Stejně jako u směrnic, které jsme probírali v předchozích částech našeho seriálu, si i u tohoto nového interního dokumentu uvedeme pár příkladů, podle nichž lze nepřímo odvozovat povinnost účetních jednotek vytvořit vnitropodnikovou směrnici k uvedené oblasti.
 
Každý účetní pracovník dobře zná ustanovení § 3 odst. 1 zákona o účetnictví, podle něhož (zjednodušeně) „účetní jednotky účtují podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, a to do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí, přičemž o veškerých nákladech a výnosech účtují bez ohledu na okamžik jejich zaplacení nebo přijetí.“
 
Tato skutečnost je pak upravena zejména ustanoveními Českého účetního standardu č. 019 Náklady a výnosy. Podle odstavce 6.5. „účetní jednotka stanoví postup při časovém rozlišení nákladů a výnosů a nesmí jej každoročně měnit. Ke změně může dojít jen zcela výjimečně, přičemž je nutno postupovat podle ustanovení § 7 odst. 4 zákona o účetnictví.“
 
Je zřejmé, že tento postup účetní jednotka stanoví formou vnitropodnikové směrnice. V rámci časového rozlišení nákladů a výnosů je samozřejmě nutno do vnitropodnikové směrnice zahrnout také otázku dohadných položek, protože ta se od klasických účetních postupů liší jen v tom, že není v okamžiku účtování přesně známa výše (částka) účtované skutečnosti.
 
K této směrnici směřuje pak Pokyn GFŘ č. D-6 k § 23 odst. 2 zákona o daních z příjmů, který nepřímo účetním jednotkám ukládá ve vnitropodnikové směrnici stanovit nevýznamné a pravidelně se opakující daňové výdaje, popř. příjmy, které podle předpisů upravujících účetnictví není nutno časově rozlišovat, a dále určit případy, kdy nelze tento postup uplatnit a kdy je nutno použít řešení pomocí dohadných položek.

Časové rozlišování nákladů a výnosů ve společnosti Obal, s.r.o. pro účetní období 2014

Název účetní jednotky: Obal, s.r.o.
Datum vydání směrnice: 31. 12. 2013
Účinnost: 1. 1. 2014
Vypracoval: Lenka Jirsáková
Schválil: Miloš Novák, jednatel
 
1. Úvodní ustanovení
Společnost Obal, s.r.o. účtuje v souladu s ustanovením § 3 odst. 1 zákona o účetnictví podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisejí (tzv. akruální princip). Na základě Českého účetního standardu č. 19 Náklady a výnosy stanovuje společnost touto vnitropodnikovou směrnicí zásady pro účtování nákladů a výnosů a pro jejich časové rozlišování v účetní jednotce Obal, s.r.o. Tato směrnice je závazná pro společnost Obal, s.r.o. a pro všechny její zaměstnance.
 
Vnitropodniková směrnice je k dispozici každému zaměstnanci v elektronické podobě na serveru společnosti Obal, s.r.o. – přístup do složky Company/Firma/Interní směrnice. V případě aktualizace směrnice jsou jednatelé společnosti povinni zajistit seznámení všech zaměstnanců s těmito změnami. Podle ustanovení § 18 zákoníku práce společnost Obal, s.r.o. používá ve všech příslušných vnitropodnikových směrnicích a smluvních dokumentech takové formulace, aby nemohli být zaměstnanci různým výkladem poškozeni.
 
2. Zásady účtování nákladů a výnosů
Náklady a výnosy se ve společnosti Obal, s.r.o. zachycují podle těchto zásad:

• Náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí. Za dodržení této zásady odpovídá hlavní účetní. V případě sporných účetních záznamů rozhoduje o jejich účtování finanční ředitel.
• Opravy účtování nákladů nebo výnosů minulých účetních období, které nejsou významné, se účtují na účtech nákladů a výnosů, kterých se tyto opravy týkají.
• Opravy účtování nákladů nebo výnosů minulých účetních období, kdy jde o významnou částku, se účtují prostřednictvím účtu 426 – Jiný výsledek hospodaření minulých let a vykazují se v položce A.IV.3 pasiv Rozvahy. Za významnou částku se ve společnosti Obal, s.r.o. považují takové opravy, jejichž výše dosahuje alespoň částky 100.000 Kč. Tyto opravy provádí hlavní účetní a musí být odsouhlaseny finančním ředitelem.
• Náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se zachycují do výnosů běžného účetního období. O těchto skutečnostech účtuje finanční účetní, která musí informovat hlavní účetní. Případné daňové ošetření těchto případů je v odpovědnosti finančního ředitele.

3. Výjimky z časového rozlišení nákladů a výnosů
V souladu s Pokynem GFŘ č. D-6 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona o daních z příjmů se v případě nevýznamných a pravidelně se opakujících výdajů a příjmů, které není nutno dle účetních předpisů časově rozlišovat, tyto výdaje a příjmy časově nerozlišují ani z daňového hlediska. Toto pravidlo platí ale pouze u takových nevýznamných příjmů a výdajů, které se časově rozlišují jen mezi dvěma obdobími, jejich ponecháním v nákladech či výnosech není dotčen účel časového rozlišení, nejde u nich o záměrné upravování výsledku hospodaření a jde o pravidelně se opakující částky.
 
Kromě dále vyjmenovaných položek se ostatní účetní záznamy prověřují z hlediska akruálního principu. Za časové rozlišení odpovídá hlavní účetní.
 
3.1. Nevýznamné částky, které se časově nerozlišují
Ve společnosti Obal, s.r.o. se časově nerozlišují náklady nepřesahující hodnotu 10.000 Kč týkající se nákladů za:

• nákupy vánočních a novoročních přání a kalendářů,
• kancelářské potřeby a další spotřební materiál na úklid a údržbu a pohonné hmoty, které byly nakoupeny před koncem běžného účetního období a byly podle interní směrnice účtovány přímo do spotřeby (nákladů).

V případě, kdy částka nákupů za výše uvedené položky překročí stanovený limit, nebo v případech, kdy by se jednalo o zařazení většího rozsahu drobného hmotného nebo nehmotného majetku do používání, případně nájemné placené předem, postupuje společnost Obal, s.r.o. podle ustanovení Českého účetního standardu pro podnikatele č. 017 Zúčtovací vztahy a bude tyto výdaje (náklady) účtovat do účetních období, s nimiž časově souvisejí.
 
3.2. Pravidelně se opakující položky bez ohledu na jejich velikost
Ve společnosti Obal, s.r.o. se za pravidelně se opakující položky, které se časově nerozlišují, považují úhrady za služby auditorské firmy ověřující účetnictví uplynulého účetního období.
 
Výše uvedený postup nelze použít v případech:

• účtování s pomocí dohadných položek – konkrétně u plateb za spotřebu elektrické energie, plynu, vodného a stočného,
• účtování nájemného (včetně leasingu).

4. Časové rozlišení z účetního pohledu
Kromě zkoumání formální a věcné správnosti, upravené ve směrnici „Oběh a přezkušování účetních dokladů ve společnosti Obal, s.r.o.“, musí být každý účetní doklad posouzen také z hlediska věcné a časové příslušnosti. Pokud se účetní doklad týká jiného účetního období (kalendářního roku), než ve kterém je vystaven, pak pracovníci, kteří tento doklad vystavují nebo přezkušují, musí tuto skutečnost na doklad výslovně uvést, pokud z něj již jednoznačně nevyplývá.
 
Finanční účetní pak odpovídá za jeho zaúčtování do správného účetního období využitím techniky časového rozlišení, případně jiného vhodného způsobu. Časového rozlišení bude použito vždy, když je známo, k jakému období se účetní případ vztahuje a jaká je jeho přesná výše (částka) a věcné vymezení (jakého účelu se účetní doklad týká). Odpovědnost za dodržování výše uvedených zásad má hlavní účetní, v případě sporných položek má rozhodovací pravomoc finanční ředitel.
 
Položky časového rozlišení podléhají inventarizaci, při níž se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.
 
4.1. Náklady příštích období – účet 381
Tento účet slouží pro účtování výdajů běžného účetního období, které budou náklady v příštím období. Zúčtování (rozpuštění) nákladů příštích období na příslušný nákladový účet se provede v tom účetním období, s nímž časově rozlišené náklady věcně souvisejí.
 
Ve společnosti Obal, s.r.o. se účtování o nákladech příštích období týká zejména těchto položek:

• nájemné dle nájemní smlouvy placené předem na část dalšího (případně dalších) účetního období,
• předplatné Hospodářských novin a odborné literatury,
• akontace u finančního leasingu,
• reklamní a propagační předměty pořízené v běžné účetním období a využité až v následujícím období,
• dálniční známky pro následující účetní období,
• pojistné placené předem a vztahující se k následujícím účetním obdobím,
• zařazení většího rozsahu drobného hmotného nebo nehmotného majetku do používání před koncem běžného účetního období.

4.2. Výdaje příštích období – účet 383
Tento účet slouží k účtování nákladů, které souvisejí s běžným účetním obdobím, ale výdaj s nimi spojený bude proveden až v následujících účetních obdobích.
 
Ve společnosti Obal, s.r.o. se účtování o výdajích příštích období týká zejména těchto položek:

• nájemné placené pozadu (zpětně),
• bankovní poplatky za běžné období uhrazené v následujícím období,
• nákupy nejrůznějších služeb vztahujících se k běžnému účetnímu období, pokud je jejich úhrada požadována až v následujících účetních obdobích (přepravní služby, cestovní náhrady a další),
• prémie a odměny vztahující se k běžnému účetnímu období, pokud budou vyplaceny až v následujících účetních obdobích.

4.3. Výnosy příštích období – účet 384
Tento účet slouží k účtování příjmů běžného období, které věcně patří do výnosů následujících účetních obdobích. Jejich zúčtování do výnosů se provede v období, s nímž věcně souvisejí.
 
Ve společnosti Obal, s.r.o. se účtování o výnosech příštích období týká zejména nájemného za následující účetní období přijatého předem v běžném účetním období.
 
4.4. Příjmy příštích období – účet 385
Tento účet slouží k účtování částek, které věcně patří do výnosů běžného období, ale ke dni účetní závěrky nebyly inkasovány ani nebyly vyúčtovány jako pohledávka.
 
Ve společnosti Obal, s.r.o. se účtování o příjmech příštích období týká zejména provedených prací a služeb, které nebyly k rozvahovému dni dosud vyúčtované.
 
5. Časové rozlišení z daňového pohledu
Společnost Obal, s.r.o. vychází při časovém rozlišování a jeho dopadu na daň z příjmů zásadně z účetního časového rozlišení, tedy aplikuje akruální princip.
 
V případech upravených Pokynem GFŘ č. D-6 k § 23 odst. 2, tedy u nevýznamných a pravidelně se opakujících daňových výdajů, popř. příjmů, které podle předpisů upravujících účetnictví není nutno časově rozlišovat, se při dodržení podmínek pro uplatnění tohoto postupu řídí společnost Obal, s.r.o. právním názorem správce daně. To znamená, že pro účely stanovení základu daně z příjmů považuje společnost takovéto výdaje za daňové výdaje, popř. příjmy, u nichž byla dodržena věcná a časová souvislost.
 
6. Dohadné položky
Když nejsou u účetních případů ve společnosti Obal, s.r.o. splněny všechny podmínky pro zaúčtování na účtech časového rozlišení, používá v souladu s účetními a daňovými předpisy účetní jednotka účtování na dohadných účtech aktivních nebo pasivních. Tedy v případech, kdy nemá účetní jednotka Obal, s.r.o. k dispozici faktury a jiné prvotní doklady vztahující se k nákladům nebo výnosům běžného účetního období, a jsou známy skutečnosti, že tyto náklady nebo výnosy vznikly.
 
Podklady pro účtování dohadných položek předávají příslušní vedoucí pracovníci v průběhu účetní závěrky hlavní účetní, která je odpovědná za prověření a přepočet těchto dohadných položek a jejich zaúčtování do ekonomického a informačního systému POHODA.
 
Pro stanovení výše dohadných položek se používají ve společnosti Obal, s.r.o. tyto postupy:

• odborné odhady,
• přepočty podle stavu elektroměrů, vodoměrů a plynoměrů,
• informace o obdobných údajích z minulých účetních období a jejich parametrické porovnání s odpovídajícími položkami běžného účetního období.

Při stanovení hodnotové výše dohadných položek se přitom používají hodnoty z dostupných dokumentů, jako jsou smlouvy, dohody, číselníky obvyklých cen, údaje z předchozích dodávek apod.

6.1. Dohadné účty aktivní – účet 388
Společnost Obal, s.r.o. v souladu s platnými účetními předpisy účtuje o dohadných účtech aktivních v těchto případech:

• pohledávky za pojišťovnou za pojistným plněním v případech, kdy nebylo pojistné plnění dosud poskytnuto a kdy pojišťovna ke konci rozvahového dne nepotvrdila konečnou výši pojistné náhrady,
• pohledávky za zaměstnanci z titulu náhrad škod a manka, nebyl-li spor o výši škody nebo manka dosud ukončen.

6.2. Dohadné účty pasivní – účet 389
Společnost Obal, s.r.o. v souladu s platnými účetními předpisy účtuje o dohadných účtech pasivních v těchto případech:

• náhrady mezd za nevyčerpané dovolené, pokud na ně vznikl zaměstnanci nárok na základě § 222 odst. 2 zákoníku práce a budou proplaceny v následujícím účetním období,
• nevyfakturované dodávky, tedy účtování o dodávkách zboží a služeb, které byly již poskytnuty a ke kterým k rozvahovému dni nebyly k dispozici faktury s přesnou částkou,
• nákladové úroky, jejichž vyúčtování účetní jednotka neobdržela do konce účetního období,
• dluhy k úhradě z titulu odpovědnosti za způsobené škody v případech, že nebyla výše škody do konce účetního období vyčíslena.

Dne 31. 12. 2013                                                                        

 
 
Související články:
Vnitropodnikové směrnice – 1. část
Vnitropodnikové směrnice – 2. část
Vnitropodnikové směrnice – 3. část
Vnitropodnikové směrnice – 4. část
Vnitropodnikové směrnice – 5. část
Vnitropodnikové směrnice – 6. část
Vnitropodnikové směrnice – 8. část
Vnitropodnikové směrnice – 9. část
Vnitropodnikové směrnice – 10. část
Vnitropodnikové směrnice – 11. část
Vnitropodnikové směrnice – 12. část
Vnitropodnikové směrnice – 13. část
Vnitropodnikové směrnice – 14. část
Vnitropodnikové směrnice – 15. část
Vnitropodnikové směrnice – 16. část