Zásady účtování mezd

Vztahy společnosti k zaměstnancům, společníkům a členům družstev z titulu závislé činnosti účtujeme na účtech účtové skupiny 33 – Zúčtování se zaměstnanci a institucemi. Při účtování je třeba důsledně vycházet z platných předpisů upravujících mzdy, zdravotní a sociální pojištění a zdaňování závislé činnosti podle § 6 zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“).

Zaměstnavatel má v souvislosti se zaměstnanci různé náklady. Je třeba ale důsledně rozlišovat, které náklady se týkají pouze mezd a které ostatních výdajů souvisejících se zaměstnanci.

Pokud se jedná o náklady na bezpečnost a ochranu zdraví při práci, hygienické vybavení pracovišť, pracovnělékařské služby, provoz firemních vzdělávacích zařízení, náklady na odborné vzdělávání zaměstnanců, provoz firemních stravovacích zařízení a příspěvky na stravování, účtujeme tyto náklady nikoliv na účty mzdových nákladů, ale na účet 527 – Zákonné sociální náklady, případně na účet 528 – Ostatní sociální náklady.

Použití účtů 521, 522 a 523 v praxi

Na účtu 521 – Mzdové náklady zachycujeme veškeré pracovněprávní nároky zaměstnanců z pracovního poměru nebo z dohod mimo pracovní poměr. O mzdách účtujeme zásadně v hrubých částkách, do nichž musí být zahrnuta i naturální mzda, je-li součástí mzdy. O naturální mzdě se v takovém případě účtuje v cenách obvyklých, které uznává ZDP.

Součástí hrubé mzdy pro účely výpočtu daně ze závislé činnosti mohou být i některé benefity, jež nejsou osvobozeny od daně z příjmů fyzických osob. Jde například o úhradu jízdenek MHD, poskytnutí vozu k soukromým účelům, náhradu cestovních výdajů nad limit, prodej výrobků a služeb zaměstnancům za ceny nižší než obvyklé, příspěvek na přechodné ubytování apod.

Pro účet 521 je doporučováno zřídit analytické účty, například pro případ náhrad mzdy za pracovní neschopnost, nebo na odlišení účtování mezd a dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti. Protiúčtem při účtování hrubých mezd je účet 331 – Zaměstnanci.

Účtování na účtu 521:

1. Zúčtování hrubých mezd zaměstnanců 521/331
2. Náhrada mzdy ve dnech dočasné pracovní neschopnosti 521AÚ/331
3. Předpis závazku na pojistné na sociální zabezpečení a veřejné zdravotní pojištění
   • Srážka ze mzdy zaměstnance 331/336
   • Náklad společnosti 524/336
4. Předpis zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti / srážkové daně z dohod 331/342
5. Předpis ostatních srážek ze mzdy 331/379
6. Výplata čisté mzdy zaměstnancům 331/211, 221

Na účtu 522 – Příjmy společníků obchodní korporace ze závislé činnosti se zachycují veškeré pracovněprávní nároky společníků a členů družstev z pracovního poměru či dohod konaných mimo pracovní poměr.

Stejně jako na účtu 521 jsou zde mzdy účtovány zásadně v hrubých částkách, ve kterých jsou zahrnuty i případné naturální mzdy, a to v cenách obvyklých. Protiúčtem k účtu 522 je účet 366 – Dluhy ke společníkům obchodní korporace ze závislé činnosti, na kterém jsou účtovány dluhy ze závislé činnosti ke společníkům v s. r. o., ke komanditistům komanditních společností a k členům družstev. Tedy dluhy z pracovněprávních vztahů.

Pokud je zaměstnanec současně členem statutárního orgánu společnosti a je-li náplň jeho práce odlišná od obchodního vedení společnosti, a není tedy možné uzavřít s ním klasickou pracovní smlouvu, je nutný souhlas nejvyššího orgánu společnosti a vyjádření kontrolního orgánu společnosti k určení jeho mzdy.

Účtování na účtu 522:

1. Hrubé mzdy společníků a členů družstva – nárok na hrubou mzdu 522/366
2. Zúčtování odměny z dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti společníkům a členům družstva 522/366

Pro účtování odměn členům obchodních korporací využíváme ještě jeden účet, a sice 523 – Odměny členům orgánů obchodní korporace. Zde zachycujeme odměny členů orgánů obchodních korporací, přičemž výše odměny je určena společenskou smlouvou, stanovami, rozhodnutím příslušného orgánu společnosti nebo je předmětem smlouvy mezi členem orgánu a společností.

Nový občanský zákoník stanovuje, že není možné, aby člen statutárního orgánu obchodní korporace vykonával svou funkci rovněž z titulu pracovněprávního poměru. Pro tutéž činnost nemohou být uzavřeny dvě různé smlouvy, takový pracovněprávní poměr pak postrádá důvod.

Základním znakem pracovního práva je, že musí jít o závislou práci, což souběh dvou pracovněprávních poměrů postrádá. V případě, kdy je člen statutárního orgánu sám sobě nadřízeným, nejde o závislou práci, a nemůže tedy dojít ke sjednání pracovního poměru.

Účtování na účtu 523:

1. Nárok na odměnu člena orgánů právnických osob 523/366, 379
2. Srážka zálohy na daň z příjmů z odměny 366, 379/342
3. Odvod zálohy na daň 342/221