Dnešní článek se zaměří na možná nepříliš záživnou část zpracování účetnictví, jako jsou inventury, resp. inventurní soupisy. Bez nich by se však účetnictví nemohlo považovat za řádné zpracované, protože jedině díky inventarizaci zjistíme, zda skutečný stav odpovídá stavu účetnímu.

Mnozí se domnívají, že inventura se provádí jen fyzicky. Existuje však i inventura dokladová, která se týká všech položek, jež nejde vizuálně zkontrolovat. Ke každému zůstatku rozvahového účtu tedy musí být zpracován inventurní soupis, aby bylo patrné, že kontrola proběhla. Zpracované inventurní soupisy je nutné archivovat po dobu pěti let od konce účetního období, kterého se týkají. Za jejich neuschování hrozí sankce až do výše 3 % hodnoty aktiv celkem.

Nemůžeme se tedy spokojit s tím, že účetní překontrolují obratovou předvahu „sami pro sebe“ a následně sestaví účetní závěrku. Inventurní soupisy slouží k tomu, aby i ostatní měli informace, že zůstatky každého rozvahového účtu odpovídají skutečnému stavu, a z čeho se vlastně daný zůstatek skládá.

Inventurní soupisy definuje přímo zákon o účetnictví, a to v části Inventarizace majetku a závazků. Konkrétně podle § 30 odst. 7 zákona jsou inventurní soupisy průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
 

Je na každé účetní jednotce, jakou formu zpracování inventurního soupisu zvolí – zda povinné údaje budou například na jednom vstupním formuláři a následně budou připojeny přílohy, které budou rozepisovat dané zůstatky, popřípadě zda bude zůstatek rozepsán přímo v inventurním soupisu.

Vždy je nutné pamatovat na to, že kromě formálních povinných náležitostí by měl inventurní soupis dát přehlednou informaci, co obsahuje zůstatek rozvahového účtu (nikoli jen prosté číslo). Přitom je nutné podotknout, že inventarizaci podléhají i účty podrozvahové, takže i k nim by měl být zpracován inventurní soupis.

V naší malé účetní kanceláři je praxí, že požadavky dané zákonem (tedy položky v § 30 odst. 7 zákona o účetnictví) máme zpracované ve formátu šablony v dokumentu Word a u každého účtu popisujeme, co daný zůstatek obsahuje, přímo do tohoto soupisu. Případně volíme formu přílohy (zejména skladová evidence, saldo pohledávek a závazků, soupis dlouhodobého majetku). Vždy záleží na konkrétní účetní jednotce.

Někdy může zůstatek účtu odpovídat jedné položce a stačí uvést přímo do textu inventurního soupisu, někdy se jedná o několik set či tisíc řádků, které tvoří zůstatek daného účtu; zde tedy pomohou excelovské přílohy či jiné výstupy z účetního programu.
 

 V programu POHODA je možné využít tiskové sestavy z jednotlivých agend:

• Knihu pohledávek v agendě Vydané faktury,
• Knihu závazků z agendy Přijaté faktury,
• zůstatky na konkrétních účtech v agendě Účtová osnova na sestavách Pohyb na účtu,
• důležitou sestavou je také Inventura zálohových faktur, která doplní stav závazků a pohledávek.

V případě potřeby je možné si pomocí nástroje Report Designer tiskové sestavy upravit dle potřeby. S úpravou tiskové sestavy je možné obrátit se na naši technickou podporu.

Přitom by se skutečně mělo jednat o položky, které zůstatek tvoří, a nejen výpis z daného rozvahového účtu za celé účetní období. Smyslem inventurních soupisů tedy je, aby si i člověk, který nevidí do položek samotného účetnictví, mohl udělat představu, z čeho se zůstatek skládá, aniž by se musel probírat všemi položkami daného účtu.

Při zahájení spolupráce s klienty, kterým dříve účetnictví vedla jiná účetní firma, se nám několikrát stalo, že jsme obdrželi jen účetní deník a hlavní knihu s velmi obecným inventurním soupisem ve smyslu „inventarizace byla provedena, účetní zůstatky souhlasí se skutečnými“ (popř. i tento podepsaný dokument chyběl zcela – ostatně by se ani nemohl nazvat inventurním soupisem, protože neobsahoval všechny povinné položky, aby jej bylo možné za účetní záznam podle zákona o účetnictví považovat).

Museli jsme pak složitě dohledávat například to, jaké faktury byly neuhrazené k rozvahovému dni, abychom si mohli sestavit počáteční salda pohledávek z obchodních vztahů. V lepším případě jsme obdrželi soupis dlouhodobého majetku a zásob, protože ten byl možný získat z jiného systému, než bylo samotné jádro účetnictví.

Pokud předáváme účetnictví našich klientů k dalšímu zpracování, snažíme se, aby právě inventurní soupisy včetně jejich příloh byly to jediné, co nová účetní kancelář prochází, a může pak jednoduše navázat na počáteční zůstatky v dalším účetním období.

Pochopitelně takto zpracované inventurní soupisy jsou každoročním standardem pro naše klienty, kterým se rovněž snažíme naznačit, že jejich podpisový záznam na nich není jen formalitou. A pokud se těmito soupisy proberou, získají také náhled na zůstatky účetnictví podrobněji, a mohou tak třeba lépe pochopit i řádky ve výkazech účetní závěrky.

Bez inventurních soupisů se neobejdou ani auditoři. Tyto doklady jsou jedněmi z prvních, které chtějí předložit, pokud mají za úkol prověřit účetní závěrku.

Nepodceňujte tedy zpracování inventurních soupisů a nezaměřujte se jen na jejich formální splnění podle zákona – při jejich sestavování máte jedinečnou šanci si před zpracováním účetní závěrky ověřit, že skutečnost je zachycena v účetnictví správně (nikoli naopak, jak se někteří domnívají).

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.