Peněžní prostředky mohou mít řadu forem a každá z těchto forem má svá specifika v účtování i vykazování.

Peněžní prostředky v hotovosti – pokladna

Mezi peněžní prostředky v hotovosti počítáme mince a bankovky (nepočítáme sem naopak stravenky, známky nebo kolky – ty patří do cenin). Hotovostní peněžní prostředky účtujeme na účty účtové skupiny 21 – Peníze (nejčastěji na účet 211 – Pokladna).

Tab.: Příklad účtování
 

K syntetickým účtům (211) vytváříme vhodným způsobem analytické účty – např. podle jednotlivých pokladen, měn nebo podle odpovědných osob.

Kromě účtování na syntetických a analytických účtech vedeme taky pokladní knihu, která tvoří vedlejší evidenci – zaznamenáváme zde stav a veškeré pohyby peněžních prostředků v pokladně.

Vykazování

Účty, na které účtujeme peníze v hotovosti, jsou aktivní a vykazujeme je tedy v aktivech rozvahy, a to v následujících položkách podle verze rozvahy:

• základní verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – mikro účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. Oběžná aktiva
• rozšířená verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – malé účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C.IV. Peněžní prostředky
• plná verze rozvahy – ostatní účetní jednotky (auditované): C.IV.1. Peněžní prostředky v pokladně

Omezení plateb v hotovosti

Při placení v hotovosti bychom neměli zapomínat na omezení výše plateb. Maximální částka, kterou můžeme zaplatit jinému subjektu, resp. dostat od jiného subjektu v hotovosti během jednoho dne činí 270 000 Kč.

Evidence tržeb (EET)

Dále nesmíme zapomenout, že příjem peněz v hotovosti podléhá (v závislosti na jednotlivých fázích zavádění systému EET) elektronické evidenci tržeb.

Cizí měny v pokladně

Kromě českých korun (CZK) můžeme mít v pokladně jakoukoliv jinou cizí měnu. Pak vedeme kromě korunové pokladny taky pokladnu valutovou – a to podle jednotlivých měn (na různých analytických účtech).

Pohyby a stavy se vedou v dané měně a přepočítávají se buď pevným, nebo denním kurzem ČNB na české koruny – tedy na měnu, ve které vedeme povinně účetnictví. Na konci rozvahového dne přepočítáváme stav valutové pokladny kurzem ČNB k 31. 12.

Tab.: Příklady účtování kurzových rozdílů ke konci rozvahového dne
 

Inventarizace pokladny

Nesmíme zapomenout také na pravidelnou inventarizaci pokladny (nejméně 1× ročně ke konci rozvahového dne) a zaúčtování případných inventarizačních přebytků nebo schodků – včetně jejich náhrady zodpovědnou osobou.

Tab.: Příklady účtování inventarizačních rozdílů
 

569 – Manka a škody na finančním majetku
335 – Pohledávky za zaměstnanci
669 – Výnosy z inventarizačních přebytků finančního majetku

Peněžní prostředky v podobě cenin

Ceniny představují vysoce likvidní prostředky placení (velmi rychle, snadno a s malými náklady se dají proměnit na peníze). Nejznámějšími ceninami jsou např. stravenky, poštovní známky, kolky, dálniční známky.

Ceniny účtujeme podobně jako peněžní prostředky v hotovosti na účty účtové skupiny 21 – Peníze, nejčastěji jsme zvyklí tyto ceniny účtovat na účet 213 – Ceniny. I vykazování v rozvaze je naprosto stejné jako u peněžních prostředků v hotovosti.

Tab.: Příklady účtování cenin
 

I cenin se samozřejmě týká inventarizace a případně i přepočet na českou měnu. Vhodné je taky účtování na analytické účty podle druhu cenin.

Peněžní prostředky v bezhotovostní formě – bankovní účty

Peníze na bankovních účtech účtujeme v účtové třídě 22 – Účty v bankách (nejčastěji na účtu 221 – Bankovní účty). Jedná se opět o účty aktivní a vykazujeme je v rozvaze následujícím způsobem:

• základní verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – mikro účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. Oběžná aktiva
• rozšířená verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – malé účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C.IV. Peněžní prostředky
• plná verze rozvahy – ostatní účetní jednotky (auditované): C.IV.2. Peněžní prostředky na účtech

Kromě korunových bankovních účtů může účetní jednotka mít samozřejmě i účty v jiných měnách (devizové účty). Jednotlivé pohyby a stavy (k rozvahovému dni) přepočítáváme zase buď pevným, nebo denním kurzem ČNB na české koruny.

Platby platební kartou

S bankovním účtem úzce souvisí i platební karty, kterými účetní jednotka hradí nákupy.

Tab.: Příklad účtování platby kartou
 

501 – Spotřeba materiálu
261 – Peníze na cestě
379 – Jiné závazky
325 – Ostatní závazky
321 – Závazky z obchodních vztahů

Volba účtu 261, 379, 325, 321 záleží spíše na účetní jednotce, která by si měla způsob účtování upravit ve své vnitropodnikové směrnici. I když doba existence závazku (od okamžiku nákupu do jeho zaplacení platební kartou, resp. odečtení peněz z účtu) je velmi krátká, přesto existuje, a použití závazkového účtu (379, 325, 321) není chybou.

Peněžní prostředky ve formě úvěru

Další možností, jak mít peněžní prostředky, je úvěr. Úvěry rozlišujeme bankovní a „nebankovní“.

Bankovní úvěry

Bankovní úvěr může mít různé formy, např.:

• peníze zaslané na bankovní účet,
• možnost čerpání prostředků z účtu „do minusu“ – kontokorent,
• čerpání prostředků vázané na úhradu nákupu majetku (např. auta).

Od úvěru musíme odlišit leasing, který má jiné parametry i způsob účtování.

Dále úvěry rozlišujeme na krátkodobé a dlouhodobé. Krátkodobé úvěry jsou splatné do jednoho roku (včetně), dlouhodobé pak za více než jeden rok. Důležité je si uvědomit, že i dlouhodobý úvěr se v posledním roce splácení mění na krátkodobý (tedy v případě, že do konce splatnosti zbývá jeden rok a méně).

Rozlišení krátkodobých a dlouhodobých úvěrů je důležité pro účtování a zejména vykazování úvěru v rozvaze.

Krátkodobý bankovní úvěr

Krátkodobý bankovní úvěr účtujeme na účty účtové skupiny 23 – Krátkodobé bankovní úvěry (nejčastěji na účet 231 – Krátkodobé bankové úvěry).

Krátkodobý bankovní úvěr vykazujeme v pasivech rozvahy takto:

• Základní verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – mikro účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. Závazky
• Rozšířená verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – malé účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. II. Krátkodobé závazky
• Plná verze rozvahy – ostatní účetní jednotky (auditované): C.II.2. Závazky k úvěrovým institucím (krátkodobé závazky)

Dlouhodobý bankovní úvěr

Dlouhodobý úvěr účtujeme na účty účtové skupiny 46 – Dlouhodobé bankovní úvěry (nejčastěji na účet 461 – Bankovní úvěry).

Dlouhodobý bankovní úvěr vykazujeme v pasivech rozvahy takto:

• Základní verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – mikro účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. Závazky
• Rozšířená verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – malé účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. I. Dlouhodobé závazky
• Plná verze rozvahy – ostatní účetní jednotky (auditované): C.I.2. Závazky k úvěrovým institucím (dlouhodobé závazky)

Pokud je zůstatek na bankovním účtu (221) minusový, vykazujeme jej v pasivech plusem jako úvěr (krátkodobý nebo dlouhodobý) a nevykazujeme minusem v rozvaze jako minusové peněžní prostředky.

Tab.: Příklady účtování úvěru
 

562 – Nákladové úroky

Výše splácené jistiny a úroku účtujeme podle smlouvy, splátkového kalendáře.

Nebankovní úvěry

Krátkodobé výpomoci

Kromě krátkodobých bankovních úvěrů můžeme získat peněžní prostředky ve formě krátkodobých finančních výpomocí, které jsou poskytnuty od jiných subjektů, než jsou banky.

Tyto krátkodobé finanční výpomoci účtujeme na účtech v účtové skupině 241 – Krátkodobé finanční výpomoci (nejčastěji 249 – Ostatní krátkodobé finanční výpomoci).

Krátkodobé finanční výpomoci vykazujeme v pasivech rozvahy takto:

• Základní verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – mikro účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. Závazky
• Rozšířená verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – malé účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C.II. Krátkodobé závazky
• Plná verze rozvahy – ostatní účetní jednotky (auditované): C.II.8.2. Krátkodobé finanční výpomoci

Dlouhodobé nebankovní úvěry

Dlouhodobé nebankovní úvěry účtujeme na některý z účtů účtové skupiny 47 – Dlouhodobé závazky (např. 479 – Jiné dlouhodobé závazky).

Vykazování v pasivech rozvahy by bylo následující:

• Základní verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – mikro účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C. Závazky
• Rozšířená verze rozvahy ve zkráceném rozsahu – malé účetní jednotky (bez povinnosti auditu): C.I. Dlouhodobé závazky
• Plná verze rozvahy – ostatní účetní jednotky (auditované): C.I.4. Závazky z obchodních vztahů (dlouhodobé) nebo např. i (podle konkrétního charakteru transakce): C.I.9.3. Jiné závazky (dlouhodobé)