Pojem „účetní záznam“ není pouhé neformální označení úkonu (provedení záznamu informačního charakteru) v a pro účetnictví, ale jedná se o poměrně přesně formalizovanou definici, která je zachycena v zákonném předpisu, tj. především v § 33 a násl. zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“).
 
Než se podíváme na vlastní zákonný rámec, jen letmo si připomeneme ze školních let, že tím nejzákladnějším účetním záznamem je účetní doklad nebo, chcete-li, lze to pro zvýraznění napsat též obráceně, že účetní doklad je účetním záznamem.
 
Účetní případ tedy dokládáme účetním dokladem, který následně zaúčtujeme jako hospodářskou operaci do příslušné účetní knihy, a to prostřednictvím účetního zápisu. Pro účetní zápis musíme mít vždy relevantní podklad, tím je právě účetní doklad (např. faktura, pokladní doklad, výpis z bankovního účtu, příjemka a výdejka ze skladu, vnitřní účetní doklad atd.).
 
I onen vlastní účetní zápis, stejně jako zmíněné účetní knihy (např. účetní deník, hlavní kniha, kniha analytických účtů, operativní evidence či kniha podrozvahových účtů), a další „účetní podklady“, které se při vedení účetnictví používají, jsou předmětným účetním záznamem.
 
ZoÚ v § 4 odst. 11 uvádí, že jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů. Takovými účetními záznamy jsou především (kromě již výše uvedených) odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Jednotlivý účetní záznam může být tedy tvořen několika dílčími účetními záznamy (ustanovení o účetních záznamech podle ZoÚ se týkají každého jednotlivého účetního záznamu včetně dílčích účetních záznamů i účetního záznamu vzniklého jejich seskupením).
 
Shrňme tedy, že veškeré skutečnosti, které se týkají vedení účetnictví, se zaznamenávají výhradně přes účetní záznamy. Účetní záznamy musí vést účetní jednotka nejméně v takovém rozsahu, jaký je stanoven zákonem o účetnictví.
 
Z výše uvedeného lze dále dovodit, že účetní jednotky vedou účetnictví jako soustavu účetních záznamů.
 
Podle § 4 odst. 10 ZoÚ mohou účetní jednotky používat, v souvislosti s účetním záznamem, technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví.

Forma a obsah účetního záznamu

U účetního záznamu je třeba mít (v souladu se ZoÚ) na paměti, že:

• účetní záznam vždy musí umožňovat vedení účetnictví,
• informace obsažená v účetním záznamu se označuje jako obsah účetního záznamu,
• konkrétní způsob zaznamenání předmětné informace se označuje jako forma účetního záznamu,
• účetní záznam může mít formu:
  • listinnou – záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
  • technickou – záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod listinnou formu, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
  • smíšenou – záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
• lze provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy,
• výše uvedeným převodem vzniká nový účetní záznam, účetní jednotka je povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě (účetní jednotka předloží při kontrole účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah musí být shodný nebo lze shodnost prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, která s převedeným záznamem pracuje),
• u účetního záznamu označeným jako „S – skartace“ se nevyžaduje předložení původní formy účetního záznamu,
• účetní záznam v technické nebo smíšené formě se skartačním znakem „A“ (neomezené uložení záznamu) nebo „V“ (s číslovkou – vyjadřuje, za kolik let se opět rozhodne, kdy se záznam skartuje či archivuje) musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu.

 
ZoÚ uvádí v § 33 odst. 6, že na všechny formy účetního záznamu se pohlíží stejně. Jsou však připuštěny výjimky – např. úschova a přenos účetního záznamu.
 
Vede-li účetní jednotka účetní záznam ve formě, ve kterém je obsah bez dalšího nečitelný, musí disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením (např. SW) umožňujícím provést převod účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný.
 
ZoÚ nařizuje účetním jednotkám v § 33 odst. 9 povinnost zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením.

Průkaznost účetního záznamu

Za průkazný účetní záznam se považuje pouze ten účetní záznam:

• jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje (např. porovnáním dodaného materiálu na sklad s příjemkou),
• jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů (např. účetní deník zachycuje obsah faktur, pokladních dokladů atp.), nebo
• týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam oprávněné a odpovědné osoby (např. mzdové listy).

V okamžiku, kdy účetní jednotka zjistí, že obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinna považovat tento účetní záznam za neprůkazný (i když splňuje podmínky průkaznosti obsahu dle obsahu jiných průkazných účetních záznamů nebo jde o účetní záznam týkající se pouze skutečností uvnitř jedné účetní jednotky a je k němu připojen podpisový záznam určené osoby).
 
Každý účetní záznam určený k přenosu musí být opatřen vlastnoručním podpisem nebo uznávaným elektronickým podpisem či obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. Pokud účetní záznam není podepsán před předáním k přenosu, musí být podepsán nejpozději v okamžiku jeho předání k přenosu.

Podpisový záznam u účetního záznamu

Podpisovým záznamem je účetní záznam, jehož obsahem je:

• vlastnoruční podpis (prokazuje se podpisovým vzorem), nebo
• uznávaný elektronický podpis dle zákona o elektronickém podpisu, anebo
• obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost.

Na elektronický podpis a podpisový záznam v technické formě se pohlíží stejně a oba mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jakoukoliv výše uvedenou formu podpisového záznamu.
 
Připojením podpisového záznamu se dle § 33a odst. 5 ZoÚ rozumí:

• v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem,
• v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání uznávaným elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě,
• v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání uznávaným elektronickým podpisem nebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.

Identifikačním záznamem je v souladu s § 33a odst. 8 ZoÚ účetní záznam, který není podpisovým záznamem, připojený k jinému účetnímu záznamu:

• automaticky technickým prostředkem nebo
• určenou odpovědnou fyzickou osobou,

který umožňuje jednoznačné určení uvedeného technického prostředku nebo fyzické osoby.
 
U jednoho účetního záznamu může být připojeno i více podpisových záznamů (popřípadě i identifikačních záznamů).
 
Účetní jednotka si musí stanovit (nejčastěji vnitřní směrnicí):

• oprávnění,
• povinnosti a
• odpovědnost

osob vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu k účetnímu záznamu.
 
Podle § 34 ZoÚ může být přenos průkazného účetního záznamu uskutečněn výhradně prostřednictvím:

• informačního systému, nebo
• jiným způsobem, který splňuje požadavky průkaznosti a neměnnosti a dále požadavky ochrany a bezpečnosti odpovídající charakteru přenášených informací podle zvláštních právních předpisů, nebo
• prostřednictvím třetí osoby odlišné od účetních jednotek, pokud tato osoba splňuje požadavky podle zvláštních právních předpisů.

Opravy účetního záznamu

Provádí-li účetní jednotka opravy či doplnění v účetních záznamech, nesmějí vést k:

• neúplnosti,
• neprůkaznosti,
• nesprávnosti,
• nesrozumitelnosti nebo
• nepřehlednosti účetnictví.

Pokud se zjistí, že některý účetní záznam v účetnictví je neúplný, neprůkazný, nesprávný nebo nesrozumitelný, je účetní jednotka povinna provést dle § 35 odst. 2 ZoÚ bez zbytečného odkladu jeho opravu. Účetní záznam vzniklý seskupením je též nesrozumitelný, pokud kterýkoli z dílčích účetních záznamů v technické formě nelze převést na účetní záznam čitelný pro fyzickou osobu. Účetní záznam ve smíšené formě je též nesrozumitelný, pokud část účetního záznamu v technické formě nelze převést na účetní záznam čitelný pro fyzickou osobu.
 
Opravy v účetních záznamech se provádějí tak, aby bylo možno určit:

• osobu odpovědnou za provedení jednotlivé opravy,
• okamžik jejich provedení a
• zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě.

Okamžik se v účetním záznamu zaznamenává s takovou přesností, aby nejistota v určení času neměla za následek nejistotu v určení obsahu účetních případů (např. v odůvodněných případech se uvede na účetním záznamu nejen „pouhé“ datum, ale i přesný čas).
 
Na účetní záznam, který je v nečitelné formě a není možné ho převést na účetní záznam čitelný pro fyzickou osobu, se nahlíží tím způsobem, jako by ho účetní jednotka nevedla.
 
ZoÚ řeší také případy, kdy účetní záznamy se ztratí či jsou odcizené, zničené nebo poškozené tak, že tímto poškozením došlo ke změně jejich obsahu. Potom je účetní jednotka povinna provést potřebná opatření k obnovení průkaznosti účetnictví (např. oslovit dodavatele s žádostí o poskytnutí příslušné kopie účetního záznamu).
 
Podle § 35 odst. 7 ZoÚ se za opravu nepovažuje doplnění informace v účetním záznamu, jestliže:

• nedochází ke změně původního obsahu účetního záznamu,
• doplňovaná informace nezpůsobuje nejednoznačnost obsahu účetního záznamu a
• nejsou porušeny požadavky průkaznosti, neměnnosti a trvalosti účetního záznamu.

Jak z článku vyplývá, oblast účetních záznamů se samozřejmě hojně zachycuje ve vnitřních směrnicích účetní jednotky (podnikatele).