Ve druhé části seriálu věnovanému vnitropodnikovým směrnicím účetních jednotek se budeme zabývat směrnicí, jejímž obsahem je popis způsobu, jakým je nastaven v naší „modelové“ společnosti Obal, s.r.o. firemní informační systém. Tedy informace o tom, jaký používá společnost program na zpracování účetní agendy, s jakými pracuje účetními knihami a další podobné základní informace.
 
Domnívám se, že je našim čtenářům jasné, že tyto informace jsou nezbytné jak pro pracovníky firmy, kteří účetní informace vytvářejí nebo s nimi pracují, tak i pro externí kontrolní orgány. A to zejména z těch důvodů, že auditor nebo jiný kontrolní orgán má za úkol posoudit, zda účetní systém a jeho dílčí agendy svým nastavením a používáním splňují požadavky na úplnost a průkaznost vedení účetnictví, alespoň v tom rozsahu, jak je definováno základními účetními a daňovými právními normami.

Systém zpracování účetních informací společnosti Obal, s.r.o. pro účetní období 2014

Název účetní jednotky: Obal, s.r.o.
Datum vydání směrnice: 31. 12. 2013
Účinnost: 1. 1. 2014
Vypracoval: Lenka Jirsáková
Schválil: Miloš Novák, jednatel
 
1. Používaný účetní program
Společnost Obal, s.r.o. používá pro zpracování účetních, prodejních, skladových i mzdových agend síťovou verzi komplexního účetního a ekonomického systému POHODA a dále systém TAX pro zpracování daňových přiznání. Komplexnost systému POHODA spočívá v tom, že všechny účetní a ekonomické agendy jsou vzájemně propojeny a je mezi nimi úzká návaznost.
 
Dodavatelem obou těchto systémů je firma STORMWARE, s.r.o., sídlem Za Prachárnou 45, 586 01 Jihlava, IČ 25313142, DIČ CZ25313142.
 
Účetní systém POHODA splňuje požadavky zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění. Pro vedení účetnictví jsou v programu podporovány potřebné účetní doklady, zápisy a účetní knihy v rozsahu potřeb malých a středních podnikatelských subjektů.
 
Účetní systém POHODA splňuje požadavky zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, s ohledem na náležitosti daňových dokladů, výpočtů daně z přidané hodnoty a zpracování a vytištění daňových přiznání a evidence záznamů o přijatých a uskutečněných zdanitelných plnění v rozsahu a členění požadovaných zákonem.
 
Účetní systém POHODA respektuje požadavky zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Umožňuje rozlišování nákladových a výnosových účtů na daňové a nedaňové. Ze systému POHODA je možno samostatně vystavit podklady pro přiznání k dani z příjmů právnických osob. Systém TAX umožňuje načíst vstupní data z programu POHODA a zpracovat daňová přiznání včetně tisku výstupních tiskopisů, a to i v elektronické podobě určené pro přímé odeslání správci daně.
 
Za nastavení účetního systému a jeho správné používání zodpovídá hlavní účetní ve spolupráci se správcem sítě – IT. Aktualizace systému POHODA v průběhu účetního období jsou prováděny dodavatelem automaticky, hlavní účetní pak zodpovídá za sledování a kontrolu správných a aktuálních parametrů programu.
 
2. Projekčně programová dokumentace a uživatelská příručka
Společnost STORMWARE, s.r.o. společně s programem POHODA poskytuje komplexní projekčně programovou dokumentaci ve formě Online uživatelské příručky, dostupné na webových stránkách firmy STRORMWARE v sekci STORMWARE/POHODA/Příručka uživatele.
 
Pro interní potřeby společnosti Obal, s.r.o. je k dispozici zjednodušená verze příručky obsahující konkrétní postupy práce s agendami používanými příslušnými útvary firmy Obal, s.r.o. Tato zkrácená uživatelská příručka je přístupná na firemním serveru ve složce Company/Firma/Pohoda/Příručka. Za aktuálnost a úplnost této interní příručky zodpovídá hlavní účetní.
 
3. Uspořádání účetního systému a seznam používaných agend
Ekonomický systém POHODA je uspořádán tím způsobem, že hlavní agenda Účetní deník je vytvářena automaticky při zápisech a opravách prvotních dokladů vytvářených ve všech souvisejících agendách.

Společnost Obal, s.r.o. využívá při vedení účetnictví následující agendy:

• FAKTURACE – sekce Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní závazky, Příkazy k úhradě
• ÚČETNICTVÍ – Banka, Pokladna, Interní doklady, Saldo, Uzávěrka
• SKLADY – Zásoby, Pohyby, Příjemky, Výdejky
• MZDY – Personalistika, Mzdy
• JÍZDY – Vozidla, Knihy jízd, Cestovní příkazy
• MAJETEK – Majetek, Drobný majetek, Leasingový majetek
• ADRESÁŘ

 
4. Účtový rozvrh společnosti Obal, s.r.o. pro rok 2014
Společnost Obal, s.r.o. účtuje podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, a dále dle prováděcí vyhlášky k zákonu o účetnictví č. 500/2002 Sb. a Českých účetní standardů (ČÚS). Společnost vede účetnictví v plném rozsahu, účetním obdobím je kalendářní rok.  

Účtový rozvrh je vytvořen na základě směrné účtové osnovy. V rámci syntetických účtů používá účetní jednotka analytické účty pro sledování jednotlivých dalších hledisek, která nejsou zohledněna přímo syntetickými účty účtového rozvrhu. Účtový rozvrh je koncipován tak, aby z označení jednotlivých syntetických a analytických účtů vyplývala jasně jejich obsahová náplň. V případě rozhodování o tom, které účetní případy mají být účtovány na které analytické účty, má nedílnou pravomoc hlavní účetní, která je rovněž odpovědná za to, že účetní zápisy podávají jasný a nezkreslený obraz o stavu majetku a závazků společnosti Obal, s.r.o.
 
Aktuální účtový rozvrh společnosti Obal, s.r.o. pro rok 2014 je uveden v příloze č. 1 této směrnice. Tento účtový rozvrh je archivován společně s účetní závěrkou společnosti za rok 2014.
 
5. Používané účetní knihy společnosti Obal, s.r.o. pro rok 2014
 
5.1. Účetní deník
Účetní deník zachycuje všechny účetní zápisy (doklady) řazené chronologicky. Účetní deník společnosti Obal, s.r.o. obsahuje následující údaje:

• datum účetního případu,
• číslo účetního dokladu,
• zdroj – zkratku prvotního dokladu,
• popis účetního případu,
• účtovací předpis – strany MD a Dal,
• částku v českých korunách, případně i částku v cizí měně.

 
5.2. Hlavní kniha
Hlavní kniha zachycuje všechny účetní zápisy řazené podle syntetických, případně i analytických účtů. Hlavní kniha společnosti Obal, s.r.o. zahrnuje následující údaje:

• číslo účtu,
• název účtu,
• účetní období,
• počáteční stav MD,
• počáteční stav Dal,
• obraty za účetní období na MD,
• obraty za účetní období na Dal,
• konečný stav MD,
• konečný stav Dal.

 
5.3. Obratová předvaha
Obratová předvaha zachycuje souhrnné pohyby na jednotlivých syntetických nebo analytických účtech za účetní období, zahrnuje následující údaje:

• číslo účtu,
• název účtu,
• počáteční stav MD,
• počáteční stav Dal,
• obraty za MD,
• obraty za Dal,
• konečný stav MD,
• konečný stav Dal.

 
5.4. Rozvaha
Rozvaha zachycuje souhrnné pohyby na jednotlivých rozvahových syntetických nebo analytických účtech za účetní období v rozdělení na účty aktiv a pasiv. Zahrnuje následující údaje:

• číslo účtu,
• název účtu,
• počáteční stav,
• obraty za účetní období na MD,
• obraty za účetní období na Dal,
• obraty rozdíl,
• konečný stav.

 
5.5. Výsledovka
Výsledovka zachycuje souhrnné pohyby na jednotlivých syntetických nebo analytických účtech výnosů a nákladů za účetní období v rozdělení na výnosy a náklady. Zahrnuje následující údaje:

• číslo účtu,
• název účtu,
• počáteční stav,
• obraty za účetní období na MD,
• obraty za účetní období na Dal,
• obraty rozdíl,
• konečný stav.

 
5.6. Ostatní účetní knihy
Ostatní účetní knihy jsou vytvářeny v přidružených agendách a jedná se o následující knihy:

• kniha pohledávek,
• kniha závazků,
• pokladní kniha,
• kniha bankovních dokladů a výpisů,
• kniha dlouhodobého majetku.

 
6. Používané typy dokladů a číselné řady dokladů společnosti Obal, s.r.o. pro rok 2014
Společnost Obal, s.r.o. vytváří pro jednotlivé typy účetních dokladů samostatné číselné řady. Číslování dokladů se provádí tak, že číslo dokladu je tvořeno prefixem řady a pořadovým číslem příslušného dokladu.
 
Pro účetní období 2014 používá účetní jednotka následující typy a číselné řady účetních dokladů:

• Vydané faktury – řada 1401
• Ostatní pohledávky – řada 1409
• Přijaté faktury – řada 1411
• Ostatní závazky – řada 1419
• Bankovní výpisy – řada KB01
• Příjmové pokladní doklady – řada HP14
• Výdajové pokladní doklady – řada HV14
• Interní doklady – řada 14IN
• Dlouhodobý majetek – řada 14IM
• Leasingový majetek – řada 14LM

 
7. Náležitosti prvotních dokladů společnosti Obal, s.r.o. pro rok 2014
K tomu, aby mohly být prvotní doklady zapsány do příslušných agend účetního systému POHODA, musí splňovat následující předepsané požadavky na účetní záznamy. Pokud tyto povinné náležitosti neobsahují, jsou vráceny k doplnění.
 
Povinné náležitosti prvotních dokladů:
 
7.1. Dodavatelské doklady
 
7.1.1. Doklady od neplátců DPH:

• označení účetního dokladu – číslo dokladu,
• obsah účetního případu – co je předmětem koupě, na kterou je doklad vystaven,
• označení dodavatele a odběratele – u dokladů za hotové může být odběratel doplněn otiskem razítka společnosti Obal, s.r.o.,
• peněžní částka,
• datum vystavení dokladu,
• podpis osoby odpovědné za účetní případ – přijímacího pracovníka, který si zboží nebo službu objednal,
• podpis osoby odpovědné za zaúčtování – tento podpis je nahrazen průkazným technickým zápisem do účetního systému.

 
7.1.2. Doklady od plátců DPH:

7.1.2.1. Zjednodušený daňový doklad (cena plnění je do 10.000 Kč):

• identifikační údaje plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění,
• DIČ dodavatele,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• rozsah a předmět zdanitelného plnění,
• datum vystavení daňového dokladu,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu,
• sazbu daně z přidané hodnoty,
• výši daně nebo celkovou částku za zdanitelné plnění.

7.1.2.2. Běžný daňový doklad (cena plnění je nad 10.000 Kč):

• označení osoby, která uskutečňuje plnění,
• DIČ osoby, která uskutečňuje plnění,
• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
• DIČ osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• rozsah a předmět plnění,
• den vystavení daňového dokladu,
• den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně v české měně.

Dále musí daňový doklad obsahovat rovněž:

• odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH nebo jiného předpisu, jde-li o plnění osvobozené od daně,
• výraz „vystaveno zákazníkem“, je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,
• výraz „daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Daňový doklad nemusí obsahovat:

• DIČ odběratele, pokud mu nebylo přiděleno,
• jednotkovou cenu bez daně, pokud vznikla povinnost přiznat daň ke dni přijetí úplaty,
• sazbu daně a výši daně, jde-li o:

  • plnění osvobozené od daně nebo
  • je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Dne 31. 12. 2013                                                                        

Příloha č. 1: Účtový rozvrh společnosti Obal, s.r.o. pro rok 2014

Související články:
Vnitropodnikové směrnice – 1. část
Vnitropodnikové směrnice – 3. část
Vnitropodnikové směrnice – 4. část
Vnitropodnikové směrnice – 5. část
Vnitropodnikové směrnice – 6. část
Vnitropodnikové směrnice – 7. část
Vnitropodnikové směrnice – 8. část
Vnitropodnikové směrnice – 9. část
Vnitropodnikové směrnice – 10. část
Vnitropodnikové směrnice – 11. část
Vnitropodnikové směrnice – 12. část
Vnitropodnikové směrnice – 13. část
Vnitropodnikové směrnice – 14. část
Vnitropodnikové směrnice – 15. část
Vnitropodnikové směrnice – 16. část
Vzorový účtový rozvrh pro podnikatele