Mnozí podnikatelé se domnívají, že rozhodnutí o tom, jaký doklad projde jejich účetnictvím, má vyřešit účetní. Mají zřejmě spíše na mysli otázku daňové uznatelnosti, protože účetnictví má zobrazovat skutečný stav majetku a závazků a výsledku hospodaření.

Pokud účetní jednotka z firemního účtu již určitý výdaj provede, není možné řešit, zda doklad k této transakci do účetnictví zařadí. Pak je na místě, aby se účetní ptali po skutečném stavu, k čemu daný náklad slouží a pro koho byl vynaložen.

Zejména u externích účetních, kteří nemusí být podrobně seznámeni s každodenním chodem firmy, se někdy může jevit náklad jako nesouvisející s podnikáním dané firmy. Ale poté, co bude mít možnost se k danému dokladu dozvědět více informací, může situaci vyhodnotit opačně.

U fyzických osob, které vedou daňovou evidenci, a tudíž evidují své výdaje ve skutečné výši, vřele doporučuji, aby si podnikatelé zřídili podnikatelský bankovní účet, a z něho prováděli výhradně podnikatelské nákupy. Pokud zvolí metodu jednoho bankovního účtu, ze kterého hradí soukromé i podnikatelské výdaje, nemohou se pak divit dotazu svých účetních, co že si to nakupovali například v hobbymarketu.

U instalatéra – OSVČ sice lze předpokládat, že tam provádí nákupy pro svou podnikatelskou činnost, ale bez řádného dokladu nelze jako výdaj zaevidovat jen úbytek peněz z účtu při platbě kartou, neboť v takovém obchodě lze koupit i řadu věcí pro soukromou spotřebu. Stvrzenka z platebního terminálu, kde bude vidět jen daný obchod a celková částka, rozhodně nestačí.

Pro oprávněnost daňového výdaje je nutné doložit paragon s rozpisem položek – ten jediný může zodpovědět otázku, zda je výdaj daňový (např. nákup krbového dříví či květiny výdajem pro takového instalatéra opravdu nejsou).

U spojení soukromých a podnikatelských výdajů na bankovním účtu, pokud má účetní k dispozici bankovní výpis OSVČ, si často podnikatelé neuvědomují, že dávají k dispozici i své soukromí – sice k nějakým pohybům příslušný doklad nepředají, ale název firmy se při platbě kartou objeví na výpise.

A i když se účetní nechce vměšovat do soukromí, v tomto případě mu nic jiného nezbyde; a probírá se platbami kartou za květiny, nákupy ve zlatnictví, parfumériích atd. Buď tedy může závidět podnikatelově manželce, nebo… Sice doklad předán nebyl, ale stopa po něm nezmizela.

U právnických osob se hlavně majitelé malých s. r. o. mnohdy chovají obdobně. Zde je však situace navíc obohacena otázkou, zda se kromě daňové či nedaňové účinnosti nákladu nejedná o nepeněžní příjem související s výkonem zaměstnání. Např. doklad o nákupu ze supermarketu si mohu představit ve všech variantách:

• daňový výdaj, pokud se nakoupí kancelářské potřeby,
• nedaňový výdaj při nákupu kávy do kuchyňky kanceláře,
• připočitatelný k odměně společníka, pokud si tak realizuje svůj soukromý nákup do domácnosti.

Tento poslední případ mnoho účetních opomíjí a doklad jen zaúčtují jako náklad na reprezentaci. Ovšem pokud zrovna majitel neuspořádá u sebe doma jednání s obchodním partnerem, k čemuž by využil všechny zakoupené potraviny, může být tento úbytek peněz z firemního účtu následně ze strany finančního úřadu posuzován vlastně jako forma mzdy – a sice nepeněžní plnění, protože za nákup majitel nezaplatil ze svých peněz, ale firma mu určitou odměnu poskytla (nemusel ji hradit ze svých zdaněných peněz).

A v tomto případě se doklad – paragon ze supermarketu měl stát správně součástí mzdových podkladů společníka s příslušným zdaněním jako nepeněžní forma odměny.

Ošemetné služební cesty

Velmi ošemetné bývají také různé služební cesty. Nejenže se někteří podnikatelé například snaží účetním zdůvodnit cestu do Karibiku naléhavou potřebou uspořádat tam firemní školení, nebo víkendový pobyt ve wellness centru osvětlit jednáním s obchodním partnerem. Mnohdy předkládají doklady ze skutečných služebních cest, ovšem nevšimnou si, že se na účtu z hotelového pokoje v některých případech objeví i jména ubytovaných hostů, mezi kterými je ženské jméno, o němž ve firmě nikdo neví. Má se pak účetní ptát, kdo je daná osoba?

Z podstaty své práce musí, protože by k dané služební cestě mělo existovat vyúčtování této pracovní cesty. A to by měli předkládat kmenoví zaměstnanci (nebo jednatelé, společníci). Úsměvně to může působit zejména u rodinných společností, kdy je manželka onoho podnikatele zaměstnaná také ve firmě, ale toto jméno nezná ani ona.

Větší firmy takové podobné příběhy zřejmě neřeší, ale tam se třeba mohou účetní nad doklady obchodních zástupců zase zdokonalit v gastronomii a objevit restaurace dosud nepoznané. Netvrdím, že oběd s firemním klientem není oprávněným nákladem na reprezentaci firmy (v tomto případě nedaňovým), při němž se uzavře možná více obchodů než v zasedacích místnostech firem.

Obdiv však někdy způsobí množství jídla, které je možné ve dvou zkonzumovat, nebo noční hodina a spotřeba alkoholu, při kterých se obchody uzavírají. I toto firemní doklady odhalí, pokud má účetní čas a chuť je studovat detailně.

Zkrátka účetní, ač mnohdy neradi, vědí více, než musí. Různorodost podnikání nebo nutkavá touha „strčit“ do účetnictví vše, co se dá, způsobí někdy situace, které nemusí být příjemné hlavně původci dokladu, který je chce zanést do svého účetnictví či do účetnictví firmy svého zaměstnavatele.

Moje rada tedy zní: Předávané doklady nejprve bedlivě prostudujte, než je předáte k oficiálnímu zaúčtování. Mnohdy je již ale pozdě, pokud byl nákup uskutečněn firemní kartou. Pak je na místě se připravit na otázky, pro někoho všetečné.

Ale vězte, že účetní to nedělají pro své obveselení – mají také svou odpovědnost a musí vědět celou souvislost vzniku daného účetního případu. Jak jinak rozhodnout o smysluplnosti účtování než na základě plnohodnotných informací? Spokojit se jen s prostým zaknihováním dokladu bez souvislostí zkrátka nestačí.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.