Používání zálohových faktur lze doporučit zejména plátcům DPH a také právnickým osobám, resp. těm, kdo vedou účetnictví. U plátců DPH je to z důvodu, že dokud není zálohová faktura uhrazená, není potřeba odvádět DPH. Účetní jednotce nevzniká úhradou zálohové faktury zdanitelný výnos. Ten vznikne až v okamžiku poskytnutí plnění.

Využijí je ale i fyzické osoby neplátci DPH, a to jako řešení problému s neuhrazenými fakturami. Pokud nedodáme zboží nebo nezahájíme práce, dokud nám klient neuhradí zálohu dopředu (buď v plné, nebo částečné výši), předejdeme tomu, že práce je odvedená, popř. zboží dodané a na peníze marně čekáme. Což může být zejména pro začínající podnikatele velmi nepříjemná situace.

Co je zálohová faktura a k čemu slouží?

Zálohová faktura (někdy též zálohový list), proforma faktura, výzva k platbě – všechny tyto pojmy označují v podstatě totéž. Doklad, který není účetním ani daňovým dokladem a jeho podoba a použití se neřídí žádným zákonem. Používá se v případě, kdy chceme, aby nám zákazník zaplatil předem – před poskytnutím služby nebo před dodáním zboží.

Může také sloužit jako forma cenové nabídky. O vystavení zálohové faktury se neúčtuje a jejím vystavením nevznikají žádné daňové dopady, dokud nedojde k úhradě. Zálohová faktura nemá žádné zákonem dané náležitosti nebo formu. Lze tedy zálohovou fakturu vystavit v programu, ale i jen shrnout údaje do textu e-mailu.

Aplikace mPOHODA vám umožní vystavovat vydané i zálohové faktury, pokladní doklady a prodejky rovnou v terénu.

Co má zálohová faktura obsahovat?

Jelikož hlavním cílem zálohové faktury je získat od zákazníka platbu předem, je vhodné, aby zálohová faktura obsahovala zejména informace k platbě – částku k úhradě, variabilní symbol, číslo účtu, na který má být platba zaslána, specifikaci služby či zboží, za které chceme zaplatit, a případně i datum splatnosti.

Pro odstranění pochybností je vhodné na zálohovou fakturu uvést text „Toto není daňový doklad“ nebo jiné podobné sdělení, díky kterému zákazník pochopí, že daný doklad nelze uplatnit jako daňový doklad.

Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a proforma fakturou?

V praxi se vžil zvyk, že zatímco proforma faktura se používá v případech, kdy chceme celou částku předem, zálohová faktura slouží jak v případě celé platby předem, tak v případě částečné zálohy, např. 20 % předem. Není to však nikde závazně dáno.

Jak se účtuje zálohová faktura?

O vystavené zálohové faktuře se v účetnictví neúčtuje. Je však vhodné si kvůli přehledu vést evidenci vystavených zálohových faktur.

Co dělat, když nám zákazník odmítne zálohovou fakturu uhradit?

Jelikož vystavená zálohová faktura není účetní ani daňový doklad, nepředstavuje žádný problém situace, kdy zákazník zálohovou fakturu neuhradí. Pokud nedojde k dodání zboží nebo poskytnutí služby. Neuhrazenou zálohovou fakturu je možné z evidence zálohových faktur vyřadit libovolným způsobem – vymazat, stornovat apod.

Co dělat, když zákazník uhradí zálohovou fakturu (neplátce DPH fyzická osoba)?

V okamžiku, kdy zákazník uhradí zálohovou fakturu, vzniká fyzické osobě zdanitelný příjem, a to ve výši přijaté platby. A to bez ohledu na to, zda bude v daném roce dodáno zboží / poskytnuta služba nebo zda dodávka proběhne až příští rok.

Tento příjem musí fyzická osoba zdanit ve svém daňovém přiznání, a to ve zdaňovacím období (v roce), kdy obdržel platbu. Pokud došlo po úhradě zálohy k dodání zboží nebo poskytnutí služby, měli bychom zákazníkovi vystavit doklad. Tento doklad by měl splňovat náležitosti účetního dokladu podle zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“). Dle § 11 tohoto zákona musí účetní doklad obsahovat minimálně tyto náležitosti:

• Označení účetního dokladu – tj. jeho pojmenování, např. faktura (pojem faktura není v žádném zákoně specifikován – jedná se jen o v praxi zažitý pojem), a číslo dokladu, které je unikátní.
• Obsah účetního případu a jeho účastníky – popis, za co je doklad vystaven. V zájmu zákazníka je, aby popis byl co nejsrozumitelnější a nejkonkrétnější. Doklad musí obsahovat kompletní informace o vás jako dodavateli, tj. název, tak jak ho máte v zapsaný v živnostenském rejstříku či jiném podnikatelském oprávnění (přesně včetně případných titulů, pokud je uvádíte), kompletní adresu a vaše IČ. Pokud je zákazník podnikatel a poskytl vám své údaje, uveďte na dokladu údaje o zákazníkovi.
• Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství.
• Okamžik vyhotovení účetního dokladu – tj. den, kdy jste doklad vystavili.
• Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu – toto je den, kdy bylo dodáno zboží nebo poskytnuta služba. V praxi je často shodný s dnem vystavení dokladu. V tom případě stačí jen jedno datum.
• ZoÚ dále požaduje uvést podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Toto se však již netýká dodavatele, ale samotného zpracování účetního dokladu u účetní jednotky. Doklad tedy nemusí obsahovat razítko ani podpis toho, kdo ho vystavil.

Ve vlastním zájmu bychom nikdy neměli posílat zákazníkovi doklad ve formátu, který umožňuje na dokladu snadno provádět změny, např. v neuzamčeném souboru ve formátu DOC nebo XML.

Neplátce DPH nevystavuje daňový doklad. Takže bez ohledu na to, zda doklad pro zákazníka pojmenuje faktura nebo jinak, nesmíme na dokladu uvádět pojem „daňový doklad“. Aktuálně žádný zákon nezakazuje uvádět neplátci DPH na dokladu své DIČ nebo datum zdanitelného plnění. Nicméně bychom měli na dokladu uvést informaci, že nejsme plátci DPH, abychom zákazníka neuváděli zbytečně v omyl, že jím jsme.

Co dělat, když zákazník uhradí zálohovou fakturu (neplátce DPH právnická osoba)?

Úhradou zálohové faktury nevzniká právnické osobě zdanitelný příjem, dokud není poskytnuto plnění. Přijaté zálohy eviduje účetní jednotka na účtě 324 – Přijaté zálohy. Tento účet podléhá na konci účetního období dokladové inventarizaci, při které má účetní jednotka povinnost ověřit, zda zůstatek přijatých nevyúčtovaných záloh evidovaných na účtě 324 odpovídá skutečnosti.

Zjistit, zda již došlo k poskytnutí plnění a vyúčtování služby. V tom případě vzniká účetní jednotce povinnost vystavit účetní doklad s náležitostmi dle § 11 ZoÚ a zúčtovat přijatou zálohu. O tom, jak správně vyúčtovat zálohovou fakturu zejména, když používáte účetní program POHODA, pojednává článek Účtování zálohových faktur v programu POHODA.

Co dělat, když zákazník uhradí zálohovou fakturu (plátce DPH)?

Plátci DPH, ať už jde o fyzickou, nebo právnickou osobu, vzniká povinnost ke dni přijetí platby vystavit daňový doklad dle zákona o DPH (dále jen „ZDPH“). Dle § 28 odst. 5 má plátce povinnost vystavit daňový doklad do 15 dnů od přijetí platby nebo od uskutečnění zdanitelného plnění – podle toho, co nastalo dříve.

Ve stejném měsíci, kdy plátce obdrží platbu zálohy uskuteční zdanitelné plnění (dodá zboží nebo poskytne službu), lze v rámci jednoho dokladu vystavit účetní doklad i daňový doklad. Není tedy nutné vystavit zvlášť daňový doklad k úhradě zálohy a zvlášť konečný účetní doklad na zúčtování zálohy.

V praxi bývá tento doklad obvykle nazván „faktura – daňový doklad“. Pokud však plátce obdrží pouze platbu zálohy, ale ve stejném měsíci nedojde k uskutečnění plnění (např. z důvodu, že platbu zálohy přijme na konci jednoho měsíce, ale zboží odešle až začátkem dalšího měsíce), musí plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté záloze.

Tento doklad je pouze daňovým dokladem pro účely DPH. Není dokladem pro účely daně z příjmů. Na tomto dokladu se neuvádí, za co platba byla, ale uvádí se pouze text, že jde o daňový doklad k záloze. Na základě tohoto dokladu musí plátce DPH odvést DPH v měsíci, kdy obdržel platbu zálohy. Povinný obsah daňového dokladu upravuje § 28 ZDPH.

Daňový doklad musí obsahovat tyto údaje:

• označení osoby, která uskutečňuje plnění,
• daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,
• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
• daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• rozsah a předmět plnění,
• den vystavení daňového dokladu,
• den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně; tato daň se uvádí v české měně.

Daňový doklad musí obsahovat rovněž tyto údaje:

• odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,
• „vystaveno zákazníkem“, je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,
• „daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Daňový doklad nemusí obsahovat tyto údaje:

• daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, není-li jí přiděleno,
• rozsah plnění, není-li v případě přijetí úplaty znám,
• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, pokud vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění ke dni přijetí úplaty,
• sazbu daně a výši daně:
  1. jedná-li se o plnění osvobozené od daně, nebo
  2. je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Označením se pro účely daňových dokladů rozumí:

• obchodní firma nebo jméno,
• dodatek ke jménu a
• sídlo.

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.
Autorka pořádá také praktické kurzy zaměřené na daně, účetnictví a podnikání.

Související článek:
Účtování zálohových faktur v programu POHODA