Povinností všech účetních jednotek je pravidelně provádět inventarizaci majetku a závazků, jak to ukládá zákon o účetnictví. Podstatou a cílem inventarizace je zjištění a ověření skutečného stavu aktiv nebo závazků, porovnání skutečného stavu se stavem v účetnictví a dále pak vyčíslení a následné vypořádání inventarizačních rozdílů. O inventarizačních rozdílech hovoříme ve chvíli, kdy se stav skutečný liší od stavu účetního.

Inventarizační rozdíly jsou účtovány do toho účetního období, v němž je inventarizace prováděna. Pokud je skutečný stav nižší než stav účetní, hovoříme o manku. V opačném případě jde o přebytek. Zákon ukládá, že zahájení inventury je možné nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončení pak nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.

Co se týče majetku, který lze fyzicky spočítat, zjišťujeme jeho stav pomocí fyzické inventury. Ta spočívá právě ve fyzických úkonech, jako je vážení, přepočítávání apod., záleží na povaze majetku. Více se dozvíte v článku Jak na fyzickou (skladovou) inventuru?

Pokud jde o majetek, kde nelze vizuálně zjistit a dokázat jeho existenci (např. pohledávky za odběrateli), jde o dokladovou inventuru, kdy se řídíme knihou podrozvahových účtů. Podkladem jsou v takovém případě účetní a daňové doklady a jiné záznamy, jak uvádíme níže.

Skutečný zjištěný stav majetku a závazků musí účetní jednotka zaznamenat v inventurním soupisu. Zůstatky všech používaných rozvahových účtů, jež mají k rozvahovému dni aktivní či pasivní zůstatek, by měla účetní jednotka umět při daňové kontrole doložit a zdůvodnit.

Dokladové inventury po jednotlivých účtových třídách

Na následujících řádcích nabízíme možnosti, jak provádět dokladovou inventuru účtů k rozvahovému dni podle jednotlivých účtových tříd a skupin. Vycházíme přitom z běžné účetní praxe. Pro tento účel předpokládejme, že jsou již hotové fyzické inventury a jsou z nich vyhotoveny patřičné výstupy. Dále předpokládejme, že u mnoha účtů dokládáme také pohyby na účtu v průběhu roku, a proto již tento fakt nezmiňujeme u jednotlivých účtů.

Uvádíme jen některé, nejčastěji používané účty z účtové osnovy pro podnikatele. S některými z nich se účetní za celou svou praxi často ani nemusí setkat.

Účtová třída 0 – Dlouhodobý majetek

K účtům z účtové třídy 0 můžeme obecně říci, že nejčastějším podkladem k inventurám, kromě inventurních soupisů z fyzických inventur, jsou inventární karty a soupisy majetku vedené v oddílu Majetek.

U odpisovaného majetku pak nesmíme zapomenout na příslušné odpisové plány na daný rok a pro lepší orientaci je možné přiložit i pohyby na účtech 541 – Zůstatková cena prodaného dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku, 641 – Tržby z prodeje dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku a další účty výnosů a nákladů, které v daném roce souvisely s nabytím či vyřazením dlouhodobého majetku. Dále také likvidační protokoly apod.

Pro úplnou přehlednost lze doložit také kopie faktur o nákupu či prodeji dlouhodobého majetku v daném roce.

Skupina 09 – Opravné položky k dlouhodobému majetku

• podkladem je vnitropodniková směrnice o tvorbě opravných položek a konkrétní výpočty

Účtová třída 1 – Zásoby

Zde platí analogicky to samé jako u účtové třídy 0. Tedy, základem jsou inventurní soupisy zásob vycházející z fyzických inventur a patřičné doklady související s nákupem či prodejem (nebo jiným způsobem nabytí a vyřazení zásob).

Opět pro lepší přehlednost neuškodí doložit ani pohyby na účtech 542 – Prodaný materiál, 642 – Tržby z prodeje materiálu a kopie příslušných dokladů.

skupina 19 – Opravné položky k zásobám

• podkladem je vnitropodniková směrnice a konkrétní výpočty

Účtová třída 2 – Krátkodobý finanční majetek a peněžní prostředky

211 – Peněžní prostředky v pokladně

• podklad: pokladní kniha s uvedením zůstatku k 31. 12. daného roku

213 – Ceniny

• podklad: kniha cenin s uvedením zůstatku k 31. 12. daného roku

221 – Peněžní prostředky na účtech

• podklad: kopie výpisů z běžného účtu k 31. 12. daného roku k jednotlivým účtům

231 – Krátkodobé úvěry

• podklad: výpis z úvěrového účtu k 31. 12. daného roku

Účtová třída 3 – Zúčtovací vztahy

311 – Pohledávky z obchodních vztahů

• podklad: zde obvykle volíme knihu vydaných faktur, nebo saldokonto. Doporučujeme poslat k odsouhlasení jednotlivým odběratelům stav pohledávek vůči jejich společnosti k rozvahovému dni, poté máme jistotu, že stavy skutečně souhlasí

314 – Poskytnuté zálohy – dlouhodobé a krátkodobé

• společnosti často pro účet 314 používají analytickou evidenci – pro zálohy nedaňové a daňové
• podklad: v případě nedaňových záloh bývají nejčastěji podkladem např. nákupní faktury, u daňových záloh neuškodí připojit platební kalendáře od jednotlivých společností a konkrétní daňové doklady, pokud se jedná o jednorázová plnění

315 – Ostatní pohledávky

• na účtu 315 účtujeme o ostatních pohledávkách z obchodních vztahů, jako jsou např. pohledávky za provozovateli platebních terminálů při účtování elektronických peněz, reklamace vůči dodavatelům, přefakturace nákladů na energie, pokuty a úroky z prodlení, prodaný majetek apod.
• podkladem jsou příslušné smlouvy/dohody s druhými stranami, případně příslušné konkrétní doklady

321 – Závazky z obchodních vztahů

• podkladem jsou podobně jako u účtu 311 salda nebo knihy faktur k rozvahovému dni s potvrzenými zůstatky od dodavatelů

Pokud vám v programu POHODA nebude souhlasit tisková sestava Kniha pohledávek/závazků na pohyb na účtu 311/321, doporučujeme v agendě Účetní deník zvolit tiskové sestavy (Ctrl+T), rozkliknout Kontrolní sestavy a zde zvolit náhled na sestavu Kontrola účtů 311 a 321 s knihou pohledávek a závazků. Tato tisková sestava vám zobrazí doklady, které způsobují nesoulad mezi pohybem na účtu 311/321 s knihou pohledávek/závazků. Tyto doklady bude nutné upravit dle potřeby.

324 – Přijaté zálohy

• i zde používáme stejně jako v případě účtu 314 analytické účty podle toho, zda se jedná o zálohy nedaňové či daňové, podkladem jsou jak jednotlivé doklady, daňové či nedaňové, nebo vydané platební kalendáře

325 – Ostatní dluhy

• na účtu 325 jsou zachyceny krátkodobé dluhy z obchodních vztahů – např. přefakturace nákladů za energie, dluhy za různé služby typu dlouhodobé nájemné, pojistné, závazky z pokut a úroků apod.
• podkladem jsou nejrůznější smlouvy, popřípadě platební kalendáře za nájemné, přijaté daňové doklady apod.

331 – Zaměstnanci

336 – Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění

• nejvhodnějším podkladem pro tento účet je sumarizace mezd ze mzdové evidence za období, která nejsou vyrovnaná. Dále je možné přiložit Přehledy o výši pojistného pro účely sociálního pojištění a Přehledy o platbě pojistného zaměstnavatele za jednotlivé zdravotní pojišťovny

341 – Daň z příjmů

• podklad: kopie přiznání k dani z příjmů + stanovení záloh, které je součástí některých interaktivních formulářů

Před provedením účetní uzávěrky v programu POHODA nezapomeňte na proúčtování daně z běžné nebo mimořádné činnosti. Pro účtování skutečné daně z příjmů 591/341 nebo daně z příjmů mimořádné činnosti 593/341 využijete agendu Interní doklady.

342 – Ostatní přímé daně

• podklad: Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti/vyúčtování daně vybírané srážkou pro zvláštní sazby daně/Sumarizace mzdových položek k 31. 12. (pokud je dlužný pouze prosinec)

Sestavy Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti/Vyúčtování daně vybírané srážkou naleznete v agendě Personalistika v tiskových sestavách, kde rozkliknete Daně z příjmů.

343 – Daň z přidané hodnoty

• podklad: kopie přiznání k dani z přidané hodnoty za období, která jsou nevyrovnaná, dále saldokonto

345 – Ostatní daně a poplatky

• na účtu 345 evidujeme spotřební daně, energetické daně, daně silniční, daň z nemovitých věcí
• podklad: kopie jednotlivých daňových přiznání – např. silniční daň, daň z nemovitých věcí atd.

Dále se doporučuje pro všechny účty ve skupině 34 doložit také nejrůznější vyjádření od Finanční správy – doměrky daní, převody daní apod.

účtová skupina 35 – Pohledávky za společníky

účtová skupina 36 – Závazky ke společníkům

• podkladem jsou nejčastěji smlouvy o zápůjčce mezi společníky a účetní jednotkou

381 – Náklady příštích období

385 – Příjmy příštích období

• podkladem jsou kopie dokladů s vyznačením časového období, za které je doklad vystaven, a ideálně také ruční výpočet, ať již přímo na dokladu, či zvlášť (např. v excelovské tabulce), kde je přesně určeno období a jaké náklady/výnosy/příjmy/výdaje se k němu vztahují

Jak provést časové rozlišení v programu POHODA, se dozvíte v tomto videonávodu.

388 – Dohadné účty aktivní

389 – Dohadné účty pasivní

• zde je vhodným podkladem příslušný doklad z minulého období s vyznačením času, pokud se jedná o opakující se jevy (např. spotřeba energií apod.), nebo také e-mailová komunikace s potenciálními dodavateli/odběrateli ohledně předpokládané výše budoucích nákladů/výnosů

Účtová třída 4 – Kapitálové účty a dlouhodobé závazky

411 – Základní kapitál

• podklad: výpis z obchodního rejstříku, přičemž pokud v daném roce došlo ke změnám základního kapitálu, doporučujeme k inventurám přiložit úplný výpis, kde jsou veškeré změny uvedeny + zápis z valné hromady, pokud došlo ke změně základního kapitálu

421 – Ostatní rezervní fondy

427 – Ostatní fondy

• podklad: kopie společenské smlouvy/kopie zakladatelské smlouvy/stanov/rozhodnutí valné hromady nebo členské schůze za daný rok

428 – Nerozdělený zisk minulých let

429 – Nerozdělená ztráta minulých let

• podklad: rozhodnutí valné hromady/členské schůze o přerozdělení zisku za daný rok

45x – Rezervy

• podklad: vnitřní účetní doklad, vnitropodniková směrnice o tvorbě rezerv

461 – Závazky k úvěrovým institucím

• podklad: splátkové kalendáře k jednotlivým úvěrům. Analytická evidence je vedena podle jednotlivých úvěrů

479 – Jiné dlouhodobé závazky

• podklad: smlouva o zápůjčce/smlouva o půjčce od společníka apod.

V programu POHODA je nutné v agendě Interní doklady ručně přeúčtovat účet 431 na účty 428, resp. 429. Jestliže by účet 431 nebyl přeúčtovaný, vznikne nesoulad mezi aktivy a pasivy na tiskopise Rozvaha v plném rozsahu/Rozvaha ve zkráceném rozsahu.

Související článek:
Jak na fyzickou (skladovou) inventuru?