Jak bylo uvedeno v úvodním článku této série – Výdaje související se zaměstnanci v DE – 1. díl, podnikateli vznikají se zaměstnáváním další výdaje než jen ty, jež plynou z vyplácení odměn (mezd) a z jejich zdanění odvodů SP a ZP, kterým byly věnovány předchozí díly této série.

Dalšími kategoriemi výdajů, jimiž se budeme zabývat v tomto článku, tedy jsou:

• Povinné výdaje související s naplněním pracovněprávních nároků zaměstnanců (jiných než v souvislosti s odměňováním) podle zákoníku práce, popř. podle jiných právních předpisů;
• Zaměstnanecké benefity – „dobrovolné“ výdaje zaměstnavatele, jež podnikateli vznikají poskytováním dalších výhod zaměstnancům, k nimž už není ze zákona povinen.

Povinné výdaje související se zaměstnanci vyjma výplaty mezd a souvisejících odvodů z nich

Pokud výdaje podnikatele souvisejí s naplňováním různých zákonných požadavků na zabezpečení pracovních a dalších podmínek zaměstnanců, představují pro podnikatele s daňovou evidencí výdaje daňové (DV), tedy výdaje, o něž lze snížit (dílčí) základ daně z příjmů ze samostatné činnosti (podnikání).

Zároveň se z pohledu zaměstnanců nejedná o nepeněžní výhodu, která by jako nepeněžní příjem podléhala zdanění („přidanění“ ke mzdě). Tuto logiku vystihuje následující tabulka 10.

Tabulka 10: Povinné výdaje související se zaměstnanci z pohledu daně z příjmů
 

Těmito povinnými výdaji jsou (§ 24 odst. 2 písm j) a zh) ZDP):

• Náhrady cestovních výdajů podle zákoníku práce tzv. „do limitu“ související s vysíláním zaměstnanců na pracovní (služební) cesty: stravné, úhrada nákladů za ubytování, za dopravu, na nezbytné pojištění a další služby (parkovné, mýtné apod.).
• Hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem (nápoje v horkých a chladných provozech), včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi.
• Hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování.
• Hodnota pracovního oblečení určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování.
• Náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů zaměstnanců používaných pro potřeby zaměstnavatele – podnikatele.
• Výdaje na zajištění pitné vody na pracovišti, přičemž není podstatné, zda ji zaměstnavatel zajistí prostřednictvím připojení k vodovodní síti, nebo nákupem balené pitné vody (ne minerálek či jiných nealkoholických nápojů) či průběžným doplňováním barelů na pitnou vodu.
• Plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce jednak stanovená příslušnými právními předpisy pro daný obor podnikatelské činnosti (bezpečnost práce, hygienické předpisy apod.), jednak i jinak účelná (vhodná a efektivní) plnění, která zajistí zaměstnanci podmínky pro správný výkon jeho práce pro zaměstnavatele.
• Výdaje za pracovnělékařské služby (služby závodního lékaře) – vstupní a periodické lékařské prohlídky, případně další vyšetření povinná (nařízená zvláštními právními předpisy) pro daný výkon činnosti (např. vyšetření řidičů apod.).

Podnikatel ve vlastním zájmu, ale i pro případnou kontrolu různých státních institucí, má mít (stačí jednoduchou formou) vnitřní předpis (směrnici), kterým upraví např. četnost poskytování nových pracovních oděvů, příspěvků na jejich údržbu, pravidla pro stanovení náhrad za opotřebení nářadí apod.

U výše uvedených odrážek stojí za upozornění, že v řadě případů je uvedeno slovo „hodnota“ (např. hodnota osobních ochranných pomůcek apod.), tzn. podnikatel má v těchto případech nakoupit např. pracovní oděvy a poskytnout je zaměstnanci pro výkon práce. Nemá to udělat tak, že předá zaměstnanci příslušný finanční obnos určený na nákup pracovního oblečení. Z praktického hlediska by podnikatel neměl jistotu, že zaměstnanec peníze použije na pracovní oblečení, z daňového hlediska by se jednalo o dodatečný peněžní příjem zaměstnance, který by podléhal dani z příjmů a odvodům SP a ZP, tzv. „přidanění ke mzdě“.

Zároveň má ovšem zaměstnavatel (podnikatel) dovoleno, aby zajišťoval ochranné pracovní prostředky, pracovní oblečení a stejnokroje a příspěvky na jejich udržování a náhrady za opotřebení vlastního nářadí zaměstnance apod. poskytováním tzv. paušální náhrady, tzn. podnikatel pak skutečně poskytuje zaměstnanci peníze ve výši stanoveného paušálu (podnikatel tento „paušál“ musí mít podložený objektivní kalkulací) a z hlediska ZDP je tento paušál považován za příjem, jenž nemusí být zaměstnanci „přidaňován“ ke mzdě (§ 6 odst. 8 ZDP).

Z hlediska obhájení výše uvedených výdajů v daňové evidenci jako výdajů daňových (snižujících základ daně z příjmů z podnikání), musí podnikatel být schopen prokázat, že vzhledem k počtu zaměstnanců, charakteru a rozsahu podnikání je výše těchto výdajů adekvátní.

Výdaje na zaměstnanecké benefity

Toto je oblast výdajů souvisejících se zajišťováním potřeb zaměstnanců, u nichž již právní předpisy zaměstnavateli (podnikateli) neukládají povinnost tyto potřeby zaměstnancům uspokojovat a financovat.

Dostáváme se do oblasti tzv. zaměstnaneckých benefitů, tj. „mimo-mzdových“ příjmů zaměstnance od zaměstnavatele (podnikatele), jimž odpovídají výdaje zaměstnavatele (podnikatele) tzv. „dobrovolně“ vydávané za zaměstnance či v jejich prospěch. Slovo „dobrovolně“ je záměrně v uvozovkách, neboť podnikatelé, vstupující jako poptávající na trh práce, si vzájemné konkurují při náboru zaměstnanců a určitá úroveň zaměstnaneckých benefitů může být zaměstnanci vnímána jako standard, bez něhož nejsou ochotni do zaměstnání nastoupit či v něm setrvat.

Některé ze zaměstnaneckých benefitů představují pro podnikatele daňový výdaj (DV), výdaj o nějž lze snížit základ daně z příjmů z podnikání (samostatné činnosti), a zároveň pro zaměstnance osvobozený (tzv. „nepřidaňovaný“ příjem ke mzdě) příjem (NP), proto jejich poskytnutí může být pro podnikatele (zaměstnavatele) levnější, než peníze v odpovídající hodnotě benefitu poskytnout zaměstnanci přímo jako navýšení mzdy, jež podléhá dani z příjmů a v „klasickém“ režimu (tabulka 3 z článku Výdaje související se zaměstnanci v DE – 2. díl) i odvodům SP a ZP.

Oblast zaměstnaneckých benefitů je poměrně obsáhlá, pro účely tohoto článku jsou nejtypičtější ze zaměstnaneckých benefitů vyjmenovány v následující tabulce 11 spolu s uvedením:

• jejich vlivu na základ daně z příjmů z podnikání zaměstnavatele (podnikatele) – DV (daňový výdaj) versus NV (nedaňový výdaj) – o tento výdaj nelze snížit základ daně z příjmů z podnikání (samostatné činnosti),
• jejich vlivu na základ daně z příjmů ze závislé činnosti (zaměstnání) zaměstnance – NP (příjem „nepřidaňovaný“ ke mzdě) versus DP (příjem „přidaňovaný“ ke mzdě)
• a odkazu na příslušné ustanovení ZDP (zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů), které podmínky benefitu specifikuje.

Doporučení pro praxi: Pokud se podnikatel chystá k poskytnutí vybraného zaměstnaneckého benefitu, měl by jeho podmínky použití v rámci podnikání zkonzultovat s daňovým poradcem či jiným zkušeným odborníkem. Tím si zajistí správné nastavení z hlediska daní a odvodů a následně si již bude schopen zpracovávat tuto agendu samostatně.

Dále je třeba ještě uvést, že pro většinu benefitů, pokud mají pro zaměstnance představovat dodatečný „mimo-mzdový“ příjem, jenž nepodlehne zdanění daní z příjmů, a tím ani odvodům SP a ZP, platí:

• benefit musí být poskytnut jako nepeněžní příjem, tedy ne formou peněz, které má zaměstnanec následně na tento účel použít
• a jeho charakter, způsob a rozsah poskytování zaměstnancům je upraven vnitřním předpisem (směrnicí) zaměstnavatele (podnikatele).

Příklad

Zaměstnanec:
 

Při variantě a) bude pro zaměstnavatele 500 Kč představovat nedaňový výdaj (NV) – jedná se o „nadstandard“ (ve smyslu: toto zaměstnavateli právní předpis nenařizuje) v oblasti péče o zdraví zaměstnance a z pohledu zaměstnance o osvobozený příjem (nebude mu 500 Kč „přidaňováno“ ke mzdě).

Při variantě b) bude hotovostní výdaj pro zaměstnavatele představovat daňový výdaj (DV) – poskytuje další peněžní odměnu zaměstnanci v souvislosti s jeho zaměstnáním u podnikatele a ve stejné logice půjde o další zdanitelný příjem zaměstnance od zaměstnavatele – DP, který bude zdaněn daní z příjmů, popř. odvody SP a ZP.

V případě, že je podmínkou pro osvobození benefitu od daně z příjmů u zaměstnance, a tím i od odvodů SP a ZP, to, aby byl poskytnut jako nepeněžní příjem (názorně v předchozím příkladu), pak je v tabulce 11 ve sloupci pro zaměstnance uvedeno: nepeněžní příjem.

Tabulka 11: Přehled nejčastějších zaměstnaneckých benefitů a jejich daňové posouzení (ZDP)
 

* Takto označené benefity nesmí u jednoho zaměstnance za kalendářní rok překročit ½ průměrné mzdy platné pro daný kalendářní rok – za rok 2024 tedy nesmí překročit částku 21 983,50 Kč. Částka těchto benefitů, která překročí tento limit, se stává zdanitelným příjmem zaměstnance podléhající současně odvodům SP a ZP. Zároveň pro zaměstnavatele tato částka „nad limit“ bude představovat vždy daňový výdaj.
 

V agendě Definice složek mezd v programu PAMICA je nová složka Z21 Stravenkový paušál, kde si můžete přednastavit výši denního stravenkového paušálu, kterou chcete zaměstnancům poskytovat. V agendě Pracovní poměry je možné zaměstnancům přednastavit stravenkový paušál jako trvalou složku mzdy. Ve vystavené mzdě zaměstnance pak už jen doplníte počet odpracovaných dní, za které mu náleží stravenkový paušál. Zkuste se podívat také na náš videonávod Jak v programu PAMICA nastavit stravenkový paušál?

V programu POHODA lze také evidovat stravenkový paušál u zaměstnanců. V agendě Globální nastavení/Mzdy/Příplatky naleznete pole Stravenkový paušál, do kterého můžete zadat výši denního stravenkového paušálu, kterou chcete zaměstnancům poskytovat. Do agendy Personalistika na záložku Daně a pojistné vložíte typ Stavenkový paušál. Ten zadáte všem zaměstnancům, kterým chcete tento benefit vyplácet. Více informací naleznete v našem videonávodu Jak v programu POHODA nastavit stravenkový paušál?

Související články:
Výdaje související se zaměstnanci v DE – 1. díl
Výdaje související se zaměstnanci v DE – 2. díl
Výdaje související se zaměstnanci v DE – 3. díl