K přečerpání dovolené může dojít v těchto případech:

• zaměstnanec ukončí pracovní poměr v průběhu kalendářního roku,
• zaměstnanec ke konci roku vyčerpal víc dovolené, než na kolik měl nárok.

Zaměstnanci náleží dovolená ve výměře za kalendářní rok (dle zákoníku práce, dále jen „ZP“) – čtyři týdny v podnikatelské sféře, pět týdnů v rozpočtové sféře, osm týdnů u pedagogických pracovníků, pokud u zaměstnavatele odpracoval alespoň 60 dnů v příslušném kalendářním roce. Za dobu před odpracováním 60 dnů přísluší dovolená za každých 21 odpracovaných dnů v délce jedné dvanáctiny dovolené za kalendářní rok.

Pracoval-li zaměstnanec u zaměstnavatele pouze část roku, přísluší mu poměrná část dovolené ve výši jedné dvanáctiny dovolené za kalendářní rok za každý celý kalendářní měsíc nepřetržitého trvání téhož pracovního poměru.

Přičemž při skončení pracovního poměru u stávajícího zaměstnavatele a nástupu u nového zaměstnavatele, které na sebe bezprostředně navazují, má zaměstnanec též nárok na jednu dvanáctinu roční dovolené. V tomto případě za měsíc změny přísluší zaměstnanci dovolená od nového zaměstnavatele.

Čerpání dovolené dle podmínek stanovených zákoníkem práce určuje zaměstnavatel. Přičemž může určit zaměstnanci čerpání dovolené, i když zaměstnanec dosud nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, jestliže je možné předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru.

Snadno se tak může stát, že zaměstnanec si vybere většinu dovolené, na kterou má do konce roku nárok a pak pracovní poměr ukončí. V okamžiku ukončení pracovního poměru je tak zjištěno přečerpání dovolené.

Do nároku na dovolenou dále ještě zasahuje její možné krácení dle zákona. Nepracoval-li zaměstnanec pro překážky v práci, které se pro účely dovolené neposuzují jako výkon práce (např. dlouhodobá nemoc), zaměstnavatel krátí dovolenou za prvých 100 takto zameškaných směn o jednu dvanáctinu a za každých dalších 21 takto zameškaných směn rovněž o jednu dvanáctinu.

Za neomluveně zameškaný pracovní den může zaměstnavatel krátit dovolenou o jeden až tři dny. Minimum dovolené při celoročním zaměstnání, které již pokrátit nejde u výše zmíněných případů, jsou dva týdny.

Taktéž se krátí dovolená u zaměstnance, který zameškal práci pro výkon trestu odnětí svobody, a to za každých 21 takto zameškaných směn o jednu dvanáctinu ročního nároku.

Zpětným pokrácením dovolené též může dojít k situaci, kdy dovolená byla přečerpána.

Ke krácení dovolené většinou zaměstnavatel, respektive mzdový účetní přistupuje ke konci roku, kdy inventarizuje stavy dovolené jednotlivých zaměstnanců. Pokud dovolené přebývá, lze ji převést do dalšího roku, pokud však došlo k jejímu přečerpání, je třeba se s touto situací vyrovnat.

Vrácení náhrady za přečerpanou dovolenou

Zaměstnanci přísluší za dobu čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Zákoník práce stanoví, že zaměstnanec je povinen vrátit vyplacenou náhradu mzdy nebo platu za dovolenou nebo její část, na niž ztratil právo, popřípadě na niž mu právo nevzniklo.

Zaměstnavatel má právo strhnout náhradu za přečerpanou dovolenou ze mzdy zaměstnanci bez jeho souhlasu. Není tedy třeba se zaměstnancem uzavírat dohodu o srážce ze mzdy.

Strhávat bude náhradu ve výši průměrného výdělku za přečerpané dny. Snižovat se tak bude hrubá mzda zaměstnance v příslušném měsíci.

Stržení přečerpané dovolené bude v případě ukončení pracovního poměru v poslední mzdě zaměstnance od příslušného zaměstnavatele. V případě zjištění přečerpání na konci roku, pak budeme strhávat nejčastěji v prosincové mzdě zaměstnance, nebo v lednové mzdě následujícího roku, pokud pracovní poměr zaměstnance trvá.

Zdravotní a sociální pojištění při přečerpání dovolené

Ohledně zdravotního pojištění se podmínky od roku 2015 zjednodušily. Jediné, na co zaměstnavatel musí dát pozor, je, aby vyměřovací základ zaměstnance na zdravotní pojištění neklesl pod minimální vyměřovací základ. Zjednodušeně řečeno, zdravotní pojištění je potřeba za měsíc, kdy se vypořádáváme s přečerpanou dovolenou a může se nám hrubá mzda značně snížit, uhradit alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

Situace je složitější u sociálního pojištění. Zde se vychází z definice vyměřovacího základu zaměstnance pro odvod pojistného, která uvádí, že vyměřovacím základem je úhrn příjmů, které jsou nebo by byly předmětem daně z příjmů fyzických osob a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním.

Náhrada za přečerpanou dovolenou, která se zaměstnavateli vrací, tak není zúčtovaným příjmem zahrnovaným do vyměřovacího základu.

Vyměřovací základ nemůže však nikdy nabývat záporné hodnoty. Z toho vyplývají dvě možné situace:

• v měsíci sražení náhrady za dovolenou má zaměstnanec dostatečné příjmy, které převyšují uvedenou srážku: zaměstnavatel nemá vůči správě sociálního zabezpečení žádnou další povinnost, podá běžný přehled o výši pojistného, který bude obsahovat úhrn vyměřovacích základů snížený o srážku,
• v měsíci sražení náhrady za dovolenou nemá zaměstnanec dostatečný příjem a hodnota rozdílu by byla záporná: zaměstnavatel je povinen podat opravný přehled o výši pojistného za měsíc, kdy došlo k přečerpání dovolené.

  Zde uvede nové, opravené údaje a současně s tímto přehledem sdělí správě sociálního zabezpečení důvod podání opravného přehledu. Navíc, pokud již byl podán za příslušné období evidenční list důchového pojištění, je potřeba vyhotovit i opravný evideční list.

  Komplikace také mohou nastat u dávek nemocenského pojištění – snížení vyměřovacího základu ovlivní i jejich výši, a je tedy třeba vyhotovit novou přílohu k žádosti o dávku nemocenského pojištění (vyplácí-li náhradu již správa sociálního zabezpečení), případně opravit již vyplacenou náhradu mzdy za nemoc.