Zřízení datových schránek ze zákona s sebou nese řadu nejasností. My se dnes zaměříme zejména na dopady z hlediska daní a komunikaci s finančními úřady.

Pojďme si ve stručnosti zopakovat, co datová schránka je. Fungování datových schránek upravuje zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Definici datové schránky pak nalezneme v § 2 uvedeného zákona:

„Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:
 

Jedná se o nástroj, který je pro uživatele přirovnatelný k e-mailu, jehož prostřednictvím se komunikuje s orgány veřejné moci.

Jak již mnozí z nás vědí, od 1. 1. 2023 dojde k rozšíření uživatelů datových schránek. To znamená, že od roku 2023 se budou datové schránky povinně zřizovat všem fyzickým osobám podnikatelům.

Rozšíření uživatelů se má týkat také nepodnikajících fyzických osob, které použijí prostředek pro elektronickou identifikaci v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace (např. elektronický občanský průkaz, Mobilní klíč eGovernmentu, NIA ID, MojeID a další). Poslanecká sněmovna počátkem prosince schválila vládní novelu, která toto automatické zakládání schránek ruší, předlohu nyní dostanou k posouzení senátoři.

Ale zpět k podnikajícím fyzickým osobám. Pro koho z podnikatelů se bude datová schránka zřizovat povinně, je dáno na základě údajů z registru osob. V zásadě lze říci, že se musí jednat o osobu, která je zapsaná v některém z uvedených registrů osob (např. živnostenský rejstřík).

Z uvedeného vyplývá, že se zřízení datové schránky bude týkat také podnikatelů, kteří mají přerušenou živnost. Oproti tomu například spolupracující osoba nebude mít povinně zřízenu datovou schránku, neboť není zapsaná v živnostenském rejstříku a nemá IČ. Pokud podnikatelé s přerušenou živností nechtějí mít zřízenu datovou schránku, jedinou možností je zrušit živnostenské oprávnění.

Na portále Moje datová schránka je možné po zadání IČ ověřit, zda se na dané IČ bude vztahovat automatické zřízení datové schránky.
 

Komunikaci s datovými schránkami podporuje i ekonomický systém POHODA. Pro nastavení programu POHODA s datovými schránkami je nutné provést několik kroků. Nejdříve musíte povolit uživateli používání datových schránek v přístupových právech. Ve stromu práv Nastavení/Datová schránka zatrhnete volbu Datové schránky.

Po nastavení přístupových práv se aktivuje sekce Datová schránka v agendě Uživatelské nastavení. V této sekci zatržením volby Používat datovou schránku umožníte nastavení přístupu k datové schránce a poté v polích Přihlašovací jméno a Heslo vyplníte přihlašovací údaje. Prostřednictvím tlačítka Test připojení se program POHODA spojí se serverem datových schránek a ověří správnost zadaných údajů. Pokud se spojení naváže, program automaticky doplní ID schránky. V rámci nastavení je možné určit i složku, do které se budou ukládat jednotlivé odeslané přílohy datových zpráv.

Pokud chcete začít používat datovou schránku, je potřeba nechat pole Komunikovat s testovací službou nezatržené.

Datová schránka a daně

Jak se projeví automatické zřízení datové schránky v daňové oblasti? Podle platné legislativy (§ 31 zákona o elektronických úkonech) se datová schránka zřídí do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona. To prakticky znamená, že datové schránky podnikajících fyzických osob budou zřizovány průběžně od ledna do konce března 2023. Což může přinést a zcela jistě přinese komplikace vzhledem k podávání daňových přiznání k dani z příjmů za rok 2022. Dle daňového řádu je daňový subjekt povinen podat daňové přiznání na základě § 72 odst. 6 elektronicky, pokud mu byla zřízena datová schránka ze zákona:

„Má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, je povinen formulářové podání učinit pouze elektronicky podle odstavce 2 písm. c), a to datovou zprávou odeslanou způsobem uvedeným v § 71 odst. 1.“

Pokud by Poslanecká sněmovna neschválila zrušení zřizování datových schránek pro nepodnikající osoby, které používají datovou identifikaci, tak pro ně může být dobrou zprávou, že v rámci schváleného daňového balíčku 2023 je také změna § 72 odst. 6, která říká, že elektronické podání přiznání není povinné u těch daňových subjektů, jejichž zřízenou datovou schránku lze znepřístupnit na žádost. A to je právě situace těchto poplatníků. Daňový balíček vyšel 2. 12. 2022 pod číslem 366/2022 Sb. ve Sbírce zákonů. V Poslanecké sněmovně byl projednáván jako sněmovní tisk 254.

Jestliže budou datové schránky zřizovány průběžně od ledna do března, bude panovat nejistota ohledně formy podání. Podá-li daňový subjekt například v únoru daňové přiznání v papírové podobě a následně v březnu mu bude zřízena datová schránka, pak mu vznikla povinnost elektronického podání. Správci daně sice pravděpodobně vyzvou k opravě podání, ale jak se budou řešit pokuty za chybné podání?

V této souvislosti podala Komora daňových poradců ČR připomínku na odklad zřizování datových schránek pro podnikatele o šest měsíců. Schránky by se tak zřizovaly od 1. 7. 2023 do 30. 9. 2023, tedy v období po všech lhůtách na podání daňového přiznání. Ministerstvo vnitra však připomínku neakceptovalo. V této souvislosti bude vhodné, aby každý daňový poplatník zvážil, jak přistoupí k podání daňového přiznání k dani z příjmů za rok 2022. Uvidíme také, jak se situace v čase vyvine.

Využití datové schránky

Jak již bylo uvedeno v úvodu, datové schránky slouží primárně ke komunikaci s orgány veřejné správy, tedy například i s finančním úřadem. Zřízením datové schránky se tak rozšiřuje možnost elektronického podávání daňových přiznání, ale i dalších písemností. Je potřeba si však uvědomit, že i když doručenou zprávu v datové schránce neotevřeme, po uplynutí 10 dnů se automaticky považuje za doručenou a od toho dne mohou začít běžet různé lhůty (například různé výzvy ze strany finančních úřadů). Jinak ale osobně považuji datové schránky za efektivní a pohodlný způsob komunikace.

Datové schránky se ale dají využít i ke komerční komunikaci, která má stejná pravidla. Zejména tedy fikce doručení 10. den po odeslání při nevyzvednutí zprávy. Dají se tak mezi obchodními partnery zasílat různé důležité dokumenty (např. smlouvy apod.). Důležitá je také možnost konverze elektronického dokumentu na papírový, který má pak stejnou váhu jako s ověřeným podpisem. Ovšem komerční komunikace je zpoplatněna Českou poštou, která je provozovatelem datových schránek. Doposud stála komerčně zaslaná zpráva 5 Kč včetně DPH. Cena by se ale od příštího roku měla zvýšit na 10 Kč.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností BS daně s.r.o.