Časové rozlišení umožňuje v účetnictví vyrovnat nesoulad mezi obdobím, do kterého náklady patří, a obdobím, kdy dojde k jejich fakturaci dodavatelem, resp. na základě smlouvy se stane povinností tyto náklady uhradit. Na rozdíl od dohadných položek je známá jejich přesná výše.
 
Typickým příkladem může být nájemné hrazené dopředu – částka výdajů nemůže ovlivnit náklady v roce platby, ale musíme tyto náklady rozdělit do období, do kterého nájemné patří.

Příklad 1

Firma uhradila v prosinci 2016 nájemné za kancelářské prostory na I. čtvrtletí roku 2017 na základě přijaté faktury od pronajímatele.
 
Účtování u nájemce:
 

 
Účet 381 – Náklady příštích období slouží k narovnání časového nesouladu mezi výdajem v jednom roce a nákladem v roce druhém. Na tento účet (resp. do účtové třídy 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv, neboť povinná směrná účtová osnova na úrovni syntetických účtů není předepsána) se účtuje dále např. navýšená splátka leasingu, kterou je nutné také časově rozlišit po dobu platnosti leasingové smlouvy, dále třeba pojistné. A Český účetní standard č. 017 uvádí i náklady na zařazení většího rozsahu drobného nehmotného nebo hmotného majetku do používání.

Stanovte si částku, od které budete časové rozlišení používat

Aby nemuselo docházet k rozlišování drobných částek na přelomu roku, je vhodné stanovit si interní směrnicí částku, od které bude toto časové rozlišení používáno. Částka bude individuální pro každou firmu, měla by vystihovat hladinu významnosti, aby případné nepoužití časového rozlišení neznamenalo porušení věrného a poctivého zobrazení položek účetní závěrky.
 
Příkladem může být platba za doménu, která se většinou pohybuje v řádu stokorun za její roční obnovu – zde by bylo časové rozlišení nevýznamné, pokud uvážíme, že závěrka je navíc vykazována v tisících Kč, takže by časové rozlišení v podstatě ani nebylo díky zaokrouhlování vidět.
 
Ale jsou společnosti, které platbu za doménu rozlišují přesně na dny, protože chtějí mít co nejvěrnější přehled o nákladech daného období. Proto je důležité vymezit pro každou firmu zvlášť, jak bude časové rozlišení používat.
 
Časové rozlišení nákladů placených dopředu je položkou aktivní a vykazuje se v rozvaze v aktivech v části D. Časové rozlišení aktiv.
 
Pochopitelně může nastat i situace opačná, než byla popsána v prvním případě. A sice taková, že náklady jsou hrazené později. I v tomto případě musíme použít účet časového rozlišení, ale nyní půjde o výdaj příštího období (zpravidla používaný účet 383).

Příklad 2

Firma hradí nájemné za kancelářské prostory na IV. čtvrtletí roku 2016 až v roce 2017 na základě přijaté faktury od pronajímatele.
 
Účtování u nájemce:
 

V tomto případě známe účel, částku i období, do kterého náklad patří, a proto využijeme opět časového rozlišení – zde však již půjde o časové rozlišení pasiv (v rozvaze v pasivech bude vykázáno v části D. Časové rozlišení pasiv).
 
V roce 2016 účtujeme bez faktického externího dokladu, který přijde až později, proto je nutné vědět o každém nákladu, který není v daném období vyúčtován, ale věcně či časové do něj patří. Zaúčtování nákladů probíhá přes interní doklady.

Co když neznáme jeden z podstatných bodů účtování o časovém rozlišení?

Někdy neznáme jeden z podstatných bodů účtování o časovém rozlišení, kterými jsou účel, částka i období. Prakticky půjde spíše jen o přesnou částku či období, ve kterém bude náklad vyúčtován.
 
Typickým příkladem neznalosti výše částky je spotřeba energií, kterou dodavatel služeb nefakturuje přesně na měsíce, ale na základě např. jednoročního odečtu z měřidel. K datu účetní závěrky nemáme informaci o přesném stavu spotřebované energie, ale přesto musíme do příslušného roku nějakou část nákladů zaúčtovat. Toto se však již provádí přes dohadné účty pasivní, neboť neznáme přesnou částku, která by nás opravňovala využít účet časového rozlišení.
 
Výši nákladů je třeba odhadnout na základě očekávaného odběru (pokud již existuje vyúčtování z minulého období, může být odhadem částka vypočtená na jeho základě, pokud ve firmě nedošlo k nějaké výrazné změně v odběru).

Příklad 3

Firma odebírá elektřinu, kde je fakturační období 1× ročně v květnu podle odečtu z měřidla. Za minulé období červen 2015 až květen 2016 činil náklad 40.000 Kč. Ke dni zpracování účetní závěrky za rok 2016 nemá k dispozici nové vyúčtování, proto odhadne výši nákladů za červen až prosinec 2016 dle minulé spotřeby (40.000 / 12 měsíců minulého vyúčtování × 7 měsíců nevyúčtované spotřeby).
 

Použitím dohadných účtů docílíme stavu, kdy v roce 2017, až přijde faktura za spotřebu energie, budeme v nákladech mít zachycenou jen část nákladů týkajících se skutečně roku 2017, a zároveň budeme mít v roce 2016 alespoň odhad spotřebované energie.

Odhad nákladů na rezervu

U nákladů může vzniknout další situace, kdy slovy zákona o účetnictví (konkrétně viz § 26) „je k rozvahovému dni buď pravděpodobné, že nastanou, nebo jisté, že nastanou, ale není jistá jejich výše nebo okamžik vzniku.“
 
Pak se musíme vypořádat s rezervami, které jsou určeny na pokrytí závazků nebo nákladů, jejichž povaha je jasně definována a „jen“ neznáme jejich výši nebo období, kdy k jejich vzniku dojde.
 
Nepoužíváme tedy již účet časového rozlišení nebo dohadných položek, ale odhad nákladů na tuto rezervu účtujeme pomocí účtové třídy 45 – Rezervy. V závěrce jsou zachyceny v části pasiv B. Rezervy. Typickým příkladem je rezerva na garanční opravy, nevyčerpanou dovolenou či zákonné rezervy na opravy.

Příklad 4

Firma prodává zboží se zárukou dva roky. Musí tedy kvalifikovaně odhadnout, jaké náklady vynaloží na případné opravy v rámci garance a na tuto částku vytvoří rezervu, která sníží výsledek hospodaření v roce prodeje zboží, protože je pravděpodobné, že v budoucnu bude muset na toto prodané zboží vynaložit náklad, aby dostála svému závazku opravit zboží v rámci záruky (popř. zboží vyměnit, což také představuje náklad v podobě úbytku zboží ze skladu).
 
K datu prodeje však neví, kdy k opravě nebo výměně v rámci záruky dojde – vytvoří tedy rezervu, kterou zruší v momentě, kdy k opravě dojde, nebo pokud skončí záruční doba.
 

 
Přelom roku (myšleno účetního období, protože firma může využít hospodářského roku, který je odlišný od roku kalendářního) je tedy spojen s řadou operací, které musí správně zachytit všechny náklady do období, se kterým věcně i časově souvisí, aniž by přitom byly získány externí účetní doklady od dodavatelů.
 
Pak přichází na řadu účtování na bázi interních dokladů a odhadů nákladů, které do běžného období ještě spadají. Podle toho, zda známe účel, období a částku, tyto náklady pak zachycujeme buď na časové rozlišení, dohadné účty, nebo rezervy.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.