Zabýváme se situacemi, kdy zaměstnanec (ZC) vykonává pro zaměstnavatele (ZL), což je v případě našeho výkladu podnikatel – FO, závislou práci, tedy práci podle instrukcí, pokynů a na náklady a odpovědnost podnikatele, v pracovní době a na pracovišti zaměstnavatele, popř. na jiném dohodnutém místě.

Jestliže zaměstnanec vykonává pro podnikatele závislou práci, může tak činit jen a pouze na základě smluv uzavřených podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen „zákoník práce“ nebo „ZP“). Vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem vzniklý na základě jakékoliv smlouvy podle zákoníku práce je pracovněprávním vztahem.

Podle zákoníku práce existují 3 možné smlouvy:

• pracovní smlouva (zakládá pracovní poměr) a
• dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr:
  • dohoda o provedení práce (DPP) a
  • dohoda o pracovní činnosti (DPČ).

Základním pracovněprávním vztahem je pracovní poměr, proto je také zákoníkem práce nejvíce regulován a poskytuje zaměstnanci největší právní ochranu.

Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr se mají využívat v případě, kdy je výkon práce časově omezený, nárazový, hůře předem plánovatelný či nepravidelný. Vznik a skončení pracovněprávních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr je jednodušší než u pracovního poměru, zároveň ale neposkytují zaměstnanci ochranu jako v případě pracovního poměru ani stabilitu zaměstnání.

Tabulka 1 obsahuje základní charakteristiky a podmínky pracovněprávních vztahů založených smlouvami podle zákoníku práce.

Tabulka 1: Pracovněprávní vztahy založené smlouvami podle zákoníku práce
 

Zaměstnávání lidí přináší podnikateli specifický okruh povinností a odpovědností, což můžeme shrnout pod souhrnný pojem: personální agenda. V rámci této personální agendy pak existuje agenda mzdová, která řeší správný postup zdanění mezd či odměn zaměstnanců včetně povinných odvodů pojistného na sociální zabezpečení (SP) a pojistného na veřejné zdravotní pojištění (ZP) z nich.

Upozorněme zde na nejzákladnější povinnosti zaměstnavatele – podnikatele v souvislosti se zaměstnáváním:

• Zajistit zaměstnancům bezpečné a vhodné podmínky pro výkon práce (zaměstnání) – naplnění požadavků z hlediska bezpečnosti práce a ochrany zdraví zaměstnanců podle zákoníku práce a dalších předpisů:
  • dodržování bezpečnostních předpisů,
  • dodržování předpisů ohledně požární ochrany a
  • dodržování hygienických předpisů.
• Zajistit zaměstnancům spravedlivé ohodnocení jejich práce – dodržovat úrovně zaručených mezd a zabránit diskriminaci (zjednodušeně napsáno: za stejnou práci poskytovat všem stejnou odměnu).
• Vést osobní spis zaměstnance při dodržení předpisů GDPR (ochrany osobních údajů).
• Podnikatel se hned při zaměstnání prvního zaměstnance na základě jakéhokoliv pracovněprávního vztahu (PP, DPP i DPČ) musí zaregistrovat u pojišťovny Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group jako plátce zákonného pojištění odpovědnosti a čtvrtletně odvádět pojistné na pojištění ve vztahu k pracovním úrazům a nemocem z povolání zaměstnanců („úrazové“ pojištění zaměstnanců).
• Zajistit ověření zdravotní způsobilosti zaměstnance k výkonu práce – agenda vstupních a periodických zdravotních prohlídek.
• Další povinnosti související s registrací u finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven zaměstnanců – bude upřesněno dále v textu.

Personální agendu nelze podceňovat a při zahajování zaměstnávání občanů lze doporučit úvodní poradenství s odborníky, kteří pomohou tuto agendu pro konkrétní charakter podnikání správně nastavit.

V souvislosti se zaměstnáváním vznikají podnikateli (zaměstnavateli) tři typy výdajů – toto členění je vhodné (nejen) pro účely daňové evidence:

• Výdaje spojené s odměňováním zaměstnance: výplata odměny za práci, povinné odvody státu z těchto odměn, popř. další srážky z odměn za práci;
• Povinné výdaje související s naplněním pracovněprávních nároků (jiných než v souvislosti s odměňováním) zaměstnanců podle zákoníku práce, popř. podle jiných právních předpisů;
• Zaměstnanecké benefity – „dobrovolné“ výdaje zaměstnavatele, jež podnikateli vznikají poskytováním dalších výhod zaměstnancům, k nimž už není ze zákona povinen.

V tomto článku se zaměříme na administrativu související s první kategorií výdajů.
 

V programu POHODA najdete novou agendu Podání VPDPP, která slouží ke zpracování a archivaci výkazu příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce (VPDPP). Před zpracováním výkazu VPDPP za červenec doporučujeme zkontrolovat a případně doplnit u všech DPP údaj o zdravotní pojišťovně v Personalistice na záložce Pojištění. Odkaz, jak danou situaci řešit v programu POHODA nalznete v našem FAQ.

Povinná administrativa podnikatele v souvislosti se zaměstnáváním

Při zahájení zaměstnávání má podnikatel v souvislosti s prováděním zdanění mezd (odměn) daní z příjmů a zajištěním odvodových povinností do systémů SP a ZP z těchto mezd (odměn) tyto administrativní povinnosti:

• Zaregistrovat se u svého místně příslušného finančního úřadu jako plátce daně ze závislé činnosti (DZVČ), pokud z mezd či odměn zaměstnanců bude strhávána DZVČ, a jako plátce „srážkové“ daně z příjmů fyzických osob, pokud z mezd či odměn zaměstnanců bude strhávána „srážková“ daň (SD).
• Zaregistrovat se u místně příslušné správy sociálního zabezpečení a u zdravotních pojišťoven svých zaměstnanců jako plátce – zaměstnavatel, a to za podmínky, že odměny (mzdy) zaměstnanců budou podléhat odvodům SP a ZP. Příslušná správa sociálního zabezpečení přiřadí zaměstnavateli (podnikateli – FO) variabilní symbol plátce – zaměstnavatele, pod kterým vyřizuje agendu ohledně zaměstnanců.
• Od 1. 7. 2024 vzniká výše uvedená povinnost registrace u místně příslušné správy sociálního zabezpečení i zaměstnavatelům, kteří zaměstnávají zaměstnance na základě dohod o provedení práce tzv. „do limitu“, tedy i když odměny z těchto dohod nepodléhají pojistnému na sociální zabezpečení. Zaměstnavatelé, kteří dosud nebyli v registru zaměstnavatelů a zaměstnávají k 1. 7. 2024 alespoň jednoho zaměstnance na dohodu o provedení práce, mají povinnost se registrovat do 31. 7. 2024.
• Do 8 dnů po nástupu do zaměstnání přihlásit své zaměstnance, pokud jejich odměňování bude podléhat odvodům SP a ZP, na příslušné správě sociálního zabezpečení a na zdravotních pojišťovnách svých zaměstnanců. Nově od 1. 7. 2024 také přihlásit zaměstnance pracující na základě dohody o provedení práce na místně příslušnou správu sociálního zabezpečení, i když zaměstnavateli nevzniká povinnost z těchto odměn odvádět pojistné na sociální zabezpečení. Zaměstnance pracující u zaměstnavatele na základě DPP k 1. 7. 2024 má povinnost přihlásit nejpozději do 20. 8. 2024. Nově nastupující zaměstnanci do zaměstnání po 1. 7. 2024 na základě dohody o provedení práce, kde nevzniká povinnost odvádět pojistné na sociální zabezpečení, se do systému přihlašují buď stejným způsobem jako zaměstnanci, jejichž odměny odvodům SP podléhají, nebo v rámci elektronického formuláře určeného k nahlašování výše měsíčních odměn z DPP, které dosud odvodům SP nepodléhají (měsíční výše hrubé odměny do 10 000 Kč včetně v roce 2024).
• Přihlásit se na www.koop.cz jako plátce zákonného pojištění odpovědnosti („úrazové“ pojištění zaměstnanců). Pojistné se platí na příslušné kalendářní čtvrtletí a jeho výše je závislá na charakteru podnikatelské činnosti (čím rizikovější obor podnikání z hlediska pracovních úrazů a nemocí z povolání, tím vyšší pojistné) a podle celkové výše hrubých mezd (odměn) za kalendářní čtvrtletí, jež podléhají odvodům SP a ZP. Pokud podnikatel má zaměstnance jen na DPP či DPČ tzv. „do limitu“, kdy mu nevzniká povinnost odvodu SP a ZP z odměňování zaměstnanců, pak platí kvartálně 100 Kč.

V programu POHODA je možné vygenerovat závazek na zákonné, resp. úrazové pojištění v agendě Mzdy/ Personalistika přes hlavní nabídku Záznam/Operace/Úrazové pojištění. V zobrazeném dialogovém okně vyberete čtvrtletí, z jehož mezd se má zákonné pojištění odpovědnosti (tzv. úrazové pojištění) vypočítat. Více informací naleznete v našem videonávodu Kde a jak v programu POHODA vystavit závazek na úrazové pojištění? nebo FAQ.
 
V programu PAMICA je možné vygenerovat závazek na zákonné, resp. úrazové pojištění v agendě Personalistika/Pracovní poměry přes hlavní nabídku Záznam/Úrazové pojištění. Více informací naleznete v našem videonávodu Jak v programu PAMICA vystavit závazek na úrazové pojištění? nebo FAQ.

Související články:
Výdaje související se zaměstnanci v DE – 2. díl
Výdaje související se zaměstnanci v DE – 3. díl
Výdaje související se zaměstnanci v DE – 4. díl