Při přijetí zaměstnance do zaměstnání dochází k uzavření pracovněprávního vztahu, zpravidla pracovního poměru na základě sjednané pracovní smlouvy zakládající účast zaměstnanců a zaměstnavatelů na zdravotním pojištění a pojistném na sociálním zabezpečení zaměstnance.

Účast na pojištění vzniká u všech zaměstnanců v pracovním poměru dnem nástupu do zaměstnání, pokud se nejedná o zaměstnání malého rozsahu (částka započitatelného příjmu je nižší než 2 500 Kč). Také pro zaměstnance činné na základě sjednaných dohod platí jiné podmínky pro účast na pojištění než pro ostatní zaměstnání.

Oznamovací povinnost

Zaměstnavatelé jsou na základě sjednaného pracovněprávního vztahu zakládajícím účast na pojistném na zdravotní pojištění a pojistném na sociální zabezpečení povinni splnit ve lhůtě osmi dnů ohlašovací povinnosti od nástupu zaměstnance do zaměstnání nebo ukončení zaměstnání, a to:

• U zdravotní pojišťovny zaměstnance prostřednictvím vyplněného tiskopisu „Hromadné oznámení zaměstnavatele“.

Součástí tiskopisu je i poučení k formuláři, jelikož změny se hlásí prostřednictvím jednotlivých kódů, jejichž použití je vysvětleno právě v tomto poučení.

Nejčastěji používané kódy ve formuláři „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ jsou tyto dva kódy:

• kód „P“, který zaměstnavatel použije v souvislosti s přihlášením k platbě pojistného za svého zaměstnance. Tento kód se použije i v případě přestupu zaměstnance od jiné zdravotní pojišťovny.
• kód „O“, kterým zaměstnavatel odhlásí od platby pojistného svého zaměstnance dnem ukončení zaměstnání.

Velmi důležité je také oznámit příslušné zdravotní pojišťovně skutečnosti rozhodné pro platbu pojistného státem. Může se jednat například o nástup na mateřskou dovolenou, ukončení mateřské nebo rodičovské dovolené, přiznání či odejmutí důchodu, nástup nezaopatřeného dítěte apod.

Oznámení skutečností rozhodných pro vznik či zánik povinnosti státu platit za pojištěnce pojistné jsou velmi důležité, neboť za každého takového pojištěnce obdrží zdravotní pojišťovna v roce 2018 měsíční platbu pojistného od státu ve výši 969 Kč.

Příklad 1

Se zaměstnancem – starobním důchodcem byl sjednán pracovní poměr ode dne 1. 9. 2018 (sobota). Zaměstnanec nastoupil do zaměstnání v pondělí dne 3. 9. 2018.

Při rozvázání pracovního poměru použije zaměstnavatel k oznámení o ukončení zaměstnání kód „O“ a zároveň kód „D“ a povinnost platit zdravotní pojistné za starobního důchodce tak vzniká státu.

• U místně příslušné správy sociálního zabezpečení (dále jen „OSSZ“) se oznamovací povinnost provádí prostřednictvím vyplněného tiskopisu „Oznámení o nástupu do zaměstnání“.

Kromě oznámení dne nástupu do zaměstnání, které založilo účast na pojištění či dne skončení doby zaměstnání se tiskopis používá i k hlášení změn údajů zaměstnance a k hlášení případných oprav údajů, které byly na původní přihlášce zaměstnance uvedeny chybně.

Nástupem se rozumí den, kdy zaměstnanec začal vykonávat práci (nastoupil do práce), nebo den přede dnem započetí výkonu práce, za který mu podle zákoníku práce příslušela náhrada mzdy nebo platu nebo za který se měsíční mzda nebo plat nekrátí (například za dovolenou, svátek, návštěvu lékaře).

Řádné plnění oznamovací povinnosti je kromě řádného placení pojistného jednou z nejdůležitějších povinností zaměstnavatelů. Bohužel bývá tato povinnost často ze strany zaměstnavatelů zanedbávána a případné evidenční nesrovnalosti mohou mít negativní dopad jak na zaměstnavatele, tak i na zaměstnance.

Výpočet výše pojistného a podání přehledů o platbě a výši pojistného

Pojistné na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení za kalendářní měsíc je splatné do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Připadne-li 20. den kalendářního měsíce na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejblížší následující pracovní den.

Zdravotní pojištění

V souladu se zákonem o pojistném na veřejné zdravotní pojištění činí výše pojistného 13,5 % z vyměřovacího základu za rozhodné období, kterým je obvykle kalendářní měsíc.

Zaměstnavatel vypočtenou částku pojistného za příslušné rozhodné období zaokrouhlí na celé koruny nahoru a odvede příslušné zdravotní pojišťovně. Pojistné hrazené zaměstnavatelem je ve výši 9 % a zbývajících 4,5 % (tzn. 1/3) hradí zaměstnanec (zaměstnavatel zaměstnanci pojistné srazí ze mzdy).

Vyměřovacím základem se pro účely stanovení výše pojistného rozumí úhrn příjmů ze závislé činnosti zúčtované v souvislosti se zaměstnáním, které jsou (nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v ČR) předmětem daně z příjmů fyzických osob v souladu se zákonem o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny.

Příklad 2

Vyměřovacím základem zaměstnance pro výpočet pojistného je jeho hrubý příjem za měsíc září ve výši 23 000 Kč.

Zaměstnavatel hradí: 3 105 − 1035 = 2 430 Kč.

Pokud hrubá mzda zaměstnance nedosahuje minimálního vyměřovacího základu alespoň ve výši 12 200 Kč, zaměstnavatel provádí dopočet a následný doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu za předpokladu, že se na zaměstnance vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň ze zákonného minima (například se nejedná o starobního důchodce či nezaopatřené dítě).

Zaměstnavatel je povinen uhradit výši pojistného a odevzdat přehled o platbě pojistného nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce, přičemž musí dbát i na správné platební údaje.

Pojistné na sociální zabezpečení

Podobně jako u odvodů pojistného na zdravotní pojištění se při výpočtu pojistného na sociální pojištění vychází z vyměřovacího základu zaměstnavatele v souladu se zákonem o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.

Zaměstnavatel odvádí vypočítané pojistné ve výši 31,5 % z vyměřovacího základu, přičemž sám hradí pojistné ve výši 25 %, které se skládá z těchto složek:

• 2,3 % na nemocenské pojištění,
• 21,5 % na důchodové pojištění,
• 1,2 % na státní politiku zaměstnanosti.

Zaměstnanci pak hradí pouze pojistné na důchodové pojištění v procentní výši 6,5 %, které jim zaměstnavatel opět strhne ze mzdy.

Zaměstnavatel je povinen uhradit výši pojistného a odevzdat přehled o platbě pojistného do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Za den platby pojistného se považuje den, kdy dojde k připsání pojistného na účet příslušné OSSZ.

V případě pozdního odeslání nebo chybného či neúplného Přehledu o výši pojistného může být zaměstnavateli uložena pokuta až do výše 20 000 Kč za každé jednotlivé nesplnění porušení povinnosti.

Další nejčastější povinnosti, které vznikají zaměstnavatelům v souvislosti s pojistným na sociální zabezpečení, jsou:

• předkládání a odesílání evidenčních listů důchodového pojištěné (dále jen „ELDP“),
• podání přílohy k žádosti o dávku (NEMPRI),
• vyplnění formuláře Potvrzení zaměstnavatele podle § 83 zákona č. 582/1992 Sb. v souvislosti s žádostí o starobní důchod zaměstnance.

Předkládání a odesílání ELDP

ELDP slouží k plnění povinnosti zaměstnavatele v důchodovém pojištění. Vykazuje se na něm především doba důchodového pojištění zaměstnance a jeho vyměřovací základ za daný kalendářní rok. Zaměstnavatel je povinen České správě sociálního zabezpečení předložit ELDP ve stanovených lhůtách, zpravidla vždy do 30. 5. následujícího kalendářního roku. ELDP se podává na předepsaném tiskopise a způsobem, který stanoví zákon.

Dále zaměstnavatel předkládá ELDP místně příslušné OSSZ, ve kterém je vedena evidence mezd, a to do 30 dnů:

• ode dne zápisu údajů do ELDP (např. při ukončení pracovního poměru), je-li nepochybné, že zaměstnanec do třech měsíců neobnoví výdělečnou činnost u téhož zaměstnavatele,
• ode dne zániku zaměstnavatele,
• při úmrtí pojištěnce, a to na výzvu místně příslušné správy sociálního zabezpečení, popř. do třech měsíců od úmrtí,
• v případě, kdy v souvislosti s nástupem výkonu trestu odnětí svobody nebo zabezpečovací detence dochází ke skončení účasti na nemocenském pojištění, i když pracovní vztah nadále trvá.

ELDP je zaměstnavatel povinen předložit orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do osmi dnů ode dne obdržení této výzvy.

Podání přílohy k žádosti o dávku (NEMPRI)

Zaměstnavatel je povinen (dle § 97 zákona č. 187/2006 Sb.) přijímat žádosti svých zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu.

Tyto dokumenty je povinen spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek, které zaměstnavatel vyplňuje na předepsaném tiskopise „Příloha k žádosti o dávku“, neprodleně předat příslušné OSSZ.

Je-li u zaměstnance nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen předat OSSZ rovněž podklady potřebné pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění (tj. kopii usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí, sdělení pořadí pohledávek, sdělení výše dosud provedených srážek a sdělení, jaká část základní částky nemá být OSSZ sražena).

Vyplnění formuláře Potvrzení zaměstnavatele v souvislosti s žádostí o starobní důchod zaměstnance

Projeví-li zaměstnanec vůli odejít do starobního důchodu, je vhodné tak učinit nejdříve čtyři měsíce přede dnem, od kterého si přeje přiznat starobní důchod. Žádost o přiznání starobního důchodu sepisuje místně příslušná OSSZ v součinnosti se zaměstnavatelem.

Obvykle zaměstnavatel obdrží výzvu, ve které je povinen do osmi dnů písemně sdělit požadované informace prostřednictvím formuláře „Potvrzení zaměstnavatele podle § 83 zákona č. 582/1992 Sb.“

Je více než zřejmé, že zaměstnavatelům vzniká v souvislosti se zaměstnáváním osob mnoho povinností, které jsou vázány na různé podmínky a lhůty a není vždy jednoduché nedopustit se omylu či nějakou povinnost neopomenout.

Obecně se však jak zdravotní pojišťovny, tak i správa sociálního zabezpečení snaží zaměstnavatele na chybu či opomenutí často i telefonicky upozornit, a zaměstnavatelé tak mají v mnoha případech příležitost chybu napravit bez vyměření sankcí.