V úvodu je třeba vysvětlit pojem, co se vlastně za náhradním plněním skrývá, protože toto sousloví v zákoně o zaměstnanosti (dále jen „ZoZ“) nenajdete. Jedná se o jednu z možností, jak splnit zákonnou povinnost zaměstnavatele podle § 81 tohoto zákona – a sice tu, kdy zaměstnavatelé s více než 25 zaměstnanci jsou povinni zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši povinného podílu (ten činí 4 % z celkového přepočteného počtu zaměstnanců).

Pokud zaměstnavatel žádného zaměstnance se zdravotním postižením nezaměstnává, splní svou povinnost také „odebíráním výrobků nebo služeb od zaměstnavatelů, se kterými Úřad práce uzavřel dohodu o uznání zaměstnavatele (§ 78), nebo zadáváním zakázek těmto zaměstnavatelům nebo odebíráním výrobků nebo služeb od osob se zdravotním postižením, které jsou osobami samostatně výdělečně činnými a nezaměstnávají žádné zaměstnance, nebo zadáváním zakázek těmto osobám“ (citace § 81, odst. 2, písm. b) ZoZ).

Tento poměrně dlouhý zákonný výraz je právě v praxi zjednodušen termínem náhradní plnění. Pro úplnost dodejme, že třetí možností, jak splnit povinnost zaměstnávání osob se zdravotním pojištěním, je odvod do státního rozpočtu. Zákon připouští i kombinací všech tří způsobů v jakémkoli poměru tak, aby byla povinná 4% hranice naplněna.

Právě u náhradního plnění došlo k 1. 10. 2017 k podstatné změně, neboť se zavedla nově elektronická evidence tohoto plnění, kam posílají data dodavatelé – tedy zaměstnavatelé, se kterými je uzavřena dohoda o uznání zaměstnavatele podle § 78 ZoZ (jsou to ti, kteří zaměstnávají více než 50 % osob se zdravotním postižením z celkového počtu zaměstnanců), nebo OSVČ se zdravotním postižením.

Seznam dodavatelů náhradního plnění je dostupný online na webovém portálu Ministerstva práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“). Dodavatel se musí nejprve do aplikace přihlásit tak, že uvede základní identifikační údaje a průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců se zdravotním postižením za předchozí kalendářní rok (tento údaj pak 1× ročně aktualizuje; OSVČ se zdravotním postižením, která nezaměstnává žádné zaměstnance, uvede hodnotu 1).

Čtvrtletně se zadávají údaje o průměrných přepočtených počtech zaměstnanců se zdravotním postižením za uplynulé kalendářní čtvrtletí.

Následně dodavatel průběžně zadává tyto údaje:

1. odběratele (tedy zaměstnavatele, který musí plnit povinný podíl podle § 81, odst. 1 ZoZ), a to včetně jeho kontaktního e-mailu,
2. cenu výrobků, služeb nebo realizovaných zakázek bez DPH, kterou je možno započítat do plnění povinného podílu,
3. datum dodání,
4. číslo dokladů, pod kterými byly položky vyúčtovány,
5. datum zaplacení odebraných výrobků, služeb nebo realizovaných zakázek.

Všechny tyto informace má dodavatel povinnost zadat do 30 kalendářních dnů od zaplacení ceny výrobků, služeb nebo realizovaných zakázek. Po uložení do aplikace obdrží odběratel informaci na kontaktní e-mail, který je v systému zadaný, v podobě automaticky generovaného potvrzovacího e-mailu z adresy ipm@portal.mpsv.cz.

V tomto e-mailu je odkaz na stránku aplikace, kde se zobrazí dodavatel, který doklad do evidence vložil, částka plnění, číslo dokladu, datum dodání a datum zaplacení. Odběratel má možnost doklad potvrdit, vrátit k opravě nebo odmítnout. Teprve potvrzený doklad je systémem uložen a započítává se do náhradního plnění pro splnění povinnosti zaměstnávat osoby se zdravotním postižením.

V zákoně o zaměstnanosti je dále zaveden limit, který mohou dodavatelé poskytnout pro splnění povinnosti zaměstnávat osoby se zdravotním postižením (resp. pro splnění této povinnosti náhradním plněním).

Limit pro všechny odběratele daného dodavatele je stanoven na 28násobek (v roce 2017 to byl 36násobek) průměrné mzdy za I. až III. čtvrtletí předcházejícího kalendářního roku za každého přepočteného zaměstnance se zdravotním postižením (pro rok 2018 je to částka 28 761 Kč × 28, tedy 805 308 Kč za jednoho takového zaměstnance).

Zavedení systému průběžného zadávání na straně dodavatele sice tomuto dodavateli ztížilo administrativu, ale na druhou stranu zlehčilo situaci odběrateli – ten již totiž nemusí při ohlášení o plnění povinného podílu, které odesílá pravidelně do 15. 2. následujícího kalendářního roku, uvádět konkrétní údaje o dodávkách náhradního plnění – vyplní tedy „pouze“ číselné hodnoty do příslušného formuláře.

Jak na evidenci náhradního plnění v programu POHODA

Pokud dodavatel náhradního plnění používá ekonomický program POHODA, má svou situaci vzhledem k povinnosti průběžné evidence náhradního plnění (dále jen „ENP“) značně ulehčenou. Agenda Evidence náhradního plnění (dostupná z nabídky Účetnictví/Evidence náhradního plnění) slouží pro přehled a export vytvořených podání ENP.

Obr.: Agenda Evidence náhradního plnění dostupná přes nabídku Účetnictví

Do agendy Evidence náhradního plnění se doklady vloží z prvotní agendy (např. Faktury vydané). Následně zvolíte nabídku Záznam/Vložit do ENP.

Obr.: Pod nabídkou Záznam se nachází povel pro vložení vybraných dokladů

Export podání ENP

V požadované agendě si vyberete podání, které potřebujete odeslat do evidence MPSV. Poté zvolte nabídku Záznam/Export pro ENP…

V zobrazeném okně Průvodce exportem pro Evidenci náhradního plnění na první straně vyberete místo pro uložení souboru *.csv, případně upravíte název výstupního souboru v poli Jméno souboru.

Na druhé straně průvodce uvidíte výsledek exportu. Zobrazí se informace, které doklady se do evidence vložily (musí být uhrazené) a které naopak nevložily, protože nebyly uhrazeny.

Obr.: Přehled přenesených dokladů

Následně se zobrazí vygenerovaný doklad, u něhož je provedena kontrola správnosti údajů před odesláním do aplikace. Pokud jen např. chybí u odběratele kontaktní e-mail, je možno jej doplnit přímo v Evidenci náhradního plnění.

Program POHODA tedy umožňuje exportovat bezchybný doklad z Evidence náhradního plnění do CSV souboru, který je pak možné ručně importovat do aplikace evidence náhradního plnění MPSV.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.