V současné době je remote spolupráce stále častější a ve většině případů zaměstnanci i uchazeči o zaměstnání velmi žádaná. V článku se proto podíváme na nejlepší způsoby, jak vést efektivně tým na dálku, abyste dosahovali kýžených výsledků a aby vzájemná spolupráce fungovala i přes velkou vzdálenost.

Co znamená řídit tým na dálku

Pokud u vás ve společnosti nastane situace, kdy začnete řídit tým na dálku, znamená to, že budete vést zaměstnance, kteří pracují v různých částech země. Členové týmu mohou pracovat ve stejném městě, jen z jiných míst, případně z různých měst. V mezinárodních společnostech se můžete setkat s řízením lidí z různých koutů světa.

Při řízení týmů na dálku potřebujete specifické dovednosti, protože se můžete setkat s řadou situací, které by se při klasickém modelu práce v kanceláři nestaly. Pracovníci nemusí rychle reagovat na zprávy nebo se třeba mohou potýkat se špatným internetovým připojením.

Manažer, který vede tým na dálku, by měl ovládat efektivní komunikaci a také by měl co nejjasněji zadávat své požadavky na plnění cílů. Důležitá je v tomto ohledu pravidelná zpětná vazba. Bez čeho se neobejdete vy (jako manažer) ani vaši zaměstnanci, je důvěra. S budováním důvěry je vhodné začít už při onboardingu. Vytvořte tedy prostředí, ve kterém si členové týmu důvěřují, a ví, že vy věříte jim.

Osvědčené postupy k řízení lidí na dálku

Na co tedy při řízení lidí na dálku myslet a co mít zpracované ještě před tím, než taková situace nastane? Níže uvádíme několik osvědčených postupů a tipů, které můžete využít při remote řízení týmů.

1. Nastavení jasných hranic a cílů

Už v průběhu výběrového řízení připravujte budoucí zaměstnance na to, co konkrétně je čeká a také co od nich při práci na dálku očekáváte vy.

Ujistěte se, že každý ze zaměstnanců chápe, co se od něj očekává a jak má vypadat pracovní morálka při remote spolupráci. Nastavte si, jaká může být maximální prodleva při reakcích na komunikaci přes danou platformu a jakých online schůzek je nutné se účastnit. Stejně tak si nastavte jasné podmínky pro pracovní dobu a ty důsledně dodržujte.

2. Komunikace a zpětná vazba

Při řízení lidí na dálku nemůžete zaklepat na dveře a prohodit se svými kolegy pár slov, případně s nimi kdykoliv osobně řešit problémy a diskutovat nápady. Nicméně celý tento proces se dá přenést i do online prostředí a měli byste na to myslet. Zvažte tedy různé formy komunikace, které se zaměstnanci povedete, a nahradí vám skoro srovnatelně osobní setkávání.

Nastavte si se svými členy týmu pravidelné hovory, ať už individuální, nebo skupinové. Vyvarujte se přílišnému „přepadávání“ a neohlášeným hovorům. Pro udržení důvěry vždy nejdříve napište zprávu, zda můžete zavolat, případně, že potřebujete s daným člověkem mluvit. Diskutujte o všem možném a důležitém. Věnujte v hovorech čas i na obecné věci a osobní život zaměstnance.

Naučte se komunikovat online tak, jako byste komunikovali tváří v tvář. A zjišťujte individuální potřeby svých zaměstnanců. Můžete mít v týmu lidi, kterým stačí komunikovat jednou za týden nebo čtrnáct dní, stejně jako lidi, kteří potřebují minimálně jeden krátký kontakt denně.

3. Vytvoření směrnic a písemných postupů

Jelikož tým nesedí pohromadě, je nutné vytvořit srozumitelné směrnice a pracovní postupy tak, aby k nim měli všichni členové týmu přístup. Myslete při jejich vytváření opravdu na všechno a na všechny možné dotazy, které mohou vyvstat. Dejte vytvořenou dokumentaci k nahlédnutí svým zaměstnancům, ať se také podílí na jejich tvorbě a pomohou vám případně doplnit další potřebné informace.

Všem zaměstnancům pak takové dokumenty zpřístupněte a dejte jim vědět, kde je najdou, a umožněte jim, aby je mohli kdykoliv využívat.

4. Pravidelná osobní setkání

Pokud je to jen trochu možné, udělejte jednou za čas osobní setkání členů týmu. To, že pracují vzdáleně, by vám nemělo bránit v osobních setkáváních. Můžete například naplánovat společnou poradu v místě, které mají všichni relativně stejně vzdálené, případně vymyslet teambuilding, kde se všichni setkáte.

5. Flexibilita

Buďte otevřeni flexibilnímu způsobu spolupráce. Opět se vracíme k nastavení hranic a budování důvěry. Při remote spolupráci nemáte své podřízené pod dohledem a nevidíte, kdy odchází z kanceláře a kdy se do ní vrací. Dovolte i svým zaměstnancům, aby byli ve své práci flexibilní, a tak i více spokojení.

Nastavte si důležitost úkolů, které mají být splněny, a také termíny pro jejich splnění. Stejně tak hlídejte i frekvenci komunikace a zda jí není nedostatek. Pokud budete mít tyto body ošetřené, je naprosto v pořádku a také jednoduché být flexibilní a flexibilitu poskytnout i svému týmu.

6. Trpělivost a přijetí výzev práce na dálku

Při práci na dálku se budete muset obrnit trpělivostí. Lidé pracují ze svých domovů a mohou se občas cítit izolovaní. Sociální kontakty jsou oslabeny. Je proto důležité, abyste využívali co nejlepších nástrojů pro interakci svého týmu. Vytvářejte skupiny, kde se členové týmu mohou bavit i o mimopracovních tématech.

Také netrvejte na tom, aby na každém videohovoru měli všichni zapnuté kamery. Někdy může být pro pracovníky únavné být celý den před kamerou. Pokud se nejedná o důležitou schůzku s klienty, nebo výběrové řízení, umožněte svým zaměstnancům být na hovoru i bez zapnuté kamery.

Mějte na paměti, že v domácím nebo remote prostředí se život jednoduše děje. Proto se ihned nerozčilujte, pokud z vedlejší místnosti uslyšíte plakat batole nebo se nepobuřujte nad rozlitou kávou v kavárně, kdy někdo omylem strčil do stolku, na kterém má váš zaměstnanec položený notebook. Pokud se takové události nestávají pravidlem, buďte trpěliví a příliš tyto drobnosti nerozpitvávejte.

Jaké praktické nástroje využít

Aby byla práce na dálku efektivní, potřebujete zpřístupnit svým zaměstnancům co nejlepší online nástroje. Zajistěte také, aby byla možnost tyto nástroje stáhnout i do mobilů zaměstnanců. Mohou tak svou práci dělat skutečně odkudkoli a být skutečně flexibilní.

Na společné meetingy a komunikaci můžete využít nástroje, jako jsou Microsoft Teams, Zoom, Skype či Slack. Pokud pracujete na společných úkolech, je dobré mít na očích, kdo má co na starost a jaké úkoly jsou komu přiděleny. V takovém případě můžete využít aplikaci Trello nebo ActivTrak.

Přes tyto aplikace můžete sledovat, jak zadané úkoly zaměstnanci plní a zároveň si oni sami mohou vytvářet poznámky a doplňovat poznámky kolegů. Všichni uvidí, co se děje, a budou mít tak potřebné informace z první ruky.

Samozřejmě různá další cloudová řešení jsou nepostradatelným pomocníkem na cestě za efektivní spoluprací na dálku. Můžete využívat klasický Google disk nebo sdílenou složku, ke které se zaměstnanci dostanou pomocí připojení přes VPN a přihlášením do svých účtů.

Závěrem

Dnes je již zcela běžné, že členové týmu pracují vzdáleně. Díky rozvoji technologií a komunikačních nástrojů se stává remote spolupráce stále jednodušší a lépe uchopitelnou. Nicméně, jak je vidět i v článku, vedení týmů na dálku je stále plné výzev, a proto je důležité znát ty správné postupy.

Důležitým aspektem je tedy nastavení jasných hranic a velmi pečlivé plánování a pravidelná komunikace.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.