Ve třinácté části seriálu o vnitropodnikových směrnicích se budeme zabývat směrnicí, která upravuje oblast hotovostních pokladen. Na rozdíl od vzorových směrnic zpracovaných v předchozích částech není povinnost vypracovat směrnici k pokladní hotovosti přímo ani nepřímo upravena v žádných legislativních normách. Nicméně z toho důvodu, že se jedná o záležitost spojenou s relativně vysokým nebezpečím přímých škod, je nutno mít v každé firmě vytvořeny základní principy a pravidla pro práci s hotovostí, a to zejména z bezpečnostního hlediska.
 
Každá účetní jednotka si proto stanoví v interní směrnici základní povinnosti, pravidla chování příslušných odpovědných pracovníků a náležitosti práce s tuzemskou peněžní hotovostí, práci se zahraničními měnami, ceninami a šeky.

Směrnice pro práci s pokladní hotovostí ve společnosti Obal, s.r.o. pro účetní období 2015

Název účetní jednotky: Obal, s.r.o.
Datum vydání směrnice: 31. 12. 2014
Účinnost: 1. 1. 2015
Vypracoval: Lenka Jirsáková
Schválil: Miloš Novák, jednatel
 
1. Úvodní ustanovení
Společnost Obal, s.r.o. stanovuje touto směrnicí základní pravidla pro manipulaci s peněžní hotovostí a ceninami v hlavní pokladně a pobočných pokladnách.
 
Při práci s pokladní hotovostí se společnost Obal, s.r.o. řídí ustanoveními zákona o účetnictví a Českého účetního standardu č. 016 a rovněž ustanoveními zákona č. 136/2011 Sb., o oběhu bankovek a mincí, prováděcí vyhlášky č. 274/2011 Sb., zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, zákona č. 280/2009 Sb., § 97 odst. 1 (povinnost vedení průběžné evidence plateb v hotovosti), a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.
 
Tato směrnice je závazná pro společnost Obal, s.r.o. a pro všechny její zaměstnance.
 
Vnitropodniková směrnice je k dispozici každému zaměstnanci v elektronické podobě na serveru společnosti Obal, s.r.o. (přístup do složky Company/Firma/Interní směrnice). V případě aktualizací směrnice jsou jednatelé společnosti povinni zajistit seznámení všech zaměstnanců s těmito změnami. Podle ustanovení § 18 zákoníku práce společnost Obal, s.r.o. používá ve všech příslušných vnitropodnikových směrnicích a smluvních dokumentech takové formulace, aby nemohli být zaměstnanci různým výkladem poškozeni.
 
2. Vymezení jednotlivých pokladen v rámci organizačního začlenění
 
2.1. Hlavní pokladna
Hlavní pokladna společnosti Obal, s.r.o. je začleněna do útvaru finančního ředitele. Pokladní z provozních důvodů pracuje vedle kanceláře fakturace, kde probíhá i prodej zákazníkům za hotové. V této kanceláři pokladní používá jen příruční trezor, ve kterém má jen nezbytně nutné množství peněz pro vyplácení běžných provozních výdajů (viz limity v bodě 5 této směrnice). Větší hotovost nad stanovený limit ihned odnáší pokladní do bezpečnostního trezoru, který je umístěn v prvním nadzemním podlaží sídla společnosti v ulici Truhlářská 25, 400 01 Ústí nad Labem, v místnosti pomocného archivu.
 
Pokladní je přímo podřízena finančnímu řediteli společnosti. Po dobu dlouhodobé nepřítomnosti pokladní její funkci v rozsahu nezbytně nutných úkonů zajišťuje mzdová účetní společnosti. Za dlouhodobou nepřítomnost se pro účely této směrnice považuje čerpání dovolené, nemoc nebo účast na školení či služební cesta.
 
Pokladní i mzdová účetní mají pro výkon práce s peněžní hotovostí uzavřeny dohody o hmotné odpovědnosti podle ustanovení § 252 zákoníku práce. Pro případy vyplácení hotovostních mezd zaměstnanců společnosti Obal, s.r.o. mají obě pracovnice rovněž uzavřenu dohodu o mlčenlivosti o utajovaných skutečnostech v rámci společnosti.
 
2.2. Pobočné pokladny
Pobočné pokladny jsou organizačně začleněny do útvarů řízených jednotlivými vedoucími provozoven v Děčíně, Teplicích a Lovosicích a jsou umístěny v prodejních kancelářích na těchto provozovnách. Činnost pokladen je zde zajišťována fakturantkami jednotlivých provozoven. Tyto fakturantky jsou přímo podřízeny vedoucímu příslušné provozovny. V případě dlouhodobé nepřítomnosti pokladních jejich funkce v rozsahu nezbytně nutných úkonů zajišťují vedoucí provozoven. Vedoucí provozoven a pokladní – fakturantky mají pro výkon práce s peněžní hotovostí uzavřeny dohody o hmotné odpovědnosti podle ustanovení § 252 zákoníku práce. Pro případy vyplácení hotovostních mezd zaměstnancům společnosti Obal, s.r.o. mají pokladní rovněž uzavřenu dohodu o mlčenlivosti o utajovaných skutečnostech v rámci společnosti.
 
Mezi pokladními a pracovníky, kteří je v jejich nepřítomnosti zastupují, se pokladní agenda vždy předává formou písemného předávacího protokolu.
 
Odpovědnost za sepsání a uzavření dohod o hmotné odpovědnosti a dohod o mlčenlivosti o utajovaných skutečnostech s pokladními a jejich zastupujícími má jednatelka společnosti Obal, s.r.o. Mgr. Petra Smutná. Obě formy dohod musí být s pokladními a zastupujícími pokladními sjednány nejpozději v den, kdy jsou pokladním svěřeny pokladní hotovosti a ceniny k vyúčtování podle ustanovení § 252 zákoníku práce.
 
3. Provozní doba jednotlivých pokladen
Ve společnosti Obal, s.r.o. je provozní doba hlavní pokladny od 8:00 do 15:00 hodin s polední přestávkou od 12:00 do 12:30 hodin. V době mezi 7:30 a 8:00 hodinami probíhá příprava na další činnosti spojené s provozem hlavní pokladny a v době od 15:00 do 15:30 hodin vyúčtování denních tržeb hlavní pokladny.
 
V jednotlivých provozovnách v Děčíně, Teplicích a Lovosicích je provozní doba pokladen shodná s prodejní dobou provozoven. Vedoucí provozoven jsou povinni zajistit uložení peněžních prostředků přijatých do pobočných pokladen a tyto prostředky při dosažení limitu podle bodu 5 této směrnice složit na běžný účet společnosti Obal, s.r.o. v nejbližší pobočce peněžního ústavu (Komerční banky, a.s.) od příslušného sídla provozovny. Doklady k vyúčtování pokladní hotovosti jsou vedoucí provozoven povinni minimálně dvakrát týdně předložit nebo jiným způsobem doručit hlavní účetní v sídle společnost v Ústí nad Labem.
 
4. Zásady pro přepravu a úschovu hotovosti a cenin
 
4.1. Přeprava peněžní hotovosti
Pro přepravu peněžní hotovosti z pokladny do banky nebo obráceně platí pravidla, která jsou stanovena podle podmínek pojišťovny:

• částky do výše 50.000 Kč může pokladní přepravovat sama, řádně uložené v neprůhledné, pevné tašce – cestu vykoná služebním vozidlem, bez zastávek, nejkratší možnou trasou a k nejbližší pobočce bankovního ústavu (Komerční banky, a.s.),
• částky v limitu 50.000 Kč až 200.000 Kč vykoná pokladní v doprovodu dalšího pracovníka – řidiče, hotovost je uložena ve speciálním, bezpečnostním kufru,
• částky nad 200.000 Kč vykoná v doprovodu ozbrojeného pracovníka bezpečnostní agentury, hotovost je uložena ve speciálním, bezpečnostním kufru.

Za dodržení předepsaných pravidel odpovídá pokladní, pokud by tato pravidla nebyla dodržena a došlo ke zcizení hotovosti během přepravy, bude škoda vymáhána na pokladní.
 
4.2. Úschova peněžní hotovosti
Pro běžné platební a inkasní operace do limitu upraveného v bodě 5 této směrnice používají pokladní příruční kovový uzamykatelný trezor. Hotovost nad limit se ihned ukládá do bezpečnostního ohnivzdorného trezoru. Tento trezor je vždy uzamčen kromě případů uložení nebo vybrání hotovosti do příručního trezoru nebo k přepravě z a do banky. Za uzamykání trezoru odpovídá pokladní společnosti Obal, s.r.o. Ta do hlavního trezoru po ukončení provozních hodin pokladny zamyká i příruční trezor s hotovostí. Klíče jsou ve dvojím vyhotovení, jedny klíče má stále pokladní, duplikáty klíčů jsou zamčeny a zapečetěny v zabudovaném malém trezoru v kanceláři jednatelů společnosti.
 
Dveře do místnosti, v níž je umístěn hlavní trezor, jsou bezpečnostní, zamykatelné a v místnosti nejsou okna. Celá budova je pak chráněna bezpečnostním zařízením napojeným na pult centrální ochrany bezpečnostní služby.
 
5. Pokladní limity
Společnost Obal, s.r.o. vyhlašuje touto směrnicí maximální možné limity hotovosti, které je povoleno mít v pokladně po skončení pracovního dne pokladny:

• hlavní trezor – hotovost 500.000 Kč,
• příruční pokladny – hotovost 30.000 Kč,
• stravenky – ve výši dvouměsíční průměrné spotřeby.

Hotovost překračující stanovené limity je nutné odvést na bankovní účet, výjimkou je situace, kdy byla hotovost přijata v době, kdy už není možno odvést peněžní prostředky na bankovní účet.
 
6. Příjmy a výdeje hotovosti
 
6.1. Příjem hotovosti do pokladny za prodej zboží
V případě prodejů zboží odběratelům za hotové přebírá pokladní hotovost od odběratelů na základě faktur za hotové vystavených fakturačním oddělením. Inkaso hotovosti rovnou páruje v ekonomickém a účetním systému POHODA v agendě Pokladna.
 
6.2. Ostatní příjmy do pokladny
Pokladní přijímá peněžní prostředky od zaměstnanců jako vratky vyúčtovaných záloh na drobné nákupy a poštovné, platby za stravenky, platby za prodej vlastního zboží zaměstnancům za hotové, úhrady manka a škod v hotovosti, splátky půjček zaměstnancům a další.
 
6.3. Příjem hotovosti převodem z bankovního účtu
V případě většího výběru hotovosti, než jaký umožňuje výběr z bankomatu, zajišťuje finanční ředitel v souladu s podmínkami banky pro čerpání peněžní hotovosti potřebné výběry z bankovního účtu pro potřeby společnosti. Přitom postupuje podle zásad upravených pro přepravu hotovosti touto směrnicí.
 
6.4. Příjem hotovosti výběrem z bankomatů
Ve společnosti Obal, s.r.o. jsou držiteli platebních karet pro výběr hotovosti z bankomatů pouze jednatelé společnosti. V případě menšího výběru hotovosti do limitu pro čerpání z bankomatů předkládá finanční ředitel jednatelům požadavek na výběr peněžní hotovosti pro potřeby společnosti z bankomatu. Jednatelé provedou výběr prostředků a tyto předávají přímo pokladní společnosti. Přitom postupují podle zásad upravených pro přepravu hotovosti touto směrnicí.
 
6.5. Výdeje peněžní hotovosti
Pokladní provádí úhrady záloh na drobný nákup a poštovné, proplácení cestovních příkazů, úhrady závazků za nákup zboží, materiálu nebo služeb od dodavatelů v hotovosti. Dále provádí úhrady doplatků mezd zaměstnanců, zejména z dohod o provedení práce (společnost Obal, s.r.o. vyplácí čisté mzdy zaměstnancům převážně na jejich soukromé bankovní účty).
 
6.6. Převody nadlimitní peněžní hotovosti na bankovní účet společnosti
Pokladní zajišťuje odvod přebytečné hotovosti na bankovní účet v souladu se zásadami pro přepravu peněz stanovenými touto směrnicí.
 
6.7. Postup při příjmu a výdeji hotovosti
V případě příjmů peněz není nutné, aby na příjmových pokladních dokladech byl uveden podpis osoby skládající hotovost do pokladny.
 
Při výdeji hotovosti musí být pokladní doklady vystaveny na jméno příjemce hotovosti. Příjemce, případně jeho zmocněný zástupce, potvrzuje převzetí hotovosti na výdajovém pokladním dokladu svým podpisem. U příjemců hotovosti, kteří nejsou pokladníkovi osobně známi, uvádí pokladník na výdajovém pokladním dokladu jejich identifikační údaje, stejně tak v případě výplaty hotovosti zmocněnému zástupci. V případě zmocněného zástupce se k druhopisu pokladního výdajového dokladu přikládá opis zmocnění k příjmu hotovosti (doklad o plné moci).
 
7. Pokladní doklady
 
7.1. Příjmové pokladní doklady
Společnost Obal, s.r.o. vystavuje příjmové pokladní doklady přímo v ekonomickém programu POHODA. Pro příjmové pokladní doklady používá společnost Obal, s.r.o. jen jednu číselnou řadu. Čísla příjmových pokladních dokladů jsou přidělována systémem podle nastavených číselných řad. Společnost Obal, s.r.o. v případě prodeje zboží nebo služeb za hotové vystavuje na tyto prodeje běžné daňové doklady v agendě Vydané faktury. Příjem hotovosti se pak provádí v agendě Pokladna přes funkci Likvidace příslušných vydaných faktur (daňových dokladů). Účtování příjmových pokladních dokladů probíhá přes nastavené příslušné účetní předkontace. Za nastavení těchto předkontací, jejich kontrolu a aktualizaci je ve společnosti Obal, s.r.o. odpovědna hlavní účetní.
 
Příjmové pokladní doklady se ze systému POHODA tisknou ve dvou kopiích. Jedna kopie se předává osobě skládající hotovost, druhou kopii zakládá pokladník do složky.
 
7.2. Výdajové pokladní doklady
Ve společnosti Obal, s.r.o. se používají dvě číselné řady výdajových pokladních dokladů.
 
První číselná řada slouží pro doklady o nákupu zboží, materiálu a služeb za hotové. U této číselné řady pokladní zejména rozúčtovává základy daně a daň z přidané hodnoty pro účely evidence DPH a kontrolního hlášení. V těchto případech zakládá pokladní do složky vedle výdajových pokladních dokladů jako přílohu originály přijatých daňových dokladů. Pokladní je povinna u všech těchto externích dokladů ověřovat správnost a úplnost jejich náležitostí v souladu se směrnicí pro oběh a přezkušování účetních dokladů ve společnosti Obal, s.r.o.
 
Druhá číselná řada slouží pro evidenci ostatních výdajů pokladní hotovosti, jako je výdej záloh na drobné nákupy, poštovné, zálohy na mzdu, výplatu hotovostních půjček, cestovních náhrad a podobně.
 
Ekonomický a účetní systém POHODA kontroluje u všech používaných číselných řad vyplnění všech příslušných náležitostí pokladních dokladů, jako je označení pokladního dokladu, popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků (jejich identifikační údaje), výši peněžní částky, datum a čas vyhotovení pokladního dokladu a datum a čas uskutečnění účetního případu. Na vytištěný účetní doklad se pak podepisuje pokladní jako osoba odpovědná za účetní případ. Pokladní minimálně jednou týdně předává složku s kopiemi pokladních dokladů ke schválení jednatelům společnosti Obal, s.r.o., kteří se na pokladní doklady podepisují jako osoby schvalující účetní případ a následně předávají složku finanční účetní, která provádí zaúčtování pokladního dokladu. Finanční účetní podepisuje pokladní doklad jako osoba odpovědná za zaúčtování pokladního dokladu.
 
8. Pokladní kniha a inventarizace pokladní hotovosti
Pokladní kniha se v ekonomickém a účetním systému POHODA zpracovává a aktualizuje automaticky s každým novým pokladním dokladem. Pokladní je povinna každý den kontrolovat zůstatek pokladní hotovosti podle pokladní knihy s fyzickým zůstatkem v pokladně a trezoru. Inventarizace pokladní hotovosti se provádí podle směrnice pro provádění inventarizací ve společnosti Obal, s.r.o.

Dne 31. 12. 2014