Archivace u podnikatele vedoucího daňovou evidenci

Nejjednodušší situace je u podnikatele, který vede pouze daňovou evidenci, anebo výdaje uplatňuje paušálem, resp. u podnikatele, který není účetní jednotkou podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví. Tento podnikatel se ohledně lhůt archivace bude řídit daňovými zákony, a pokud má zaměstnance, pak příslušnými zákony o sociálním a zdravotním pojištění.
 
Archivování dokumentů se řídí u neplátců DPH pouze zachováním takových dokumentů, které jsou potřebné k případné daňové kontrole. Daňovou kontrolu lze zahájit jen do doby, dokud lze stanovit daň podle daňového řádu.
 
Lhůta pro stanovení daně činí 3 roky a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje v následujících případech:

• při uplatnění daňové ztráty končí lhůta za zdaňovací období, kdy ztráta vznikla současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, za které bylo možné ztrátu uplatnit,
• dále se lhůta prodlužuje z důvodů nesplnění podmínek pro uplatnění úplaty u finančního leasingu jako výdaje; lhůta pak počíná běžet od konce kalendářního roku, v němž bylo možno poprvé ověřit splnění uvedených zákonných podmínek.

Maximální doba prodloužení je 10 let.

Archivace dokumentů podle zákona o DPH

Povinnost uchovávat daňové doklady podle zákona o DPH mají daňové subjekty, ať už podnikatelé fyzické osoby (uvedení v předchozím odstavci), tak ostatní účetní jednotky. Archivace se pak týká dokladů od osob povinných k dani, které splňují následující podmínky:

• daňový doklad vystavila osoba povinná k dani nebo jejím jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo
• osoba má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku, což neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.
 
Dále vzniká povinnost předem oznámit správci daně místo uchovávání mimo tuzemsko. Další povinností daňového subjektu je zajištění českého překladu daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.
 
Daňový subjekt musí zajistit, aby u daňového dokladu od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání byla zajištěna:

• věrohodnost jeho původu (tj. je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo doklad oprávněně vystavila),
• neporušenost jeho obsahu (obsah dokladu požadovaný podle zákona o DPH nebyl změněn),
• jeho čitelnost (tj. je možné se seznámit s obsahem dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení).

Výše uvedené podmínky lze splnit prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů, které vytvářejí spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.
 
Zákon o DPH též stanoví podmínky pro elektronické uchovávání daňových dokladů následovně:

• daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak,
• uchováváme jej prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat,
• elektronicky musí být uchovávána i data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu,
• pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je.

Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze zajistit také:

• uznávaným elektronickým podpisem,
• uznávanou elektronickou pečetí nebo
• elektronickou výměnou informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Archivace dokumentů u účetních jednotek podle zákona o účetnictví

Veškeré subjekty, které jsou účetními jednotkami podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví, jsou povinny uchovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po následující dobu:

• účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy.
 
Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů přecházejí:

• na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů
• v případě úmrtí fyzické osoby na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty náležející k účetní jednotce. Pokud připadne dědictví státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.

V případech, kdy dochází k zániku účetní jednotky nebo k zániku povinnosti vést účetnictví, musí tato účetní jednotka zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů. O způsobu tohoto zajištění má povinnost prokazatelně informovat státní archiv.
 
Zákon o účetnictví stanoví specifický postup archivace v následujících případech:

• Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel (zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv) – po uplynutí lhůty podle zákona o účetnictví se archivuje ve lhůtách stanovených příslušnými zákony.
• Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než archivační lhůta zákona o účetnictví, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.
• Pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Archivace v případě zaměstnavatelů

V případě, že podnikatel je současně i zaměstnavatelem, vztahují se na něj archivační lhůty podle předpisů sociálního zabezpečení a zákoníku práce.
 
Podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,
• seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti (tato povinnost platí pouze pro obchodní společnosti za období před rokem 2014, od 1. 1. 2014 byla zrušena) za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést – po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká; vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,
• u poživatelů starobního nebo invalidního důchodu záznamy o skutečnostech vedených v evidenci zaměstnavatele § 37 odst. 1 – po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,
• mzdové listy – po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; jde-li o mzdové listy pro poživatele starobního důchodu, pak po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,
• účetní záznamy – po dobu 5 let (archivační lhůta podle zákona o účetnictví); za záznamy se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Při zániku zaměstnavatele bez právního nástupce před uplynutím dob archivace vzniká subjektu povinnost zajistit úschovu záznamů a dokladů a bez zbytečného odkladu písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady zaměstnavatele uloženy.
 
Podle zákoníku práce je zaměstnavateli ukládána povinnost uschovat vnitřní předpis, kterým stanovuje práva z pracovněprávních vztahů výhodněji, po dobu deseti let ode dne ukončení doby jeho platnosti.

Archivace podle zákona o archivnictví

Z činnosti obchodních korporací a družstev vznikají dokumenty, které jsou tyto subjekty podle zákona o archivnictví povinny uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Jedná se o následující dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových:

• dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce:
  • zakladatelské dokumenty,
  • statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
  • dokumenty o přeměnách právnických osob,
  • dokumentace o zrušení a zániku,
• dokumenty o řízení původce:
  • protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
  • výroční zprávy,
  • zprávy o auditu,
• dokumenty o majetku původce:
  • mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
  • smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
  • dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek,
• finanční dokumenty – a to účetní závěrky,
• dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce:
  • podnikatelské záměry, vývojové studie,
  • dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).

Závěr

Archivačních lhůt a výjimečných situací, týkajících se jednotlivých dokumentů, je opravdu hodně, navíc jsou lhůty uvedeny hned v několika zákonech.
 
Nelze tedy vždy jednoduše odpovědět na otázku, jak dlouho je nutné příslušné dokumenty archivovat. Musí se brát v potaz, o jaký dokument se jedná a jaké pro ně v dané situaci platí lhůty úschovy.
 
Je proto vhodné vypracovat interní směrnici pro oběh, zpracování a archivaci dokladů pro konkrétního podnikatele, který se může aplikací směrnice vyhnout případným sankcím.