V našem dnešním článku se společně podíváme na jednu z oblastí, se kterou si při začátku svého podnikání neví rady nejeden podnikatel. Řeší otázku, zda vést účetnictví, nebo daňovou evidenci. Důvodem je často ta skutečnost, že se tyto dva pojmy zaměňují.
 
Proto si v našem dnešním článku odpovíme mimo jiné na tyto otázky: Kdo má povinnost vést účetnictví? Co je daňová evidence? Jaké jsou hlavní rozdíly mezi účetnictvím a daňovou evidencí? Na tyto otázky a související náměty se nyní v následujících odstavcích zaměříme.

Co je to účetnictví?

Dokud před několika lety nedošlo ke změně v terminologii z podvojného účetnictví na účetnictví a z jednoduchého účetnictví na daňovou evidenci, bylo možná snadnější se v této oblasti zorientovat. Po této změně, i když je to už delší dobu, nejeden podnikatel stále tápe. Z vlastní praxe známe případy, kdy podnikatelé naprosto netuší, že existuje nějaký rozdíl mezi účetnictvím a daňovou evidencí a než by se poradili, dělají velké množství chyb už na začátku.
 
Jak z předchozího odstavce vyplývá, účetnictví je to samé, co bylo dříve podvojné účetnictví. Zjednodušeně řečeno, v účetnictví se účtuje o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Účtuje se tzv. podvojným způsobem, známým jako Má dáti/Dal.
 
To je velký rozdíl oproti daňové evidenci. Jedná se tedy o mnohem rozsáhlejší a komplikovanější proces, než je tomu v daňové evidenci. I z tohoto důvodu často účetní jednotky svěřují své doklady a veškerou práci spojenou s vedením účetnictví specializovaným firmám či účetním, kteří mají potřebnou kvalifikaci.

Kdo má povinnost vést účetnictví?

Pojďme se nyní podívat, kdo má povinnost vést účetnictví. Stěžejním právním předpisem, který stanoví, kdo má vést účetnictví, je zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.). Podle § 1 odst. 2 musí účetnictví vést tyto účetní jednotky:
 

Patříte-li mezi některou z výše uvedených kategorií osob (neboli účetních jednotek), máte povinnost vést účetnictví. Nejčastější chybou mezi OSVČ je to, že se z důvodu neznalosti právních předpisů při zahájení podnikatelské činnosti zaregistrují také do obchodního rejstříku, aniž by k tomu existoval zákonný důvod. Pokud tak učiníte, pak vězte, že z tohoto titulu již musíte vést účetnictví, jak vyplývá z důvodů uvedených výše. Než tedy k tomuto kroku přistoupíte, raději si ověřte, zda povaha vaší podnikatelské činnosti vyžaduje registraci v obchodním rejstříku.
 
Možná si řeknete, že chybu lze lehce napravit a potom už nebudete muset účetnictví vést. Zní to možná logicky, ale není to zdaleka tak jednoduché. Pokud se fyzická osoba stane tzv. účetní jednotkou (tedy tím, kdo má povinnost vést účetnictví), musí účetnictví vést nejméně po dobu 5 let.

Co je to daňová evidence?

Jak jsme si řekli již výše, daňová evidence nahradila jednoduché účetnictví. Kdo ji tedy má povinnost vést? Jsou to podnikatelé, resp. OSVČ, které dosahují příjmů z podnikání či jiné samostatné výdělečné činnosti a mají v plánu uplatňovat tzv. skutečné výdaje, nikoliv výdaje paušální. A protože drtivá většina OSVČ nevede účetnictví, ale daňovou evidenci (pokud neuplatňují paušální výdaje), zaměříme se na tuto problematiku více do hloubky. Zároveň z toho vyplynou rozdíly ve vedení daňové evidence oproti účetnictví.
 
Stejně jako je tomu u vedení účetnictví, i vedení daňové evidence má svoji oporu v zákoně. Konkrétně jde o zákon o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb.), a to v § 7b. V tomto ustanovení je uvedeno, že se daňovou evidencí rozumí evidence pro účely stanovení základu daně a daně z příjmů.
 
Daňová evidence obsahuje údaje o:

• příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně,
• majetku a dluzích.

Co si přesně představit pod evidencí příjmů a výdajů a jak může vypadat? Ideálním řešením je samozřejmě mít odborný software, který je často doslova k nezaplacení (např. program POHODA). Za minimální investice získáte neocenitelného pomocníka, kterého využijete jak v průběhu kalendářního roku, tak i po jeho skončení. Ušetříte si tím hodiny a možná i celé dny evidencí a výpočtů. Velkou předností těchto programů jsou i potřebné tiskové výstupy, které splňují všechny podmínky pro tisk dle aktuální legislativy.
 
V každém případě je důležité, aby takováto evidence příjmů a výdajů obsahovala veškeré peněžní i nepeněžní příjmy, jež OSVČ v souvislosti se svou činností obdržela v hotovosti, bankovním převodem či fyzicky, a to v průběhu celého kalendářního roku. Stejně tak eviduje OSVČ všechny daňově uznatelné výdaje, které byly v kalendářním roce uhrazeny. K tomu je nutné evidovat také případné odpisy dlouhodobého majetku, možné stravné v rámci pracovních cest či výdaje na auto.
 
Pokud jde o druhové členění příjmů či výdajů, toto u daňové evidence není nutné. Pohyb peněžních prostředků je možné evidovat i tzv. hromadně, což v praxi může znamenat, že např. OSVČ eviduje nákupy pohonných hmot jedním součtem za daný měsíc či dokonce za rok.
 
Pokud jde o uskutečněné platby, hlavním kritériem je, aby daná platba náležela do kalendářního roku. Jedná se tak o velké zjednodušení práce. To v případě vedení účetnictví možné není. Pokud je však OSVČ plátcem DPH, musí dodržovat povinnosti stanovené zákonem o DPH.
 
Oproti vedení účetnictví je u daňové evidence další zjednodušení – při evidenci majetku není nutné dodržovat účetní předpisy jako v účetnictví. Nicméně OSVČ by neměla zapomenout na inventuru majetku za příslušný kalendářní rok.
 
Vzhledem k tomu, že OSVČ v rámci svého daňového přiznání uvádí údaje do tabulky v podobě počátečních a koncových stavů, je nutné vést evidenci tak, aby každá OSVČ dokázala na začátku roku i na jeho konci provést inventarizaci pohledávek, dluhů, dlouhodobého majetku a zásob. Pro tyto operace je také nutné mít vše „zdokladováno“. Doklady se číslují a neměl by také chybět jejich krátký popis v evidenci OSVČ.
 
A co ještě z ustanovení zákona o daních z příjmů může OSVČ pro vedení daňové evidence vyčíst? Uvedený předpis se zabývá též velmi důležitou oblastí, kterou je oceňování. Nalezneme zde informace o tom, jak se oceňuje majetek, dluhy, pohledávky, ostatní majetek, peněžní prostředky, ceniny apod.
 
Jste-li OSVČ, která má co do činění se zásobami, pak vězte, že zjištění jejich skutečného stavu se provádí k poslednímu dni zdaňovacího období. Stejná zásada platí i pro hmotný majetek, pohledávky a dluhy. V každém případě tedy doporučujeme se s tímto právním předpisem seznámit.

Shrnutí hlavních rozdílů při vedení účetnictví a daňové evidence

Jak vyplývá z výše uvedeného, hlavní rozdíly mezi daňovou evidencí a účetnictvím jsou následující:

• Účetnictví upravuje primárně zákon o účetnictví, pro vedení daňové evidence je klíčový zákon o daních z příjmů.
• Účelem daňové evidence je především zjištění správné výše základu daně z příjmů. Základem daně je v daňové evidenci rozdíl mezi příjmy a výdaji. Zároveň platí, že subjekt vedoucí daňovou evidenci není účetní jednotkou, jak to vyplývá ze zákona o účetnictví.
• V účetnictví se jedná o mnohem detailnější a komplexnější pohled na hospodaření firmy. Hospodářský výsledek se zde zjišťuje jako rozdíl mezi výnosy a náklady. Rozlišují se zvlášť příjmy, výdaje, náklady a výnosy, účtuje se formou podvojného zápisu. Je nutné sestavovat rozvahu a výsledovku neboli výkaz zisku a ztráty.

A na úplný závěr si uveďme, co přesně znamenají pojmy příjmy, výdaje, výnosy a náklady.
 
Příjmy – jde o přijaté peníze v hotovosti, případně bankovním převodem, kdy rozhodujícím kritériem je okamžik zaplacení.
 
Výdaje – jedná se naopak o úbytek peněžních prostředků v pokladně či z bankovního účtu. I v tomto případě je rozhodujícím okamžikem doba zaplacení.
 
Výnosy – rozumí se tím výkony, které jsou vyjádřené v korunách. V tomto případě není rozhodující okamžik úhrady, ale to, kdy se daný výkon provedl.
 
Náklady – tento pojem vystihuje spotřebu hospodářských prostředků, cizích výkonů, případně práce zaměstnanců firmy. A stejně jako u výnosů je rozhodujícím okamžikem provedení daného výkonu, nikoliv zaplacení.
 
Pevně věříme, že se nám tímto článkem podařilo odpovědět na některé z otázek, které vás v souvislosti s vedením účetnictví a daňové evidence možná napadají. Pokud si nejste jisti, zda máte vést účetnictví či daňovou evidenci, doporučujeme vyhledat účetní firmu a seznámit ji se všemi skutečnostmi, které s tímto rozhodnutím souvisí.

Program POHODA je komplexní účetní a ekonomický software pro malé, střední i větší firmy z řad fyzických i právnických osob. Jeho jednotlivé varianty obsahují různý rozsah a kombinaci funkcí. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci a vyhoví plátcům i neplátcům DPH.

Související články:
Daňová evidence v praxi
Přechod z daňové evidence na účetnictví a naopak