Na konci minulého dílu volného pokračování o jednočlenné s. r. o. jsme si popsali, jak je důležité, aby společník a jednatel v jedné osobě měl alespoň symbolickou odměnu za svou činnost.

Odměna totiž zakládá zdanění podle § 6 zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“), čímž se fyzická osoba považuje za zaměstnance z pohledu tohoto daňového zákona. Může tak na sebe vázat určité benefity a daňové výdaje související právě se zaměstnanci. Jedním z takových výdajů je i výdaj na pracovní cesty automobilem.

Jednočlenná s. r. o. může mít ve svém obchodním majetku automobil jako jakákoli jiná obchodní korporace; s. r. o. pak uplatňuje běžné výdaje na provoz automobilu (pohonné hmoty, opravy, pojištění apod.), automobil odepisuje do daňových výdajů, a pokud je plátcem DPH, má nárok na odpočet této daně.

To vše platí za předpokladu, že je automobil využit plně pro podnikatelské účely. Pokud jej jednatel, jemuž zároveň společnost 100% patří, využívá i pro své soukromé účely, platí zde stejná podmínka jako u použití služebního auta pro soukromé účely zaměstnanců.

Společnost tedy musí dodanit 1 % z pořizovací ceny automobilu do příjmů jednatele (zároveň odvést i zdravotní a sociální pojištění) a vyloučit náklady na soukromé kilometry z daňových nákladů s. r. o., popř. předepsat tyto náklady k úhradě jednateli.

Může mít jediný jednatel více aut?

Pokud jednočlenná s. r. o. nezaměstnává jiného zaměstnance než osobu jednatele/společníka, je otázka, zda může být v majetku automobilů více.

Odpověď samozřejmě záleží na konkrétní situaci dané s. r. o. Vždy je nutné vycházet ze skutečnosti, že řidičem tohoto automobilu (pokud není pronajímán někomu dalšímu) může být v tomto případě fakticky jen jediná fyzická osoba – a ta zřejmě nemůže jezdit současně několik automobily.

Ale dovedu si představit situaci, že osobní automobil bude používán pro pracovní cesty na obchodní schůzky, úřady apod. a druhý nákladní automobil pro přepravu materiálu či zboží.

Samozřejmě nic nebrání situaci, aby byly v jednočlenné s. r. o. bez zaměstnanců i dva osobní automobily – ovšem bude mnohdy složité prokázat, že oba slouží výhradně pro podnikatelské účely, a ani jeden není zároveň využíván pro účely soukromé (a z toho titulu není jednateli ke mzdě „přidaňováno“ 1 % z pořizovací ceny automobilu).

Obzvlášť složité bude prokazování v momentě, když je např. jeden z automobilů ve sportovní verzi, auta jsou parkována v bydlišti jednatele/společníka, do výdajů s. r. o. se dávají nosiče na kola atd.

I v jednočlenné s. r. o. je možné použít soukromé vozidlo jednatele pro účely pracovních cest. Daňovými výdaji jsou pak cestovní náhrady, jako by byly počítány řadovým zaměstnancům – tedy základní náhrada za ujetý kilometr a náhrady spotřebovaných pohonných hmot.

Pochopitelně pak není možné hradit výdaje na automobil ze zdrojů s. r. o. (např. při použití platební karty, která bude navázána na bankovní účet této s. r. o.).

Zvlášť společníci, kteří dříve podnikali jako OSVČ a následně založili jednočlennou s. r. o., musí členit výdaje pečlivěji, než byli dříve zvyklí – což platí právě u využití soukromého vozidla pro pracovní cesty s. r. o.

Veškeré výdaje na automobil včetně pohonných hmot si v takovém případě hradí fyzická osoba sama a vůči společnosti uplatňuje cestovní náhrady, které by výdaje při pracovních cestách měly vynahradit. A až takto spočítané cestovní náhrady jsou daňově uznatelnými náklady pro s. r. o.

Pokud by si jednatel/společník stanovil cestovní náhrady nad zákonem stanovenou hranici, budou sice výdaje daňově uznatelnými pro s. r. o., ale u fyzické osoby je nutné rozdíl mezi vyplacenými náhradami a náhradami ze zákona zdanit jako příjem ze zaměstnání (tedy i s odvodem zdravotního a sociálního pojištění).

Vyúčtování pracovních cest

Další otázka, která mne v souvislosti s pracovními cestami napadá, je problematika vyúčtování pracovních cest v jednočlenné s. r. o., když tyto pracovní cesty provádí výhradně jednatel a 100% společník v jedné osobě.

Pro zaměstnance totiž platí, že mají pracovní cesty vyúčtovat a předložit příslušné doklady do 10 pracovních dnů po skončení této cesty. Jednatelé se řídit zákoníkem práce, z něhož povinnost vyúčtování vychází, nemusí, protože mají obvykle uzavřenou smlouvu o výkonu funkce jednatele podle zákona o obchodních korporacích.

I tak je ale vhodné vyúčtování činit pravidelně a také si cestovní náhrady proplácet průběžně. Mnohdy jsem se setkala se situací, kdy si jednatel v průběhu roku vybíral částky bez jakýchkoli dokladů a na konci roku tyto výběry „doháněl“ vyúčtováním cestovních náhrad. Přitom je velmi nepravděpodobné, že by v průběhu roku věděl přesně, kolik si má v daném měsíci vybrat, aniž by zároveň nezpracoval alespoň nějaké vyúčtování pracovních cest.

Netvrdím, že to možné není – ale jistě sami cítíte, že je to velmi nepravděpodobné a zbytečně tento roční způsob vyúčtování způsobí zájem ze strany finančního úřadu (obzvlášť, když se výdaje na pracovní cesty velmi přibližují součtu ročních výběrů jednatelů, kteří je nijak v průběhu roku nepodložili žádnými doklady). Přimlouvala bych se pro minimálně měsíční vyúčtování – alespoň tak bude mít s. r. o. přehled o svých skutečných nákladech.

Samozřejmě i u jednočlenné s. r. o. platí povinnost hradit silniční daň za automobily zapojené do podnikání. U automobilů v obchodním majetku se hradí roční sazba daně podle zákona. U automobilů soukromých, u kterých jsou uplatňovány cestovní náhrady, se uplatní buď denní sazba daně (25 Kč za ujetý kilometr), nebo roční sazba daně v měsíci použití takového auta.

I to je další důvod, proč by měly být cestovní náhrady jednatele/společníka v jednočlenné s. r. o. vyúčtovány v pravidelném termínu. Silniční daň se platí na základě záloh po skončení kalendářního čtvrtletí (resp. v prosinci za měsíce říjen a listopad) a pro výpočet záloh je nutné vědět skutečnost, jakou sazbou daně bude daný automobil zdaněn. Způsob výpočtu by se pak neměl lišit při následném zpracování a podání přiznání k dani silniční (do konce ledna následujícího roku).

Na úplný závěr článku připomínám, že smlouvy uzavřené mezi fyzickou osobu, která je zároveň jednatelem v jednočlenné s. r. o., a touto s. r. o., mají mít úředně ověřené podpisy.

V případě automobilů mohou být těmito smlouvami smlouva o využívání služebního vozidla pro soukromé účely (většinou se však toto ustanovení stane součástí smlouvy o výkonu funkce jednatele) nebo smlouva o pronájmu vozidla (pokud jednatel půjčí svůj automobil do s. r. o.).

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.

Související článek:
Odměna jednatele jednočlenné s. r. o.