Začínající podnikatel často pracuje s omezenými finančními zdroji. Proto přemýšlí nad každou korunou investovanou do podnikání. Když přijde řeč na to, proč jako první volba pro vystavování faktur přichází na řadu kancelářské aplikace, padají nejčastěji tyto argumenty:

• nemusím za nic platit – Word či Excel mám již koupený nebo používám některou z bezplatných kancelářských aplikací,
• mám k dispozici šablonu, se kterou pracuji, a nemusím nic vymýšlet,
• novou fakturu vystavím jednoduše tak, že zkopíruji tu předchozí a změním údaje,
• nechci si na počítač instalovat žádnou další aplikaci,
• nevěřím webovým aplikacím, chci to mít u sebe na počítači.

Proč používat fakturační programy:

• předejdete chybám v číslování dokladů,
• předejdete chybám v adresách firem – automatické načítání adres,
• základní kontrola dat a výpočtů – např. špatná celková cena kvůli neoznačeným položkám do součtu, přesmyčka v datu, popř. špatné datum (např. rok),
• evidence úhrad faktur – evidence příjmů,
• další užitečné funkce – snadné posílání faktur, e-mailem, upomínky,
• spolupráce s účetní – úspora peněz, minimalizace chyb z důvodu přenosu faktur do účetního programu bez přepisování.

Nemusím za nic platit

Argument bezplatnosti je pro řadu začínajících podnikatelů stěžejní. Myslí na to, že Excel již mají na počítači, ale program na vystavování faktur bude vyžadovat další investice v řádu tisíců. Na trhu je již k dispozici celá řada českých fakturačních programů, které jsou k dispozici za velmi přijatelné ceny i pro malého podnikatele.

Řada z nich nabízí do určitého limitu používání zdarma. Například aplikace mPOHODA ve variantě mPOHODA Start umožňuje používat zdarma verzi až do 100 dokladů. Což je pro malého začínajícího podnikatele dostatečný limit. Aplikace mPOHODA je dostupná ve verzi pro Android, iOS a web.

Mám k dispozici šablonu

Stáhnout si z internetu vzorovou fakturu do Excelu je dneska opravdu snadné. Jenže je potřeba stáhnout tu správnou – např. s ohledem na to, zda jsem, či nejsem plátce DPH. Fakturační programy obsahují již předpřipravené tiskové sestavy, a to v příslušné variantě. Není tedy třeba nic hledat na internetu. Některé programy nabízejí i více různých vzhledů faktur (zpravidla ale v placené verzi).

Aplikace mPOHODA nabízí i v bezplatné verzi práci s různými zahraničními měnami a v návaznosti na to tisk sestav v českém a anglickém jazyce.

Kopírování faktur

Dalším častým argumentem uživatelů Excelu je, že při vytváření nové faktury prostě zkopírují poslední soubor a přepíší data. Zatímco v programu by bylo potřeba vše zadávat znovu. Ve skutečnosti většina fakturačních programů nabízí kopírování dokladů.

 Práci v aplikaci mPOHODA vám usnadní šablony faktur, díky kterým vytvoříte novou fakturu na základě předpřipravené šablony.

Nechci si nic instalovat na počítač

Zvláště méně zkušené uživatele znervózňuje představa, že si budou muset nainstalovat a nastavit program. Pro takovéto uživatele je ideální volbou tzv. cloudová aplikace, která funguje tak, že si pouze otevřete příslušnou webovou stránku a z ní se přihlásíte do aplikace. Nic na počítač neinstalujete. Data jsou navíc dostupná odkudkoliv, tj. ať se přihlásíte z jakéhokoliv počítače (v kanceláři i doma).

Nevěřím webovým aplikacím

Používání webových aplikací není ideální řešení pro každého. Někdo dává přednost programu, který má nainstalovaný u sebe na počítači. Nebo prostě potřebuje vystavovat doklady, i když zrovna není online.

Ideálním řešením je stáhnout si a nainstalovat účetní software POHODA Start. Verze bez registrace je omezená na tři měsíce a deset záznamů. Pro rozšíření se stačí zaregistrovat (bezplatně). Po registraci lze získat program POHODA Start s užíváním do konce roku 2020 a přístupem k 200 záznamům v deníku.

Eliminace chyb při vystavování faktur

Znáte to, potřebujete rychle vystavit fakturu, najdete poslední soubor, zkopírujete a upravíte data. A pak zjistíte, že máte špatně číslo faktury, protože jste ho zapomněli změnit, v datu vystavení je 2009 místo 2019 (nebo jiný starý rok). Celková cena nesedí, protože jste přidali pár položek a zapomněli upravit vzorec sumy.

Používání fakturačních programů tyto problémy eliminuje. Nový doklad je při vystavení očíslován automaticky. Správné sčítání položek probíhá také automaticky i bez naší kontroly. Datum na nově vystavené faktuře se doplní aktuální. Správný název a adresu českého odběratele jde velmi často automaticky načíst ze státních registrů při zadání IČ.

Aplikace mPOHODA v adresáři automaticky po zadání IČ české firmy vyhledá a doplní název a adresu firmy z ARES.

Evidence příjmů

Každý podnikatel fyzická osoba má dle § 7 odst. 8 zákona o daních z příjmů povinnost vést záznamy o příjmech podle odstavce 7 a evidenci pohledávek vzniklých v souvislosti s činností, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti.

Toto se týká i podnikatelů fyzických osob, které uplatňují paušální výdaje a nevedou daňovou evidenci. Je potřeba si uvědomit, že ke splnění této podmínky nepostačí si na konci roku vyexportovat z banky přehled příchozích plateb na účet. Je potřeba evidovat veškeré pohledávky, tj. vystavené faktury a sledovat datum jejich úhrady.

Při vystavování faktur v Excelu splnění této podmínky vyžaduje vedení dalšího Excelu s přehledem vystavených faktur a jejich úhrad. Pokud používáme fakturační program, tak evidence vystavených faktur se vytváří v programu automaticky sama. Většina fakturačních programů umožňuje u vystavených faktur zaznamenat datum úhrady. Tím nejen splníte zákonné požadavky, ale zároveň máte jednoduše dostupný přehled o nezaplacených fakturách.

 Agendu Homebanking v programu POHODA využijete k založení a nastavení služeb elektronických plateb, které aktuálně využíváte.

Další užitečné funkce

Kromě výše uvedených mají fakturační programy různé další užitečné funkce, které podnikateli šetří čas strávený administrativou související s fakturací. Konkrétní funkce vždy záleží na konkrétním programu. Může jít např. o možnost volby vzhledu faktury, automatické párování příchozích plateb na účet s fakturami, penalizace faktur, upomínky, odpočty záloh, automatické rozesílání faktur.

Aplikace mPOHODA nabízí mimo jiné tyto užitečné funkce:

• odeslání faktury e-mailem přímo z aplikace,
• užitečné přehledy přímo na úvodní stránce – obrat za poslední tři měsíce, neuhrazené faktury, graf fakturace největším odběratelům, graf nejčastějších položek atd.,
• adresář s automatickým načítáním údajů dle IČ a možností vidět faktury vystavené danému odběrateli,
• ceník – pro vytvoření pravidelně se opakujících položek,
• možnost vytvořit kromě klasických faktur i zálohové faktury,
• vytvoří také doklady pro přijaté objednávky, prodejky, výdejky,
• pokladní doklady a práci s hotovostí,
• EET (funkce je dostupná v plné verzi aplikace).

Spolupráce s účetní

Jednou z výhod fakturačních programů je eliminace chyb vzniklých přepisováním údajů ručně z vystavených faktur do programu. Zvlášť při větším množství ručně přepisovaných dokladů se může stát překlep nebo přesmyčka. Pokud jste plátci DPH, tak tato chyba může vést až ke zbytečné výzvě v kontrolním hlášení.

Výzva v kontrolním hlášení chodí oběma stranám, tj. jak tomu, kdo chybu udělal, tak protistraně. Sice výzva sama o sobě, pokud se na ni včas reaguje, nepředstavuje žádnou pokutu ani jinou sankci. Zvyšuje ale administrativu pro obě strany, protože se na ni musí reagovat. A zároveň riziko pokuty za pozdní reakci na výzvu.

Druhou výhodou je, že většina fakturačních programů podporuje napojení do vybraných účetních programů. Pokud vaše účetní používá ke své práci účetní program, který je kompatibilní s vaším fakturačním programem, umožní to vaší účetní si vydané faktury nahrát do svého programu bez přepisování.

Aplikace mPOHODA umožňuje toto napojení s účetním programem POHODA. Toto řešení představuje pro vás dvě hlavní výhody. Účetní ušetří čas, který by strávila přepisováním faktur do účetního systému. A z toho důvodu bude výsledná cena za účetnictví pravděpodobně nižší, než kdyby je musela ručně přepisovat.