děti na úkoly či domácí výuku.

Má-li být práce na dálku dostatečně efektivní, musí mít zaměstnanec k dispozici i dostatečně funkční počítač. Starý opotřebovaný notebook, který se nám už přes pět let válí někde ve skladu, není ten správný nástroj pro účetnictví na dálku.

My jsme nechali výběr a nastavení vhodného pracovního nástroje na našem IT specialistovi. Víme, že nám vybere dostatečně výkonný pro práci, ale ne zbytečně nadupanou a předraženou mašinu. Přeci jen na účetnictví není potřeba totéž jako na hraní videoher.

Ideální je, i když ne u všech reálné, když má zaměstnanec pracující z domova možnost dát si notebook na vlastní pracovní stůl – má svůj pracovní koutek. V tom případě se nám vyplatilo pořídit i tzv. dokovací stanici, monitor, klávesnici a myš pro pohodlnou práci.

Naopak pokud má zaměstnanec jen omezený prostor, je nejlepším řešením nějaký menší notebook. Před nákupem zařízení je dobré se zaměstnancem jeho možnosti a preference probrat.

Samostatní a spolehliví zaměstnanci

Jedním z nejdůležitějších atributů při práci na dálku je to, jestli jsou toho zaměstnanci schopní. Nejdůležitější vlastností zaměstnance pro práci na home office je schopnost si samostatně řídit práci.

Práce na dálku se mi třeba vůbec neosvědčila u absolventů, praktikantů a začínajících účetních. Každý v začátcích potřeboval vedení zkušenějšího kolegy nebo kolegyně. A toto nejde dělat vzdáleně. Práci na dálku také nezvládají zaměstnanci, kteří potřebují neustálý dohled, aby dokončili zadanou práci.

Pokud ale již nyní máte zkušené účetní, které si zvládnou zpracovat přidělenou agendu bez většího dohlížení a nemají ve zvyku přestat pracovat, jen co nadřízený vytáhne paty z kanceláře, budou bez problémů pracovat i z domova.

Spolupráce zákazníků

Pro práci na dálku je nezbytné, aby zákazníci byli ochotni předávat doklady a další podklady v elektronické formě. A aby s tímto způsobem spolupráce výslovně souhlasili. My to máme písemně zakotveno ve smlouvě s klientem.

Na straně klientů to také znamená ochotu doklady, které jsou pouze v papírové formě, naskenovat. Je sice možné se domluvit na zasílání papírových dokladů, ale v praxi se mi to neosvědčilo. Papíry by opravdu měly být jen na jednom místě a neobíhat po republice.

Nejsnazší (samozřejmě s ohledem na malý počet zaměstnanců našich klientů) je zpracování mezd na dálku. Informace o zaměstnancích máme digitalizované (pracovní smlouvy, osobní dotazníky, prohlášení poplatníka apod. lze naskenovat). Měsíční docházky a další podklady je možné posílat e-mailem. A e-mailem opět vracet zpracované mzdy.

U vydaných faktur je ideální, když si je zákazník vystavuje v programu, který umožňuje import přímo do Pohody, např. v mPohodě. Pak navíc odpadá nutnost faktury přepisovat a riziko chyb vzniklých přepisováním. Vydané faktury lze z mPohody nahrát do programu POHODA odkudkoliv.

Pro předávání dokladů od klientů, a naopak hotových výstupů od účetní klientovi (např. DPH, závěrek, mezd atd.), u nás dobře fungovalo používání sdílených disků. Samozřejmě je potřeba být obezřetný při volbě vhodného řešení s ohledem na bezpečnost dat. Zároveň je potřeba poučit zaměstnance, jak s daty pracovat.

Zákazníky upozorňujeme, že sdílené disky nejsou elektronickým archivem, ale jen způsob, jak data předat. Je potřeba, aby měl doklady zákazník dobře zálohované – papírově nebo elektronicky, popř. obojím způsobem.

S doklady pracujeme tak, že klient nahraje vše do jedné univerzální složky. Třídění dokladů přímo klienty se nám neosvědčilo. Účetní doklad po zaúčtování v názvu označí číslem z programu POHODA a přesune ho z univerzální složky do příslušné složky dle účetního třídění (tj. složka „Rok“ a podsložka např. „Banka“, „Pokladna“, „Přijaté faktury“ apod.). Do tříděných složek pak účetní nahrává i výstupy pro klienta (např. složka „DPH“, „DPPO“ atd.).