Když zazní slovo „plýtvání“, mohou se nám vybavit různé představy, čím se dá vlastně plýtvat. Při současných cenách energií jsou někteří z nás citliví na zbytečně zapnuté elektrické spotřebiče, někdo nerad plýtvá jídlem, jiný vodou, penězi či časem. Velmi inspirující a účinný systém řízení, tzv. Lean management, se soustředí nejen na to, čím se plýtvá, ale také způsoby, jakými se plýtvá. Ve výrobním prostředí bývá prevence plýtvání propracována velmi podrobně. Eliminace ztrát z plýtvání může být jednou z cest k vyšší kvalitě a konkurenceschopnosti.

K plýtvání samozřejmě nedochází jen na výrobních linkách, ale také při běžné manažerské činnosti. Na které typy plýtvání si můžeme dát pozor?

Typy plýtvání

Klasický Lean management rozlišuje 7+1 typů plýtvání:

• Transport, zbytečné přemisťování materiálu a výrobků
• Inventory, zbytečné skladování, zbytečné zásoby
• Motion, zbytečný pohyb pracovníků
• Waiting, zbytečné prostoje a čekání
• Over-production, výroba nad rámec požadavků zákazníků
• Over-processing, zbytečná kvalita nebo zpracování, které již nepožaduje zákazník
• Defects, výroba zmetků +
• Plýtvání lidským potenciálem

Plýtvání v managementu

Jaké podoby mají jednotlivé typy plýtvání v managementu? Snad nám k přemýšlení o plýtvání a k jeho základní identifikaci pomohou následující otázky.

Transport

Základní „materiál“ v oblasti managementu jsou informace. Jak se informace „pohybují“? Jak probíhají komunikační procesy mezi jednotlivci a týmy? Jsou tyto procesy vůbec definovány a standardizovány? Jaký vliv to má na rychlost jejich přenosu?

Inventory (skladování)

Jak informace „skladujeme“? Jsou dokumenty přehledně uspořádány, máme k dispozici nějaký DMS nástroj nebo zoufale hledáme ten důležitý soubor na různých discích? Udržujeme informace „čerstvé“, nebo už jsou „prošlé“? Jak pracujeme s aktualizací dokumentů, směrnic, reportů…? Jak jsou „sklady“ střeženy před zloději?

Motion (zbytečné pohyby pracovníků)

Mohou týmy „sedět“ přiměřeně blízko sebe, nebo jsou rozptýleny ve velkém prostoru? Jsou prostory efektivně uspořádány? Jak využíváme práci na dálku nebo hybridní formy spolupráce? Je nutné účastnit se všech porad, na které jsem zván? Jak jsou organizovány služební cesty? Jsou všechny potřebné?

Waiting (čekání, prostoje)

Na co obvykle čekáme? Na podklady pro svou práci? Na rozhodnutí „kompetentní“ osoby? Máme nastaven „reakční standard“, tedy termíny reakcí na emaily, korespondenci, zmeškané hovory…? Máme jasně řešenu zastupitelnost, nebo se čeká, „až se Jitka vrátí z OČR“? Jak a v čem se obvykle čeká na mě? Začínáme domluvené akce, schůzky a porady včas?

Over-production (nadvýroba)

Máme „zajišťovací mentalitu“ (raději víc, co kdyby…)? Děláme „práci do šuplíku“? Dublujeme zadávání úkolů? Ukládáme data zbytečně duplicitně (elektronicky i vytištěny)? Rozesíláme zbytečné maily, dáváme do kopie mnoho adresátů („co kdyby“)? Zahlcujeme druhé informacemi, které v danou chvíli nepotřebují?

Over-processing (zbytečná kvalita nebo zpracování)

Máme nastaveny jednotlivé procesy? Jsou nastaveny efektivně? Vymýšlíme zbytečné grafické úpravy? Snažíme se o vyšší kvalitu, než která je požadována/očekávána/zaplacena? Doplňujeme nevyžádané informace nebo funkcionality? Máme jasno ve vlastních i týmových prioritách?

Defects (zmetky, chyby)

Máme jasně a srozumitelně definovány parametry kvality? Zadáváme úkoly SMART? Ověřujeme si porozumění zadání? Jak se nám daří dělat věci dobře hned napoprvé? S jakými chybami se setkáváme opakovaně? V jaké oblasti obvykle děláme chybná rozhodnutí? Jak dlouho nám trvá odhalit chybu? Máme dovoleno chybovat? Jak poskytujeme druhým informaci o jejich chybách? Jak přijímáme vlastní chyby a jak je napravujeme?

Plýtvání lidským potenciálem

Rozhodujeme o všem sami? Opravdu se na poradách radíme? Co víme o svých podřízených? Známe jejich kvality a poskytujeme příležitosti k jejich využití? Známe jejich rozvojové příležitosti a poskytujeme jim podporu? Delegujeme? Co a jak? Motivujeme, dáváme zpětnou vazbu? Vytváříme podmínky „učící se organizace“?

Účelem uvedených otázek není vyvolat depresivní náladu. Identifikace plýtvání je prvním krokem k jeho eliminaci a prevenci. A to přináší úsporu hodnot. Nejen materiálu nebo peněz. Úspora času je úspora zdroje, který je limitovaný a neobnovitelný. Neplýtvejme svým životem.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností TCC s.r.o.