Pod pojmem inventarizace rozumíme zjištění skutečného stavu veškerého majetku a závazků účetní jednotky a současně ověření, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda neexistují pádné důvody pro účtování snížené hodnoty majetku. Tím se rozumí účtovat např. o rezervách, opravných položkách či mimořádných odpisech majetku.

Inventarizací ověřujeme zůstatky účtů hmotné i nehmotné povahy, podle toho pak rozdělujeme inventury na fyzické a dokladové. Při fyzických inventurách zjišťujeme skutečné stavy účtů přepočítáváním, převážením, měřením apod. Nejčastěji jde o zásoby nebo dlouhodobý hmotný majetek.

Oproti tomu dokladové inventury se týkají zejména nehmotných rozvahových položek, tedy závazků, pohledávek, časového rozlišení, případně rezerv apod. Platí, a to pro hmotné i nehmotné rozvahové položky, že veškeré inventarizační rozdíly musí být vyúčtovány do stejného účetního období, za které byla inventarizace provedena.
 

V programu POHODA je možné v některých agendách vytisknout praktické tiskové sestavy: Inventarizace pohledávek (agenda Vydané faktury), Inventarizace závazků (agenda Přijaté faktury), Inventurní soupis (agenda Zásoby), Podklady pro zpracování inventury (agenda Inventura), Inventurní soupis majetku (agenda Majetek).

Zákon o účetnictví se inventarizacemi zabývá poměrně stručně, proto je třeba mít kvalitně rozpracované vnitropodnikové směrnice, zabývající se touto tematikou podrobně.

Výstupem z inventarizací jsou tzv. inventurní soupisy. Stavy majetku jsou zapsány inventurní komisí do tzv. inventurních soupisů a ty jsou následně srovnávány s účetními stavy. Vzniklé rozdíly pak musí být doloženy a vypořádány.

Inventurní soupis je průkazným účetním záznamem obsahujícím:

• určení inventarizovaného majetku/závazků včetně vyjádření jejich množství,
• podpisy osob odpovědných za zjištění inventarizovaného majetku a závazků,
• podpisy osob odpovědných za provedení inventarizací,
• způsob zjištění skutečných stavů – přepočítání, vážení apod.,
• ocenění majetku a závazků k rozvahovému dni / k rozhodnému dni / ke dni ukončení inventury,
• okamžik zahájení a ukončení inventarizace,
• rozhodný den inventury, byl-li účetní jednotkou stanoven,
• okamžik, k němuž je sestavena účetní závěrka společnosti.

Inventarizační rozdíly a průkazné doložení ztrát

Inventarizačním rozdílem se rozumí rozdíl mezi skutečným fyzickým stavem zjištěným při inventurách a stavem v účetnictví. Pomineme-li přirozené úbytky majetku, rozdíly – zejména schodky a manka nad normu, jsou účtovány na účet 549 – Manka, škody a mimořádné provozní náklady. Je-li zjištěno manko na základě inventury majetku, musí být z inventurního soupisu zřejmé, jakého majetku a jeho množství se manko týká.

Je v zájmu účetní jednotky, aby řádně a průkazně doložila ztráty či manka na majetku. Týká se to zejména úbytků majetku nesouvisejících s hlavní provozní činností společnosti.

Vyřazení majetku z účetnictví, zničení a likvidace majetku

Pod pojmem úbytky majetku rozumíme zejména:

• zničení majetku živelní pohromou – vichřice, požár, povodeň,
• likvidace nepotřebného či poškozeného majetku ve vlastní režii nebo likvidace třetí osobou,
• ztrátu či odcizení majetku – za ztrátu věci je považována situace, kdy pověřená osoba ztratí (obvykle nezávisle na své vůli) možnost disponovat s věcí, jako by byla jejím vlastníkem; odcizením se rozumí takový čin, při němž se nějaká osoba zmocní cizí věci, aby s ní nakládala jako její vlastník (krádež, loupež či zpronevěra),
• neúmyslné zničení majetku účetní jednotkou – nejčastěji neodborným zacházením či špatným skladováním,
• inventurní manka a ztráty.

Zničením se rozumí taková změna fyzického stavu věcí, kterou již není možné odstranit opravou, a věci tak již neslouží ke svému původnímu účelu. Ke zničení může dojít buď prostřednictvím živelní pohromy, nebo třetí osobou, či neúmyslně. Zničením se však rozumí také záměrná likvidace nepotřebných či poškozených věcí.

Všechny výše uvedené situace úbytků musí účetní jednotka průkazně doložit účetními záznamy s dopadem nejen na účetnictví, ale také na DPH a daň z příjmů.

Vyřazení majetku z účetnictví je možné provést těmito způsoby:

• prodejem,
• darováním,
• bezúplatným převodem,
• v důsledku manka či škody,
• převodem do osobního vlastnictví,
• likvidací.

Pod pojmem likvidace majetku se rozumí, že dojde k jeho vyřazení z evidence a současně znehodnocení či zničení způsobem, jenž není v rozporu s právními předpisy. To znamená bez negativního vlivu na životní prostředí či v souladu se zákonem o odpadech apod.

Právnické osoby musí při likvidaci majetku splňovat několik podmínek. Vyřadit majetek z účetnictví z důvodu likvidace je možný pouze v případě, kdy bylo vyřazení schváleno předepsaným způsobem.

Dalším nutným předpokladem je fakt, že majetek v účetnictví právnické osoby přestal reálně existovat, například v důsledku živelní pohromy či krádeže, případně je nefunkční, neopravitelný a neprodejný, nebo jeho další užívání může být nebezpečné pro zdraví osob, a to z důvodu nevyhovujícího technického stavu.

V některých případech je třeba najmout třetí osobu, která likvidaci provede (týká se například autovraků, chemických látek, některých elektrických zařízení apod.). Likvidací lze vyřadit plně odepsaný majetek. Vyřazení provedeme v účetnictví vnitřním účetním dokladem.

Vyřazení dlouhodobého majetku likvidací probíhá na základě likvidačního protokolu. Ten by měl obsahovat minimálně tyto údaje:

• předmět likvidace – název, cena, množství,
• důvod likvidace,
• způsob likvidace,
• čas a místo likvidace,
• osoby odpovědné za likvidaci a za schválení likvidace.