Osobní náklady

Jak definujeme osobní náklady? Osobní náklady obsahují mzdové náklady zahrnující příjmy společností obchodních korporací ze závislé činnosti, odměny členům orgánů obchodních korporací, náklady na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, a právě i zákonné a ostatní sociální náklady, a to včetně sociálních nákladů fyzické osoby.

Znamená to tedy, že na příslušných účtech účtové skupiny 52 – Osobní náklady účtujeme o veškerých požitcích zaměstnanců.

Účet 527 – Zákonné sociální náklady

Zaměřme se nejprve na účet 527 – Zákonné sociální náklady. Tento účet je používán těmi účetními jednotkami, které hradí svým zaměstnancům náklady na zlepšení pracovních a sociálních podmínek. Z hlediska daně z příjmů se jedná o daňově uznatelný náklad. A to buď v plné výši, nebo v rámci limitu stanoveného konkrétní účetní jednotkou vnitropodnikovou směrnicí, případně dalšími právními předpisy.

Ve výkazu zisku a ztráty se účet 527 objevuje v části D.2.2. – Ostatní náklady.

Zřejmě nejčastěji se s účtem 527 setkáme při účtování stravenek. Nákup probíhá nejčastěji na fakturu, tzn.:

• Nákup stravenek:
  • hodnota stravenek 213/321,
  • provize 518, 527/321,
  • DPH k provizi 343/321.

Následně je třeba stravenky „rozdat“ zaměstnancům, což se děje buď prostřednictvím prodeje:

• Prodej stravenek zaměstnancům:
  • 55 % z ceny stravenek – daňový výdaj 527/213,
  • 45 % z ceny stravenek – nad limit zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) 528/213.

Nebo prostřednictvím srážky z mezd:

• Úhrada stravenek od zaměstnanců:
  • v hotovosti 211/648 – výnos ve výši 45 % hodnoty stravenek,
  • srážkou ze mzdy 331/648 – výnos ve výši 45 % hodnoty stravenek.

Zde je třeba upozornit na fakt, že částka 55 % z ceny jednoho jídla v průběhu jedné pracovní směny je daňově uznatelná maximálně do výše 70 % stravného.

Od daně z příjmů jsou podle ZDP osvobozena nepeněžní plnění, která poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci či jeho rodinnému příslušníkovi z fondu kulturních a sociálních potřeb, dále ze sociálního fondu, ze zisku po zdanění nebo na vrub nákladů. V tomto případě ale nejde o náklady na dosažení, zajištění a udržení příjmů.

Těmito náklady se rozumí:

• pořízení služeb či zboží zdravotního, léčebného, hygienického a obdobného charakteru od zdravotnických zařízení,
• pořízení zdravotnických prostředků na lékařský předpis,
• použití vzdělávacích či rekreačních zařízení – při poskytnutí rekreace a zájezdu je od daně osvobozena částka ve výši maximálně 20 000 Kč za zdaňovací období,
• použití zařízení péče o děti předškolního věku včetně mateřské školy podle školského zákona, knihovny zaměstnavatele, tělovýchovných a sportovních zařízení,
• příspěvek na kulturní či sportovní akce,
• příspěvek na tištěné knihy, a to včetně obrázkových knih pro děti (v takových knihách však nesmí reklama přesahovat 50 % plochy).

Vezmeme-li v potaz výše uvedený souhrn, vyplývá z toho, v jakých dalších případech použijeme účet 527:

• nákup a předání pracovního oděvu zaměstnanci 527/321, 211,
• paušální náhrada na udržování pracovního oděvu: 527/211 (používá se rovněž účet 548),
• poskytnutí zájezdu zaměstnanci do výše 20 000 Kč ročně: 527/211,
• poskytnutí zájezdu zaměstnanci – nad 20 000 Kč: 528/211.

Účet 528 – Ostatní sociální náklady

I v případě použití účtu 528 se jedná o úhradu nákladů na zlepšení pracovních a sociálních podmínek na pracovišti. Rozdílem je, že tyto náklady již nejsou daňově uznatelné z hlediska daně z příjmů. Účtování na účtu 528 – Ostatní sociální náklady se i v tomto případě promítne ve výkazu zisku a ztráty v části D.2.2. – Ostatní náklady.

Často jsou prostřednictvím účtu 528 poskytovány zaměstnancům tzv. motivační příspěvky. Těmi se pro účely zákona o daních z příjmů rozumí příspěvek poskytnutý na základě smluvního vztahu žákovi či studentovi připravujícímu se pro poplatníka na výkon profese.

V případě žáka se jedná o částku maximálně 5 000 Kč měsíčně, v případě studenta vysoké školy o částku 10 000 Kč měsíčně. Za motivační příspěvek je tedy možné považovat např. stipendium, příspěvek na stravování, ubytování, vzdělávání ve vzdělávacích zařízeních souvisejících s budoucím výkonem profese, jízdné v prostředcích MHD do místa vzdělávání či pořízení osobních ochranných prostředků a pomůcek poskytnutých žáku či studentovi nad rámec zvláštních právních předpisů.

Účetní operace spojené s účtem 528:

• stipendium a studijní příspěvek zaměstnanci nad rámec daňově účinných nákladů: 528/333,
• pořízení výkonů pro zlepšení pracovních a sociálních podmínek zaměstnanců nad rámec daňově uznatelných nákladů:
  • formou faktury či za hotové: 528/321, 211,
  • ve vlastní režii: 528/586.