Podle zákona o nemocenském pojištění (zákon č. 187/2006 Sb.) má zaměstnavatel vůči České správě sociálního zabezpečení („ČSSZ“) následující povinnosti.

1. Registr zaměstnavatelů

Zaměstnavatel se musí přihlásit/odhlásit do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, tj. Přihláška do registru zaměstnavatelů, Odhláška z registru zaměstnavatelů, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost. V případě zániku zaměstnavatele je ho povinen odhlásit jeho právní nástupce, a zaniká-li bez právního nástupce, jeho likvidátor.

Zaměstnavatel je povinen písemně hlásit všechny změny v údajích, které uvedl na předepsaném tiskopise, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala. Předepsaný tiskopis je možné vyzvednout na Okresní správě sociálního zabezpečení („OSSZ“), případně stáhnout z webových stránek ČSSZ.

2. Mzdová účtárna v registru zaměstnavatelů

Dále je třeba přihlásit/odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.

Zaměstnavatel je rovněž povinen písemně hlásit všechny změny již nahlášených údajů, a to opět do 8 kalendářních dnů.

V případě, že má zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů.

3. Desetimístný variabilní symbol

Zaměstnavatel musí používat přidělený desetimístný variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ a ČSSZ.

4. Den nástupu a den skončení u zaměstnance

Zaměstnavatel má povinnost oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů.

Zaměstnavatel musí též hlásit všechny změny již nahlášených údajů ve lhůtě 8 kalendářních dnů.

Stanovenou lhůtu 8 kalendářních dnů je možné dohodnout s OSSZ i jinak. Dohoda o změně lhůty může být písemně vypovězena jak ze strany OSSZ, tak ze strany zaměstnavatele. Platnost dohody pak končí prvním dnem kalendářního měsíce, který následuje po měsíci, v němž byla dohoda vypovězena.

U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění.

Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.

Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.

5. Evidence o zaměstnancích

Zaměstnavatel musí také vést evidenci o zaměstnancích, ve které se již neuvádí rodinný stav, ale je nutné v ní uvádět výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu a název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn.

Tyto údaje musí zaměstnavatel uschovávat po dobu 10 kalendářních roků, pokud zákon o důchodovém pojištění nebo jiný předpis nestanoví lhůtu delší. Pokud zaniká zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím desetileté lhůty, musí zaměstnavatel zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, na kterém budou záznamy uloženy.

6. Příjem žádostí zaměstnanců současných i bývalých o dávky nemocenského pojištění

Dále je třeba přijímat žádosti svých zaměstnaných osob a také bývalých zaměstnanců, pokud onemocněli v ochranné lhůtě, o dávky nemocenského pojištění, včetně dalších podkladů potřebných pro stanovení nároku na dávku a její výplatu, a neprodleně je spolu s Přílohou k žádosti o dávku nemocenského pojištění předávat OSSZ příslušné k výplatě dávek. Na předepsaném tiskopisu Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění uvede zaměstnavatel údaje potřebné pro výpočet a výplatu dávek.

Jestliže je u zaměstnance nařízený výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění.

Těmito podklady se rozumí:

• kopie usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí,
• sdělení výše dosud provedených srážek a
• sdělení, jaká část základní částky nemá být OSSZ srážena.

Pokud zaměstnavatel již předal OSSZ údaje potřebné pro výpočet dávek a důvod pro poskytování dávky nemocenského pojištění nadále trvá, je povinen předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění bez zbytečného odkladu.

Povinností zaměstnavatele je na základě žádosti OSSZ do 8 kalendářních dnů od doručení žádosti (nebyla-li stanovena lhůta delší) sdělit potřebné údaje, podat hlášení, předložit záznamy o skutečnostech rozhodných pro posouzení účasti zaměstnanců na pojištění a pro nárok na dávky, jejich výši a výplatu.

Nárok na dávku se uplatňuje následujícími tiskopisy:

• Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti – vystavuje příslušný lékař,
• Potvrzení o nařízení karantény – vystavuje příslušný lékař,
• Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti (karantény) – vystavuje příslušný lékař,
• Rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče) – vystavuje příslušný lékař,
• Potvrzení o trvání potřeby ošetřování – vystavuje příslušný lékař,
• Žádost o ošetřovné při péči o dítě do 10 let z důvodu uzavření výchovného zařízení (školy) – k dispozici pouze v tištěné podobě, lze jej vyzvednout na OSSZ,
• Žádost o ošetřovné osoby, která převzala ošetřování (péči) – lze stáhnout z webových stránek ČSSZ, nebo vyzvednout v tištěné podobě na OSSZ,
• Žádost o peněžitou pomoc v mateřství – vystavuje příslušný lékař,
• Žádost o peněžitou pomoc v mateřství při převzetí dítěte do péče – lze stáhnout z webových stránek ČSSZ, nebo vyzvednout v tištěné podobě na OSSZ,
• Žádost o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství – vystavuje příslušný lékař.

7. Poskytnutí potřebné součinnosti

Další povinností zaměstnavatele je poskytování potřebné součinnosti pověřeným zaměstnancům OSSZ při kontrole plnění povinností zaměstnavatele v pojištění, umožnit jim vstupovat do prostorů zaměstnavatele a provést kontrolu.

Dále má zaměstnavatel povinnost plnit opatření k nápravě uložené OSSZ včetně podání písemné zprávy o přijatých opatřeních ve stanovené lhůtě. Pokud opatření k nápravě zjištěných nedostatků nesplní, může zaměstnavatel dostat pokutu za přestupek až do výše 100 000 Kč.

Zaměstnavatel, který zaměstnává méně než 26 zaměstnanců účastných pojištění, je povinen se na výzvu ve stanovený den dostavit na OSSZ, popřípadě na jiné určené místo, za účelem provedení kontroly plnění povinností v pojištění. Pokud se předem z vážných důvodů neomluví a ke kontrole se nedostaví, může očekávat zaměstnavatel pokutu za přestupek až do výše 10 000 Kč.

8. Informace o poskytovateli pracovnělékařských služeb

Zaměstnavatel je povinen sdělit na vyžádání neprodleně příslušné OSSZ a ošetřujícímu lékaři informace o poskytovateli pracovnělékařských služeb a o pracovním zařazení, náplni práce a pracovních podmínkách dočasně práceneschopného zaměstnance.

9. Další účastníci nemocenského pojištění

Je také důležité vědět, že nemocenského pojištění se účastní též členové družstev, u kterých je zrušena podmínka pracovního vztahu k družstvu, jestliže mimo pracovněprávní vztah vykonávají práci pro družstvo, dále společníci a jednatelé s. r. o. a komanditisté k. s., kteří nejsou v pracovněprávním vztahu k této společnosti, ale vykonávají pro ni práci, za kterou jsou touto společností odměňováni.

Pojištění jsou dále účastni i prokuristé, členové kolektivních orgánů právnických osob, kteří nejsou uvedeni v § 5 písm. a) v bodech 1 až 10, 20 a 21 zákona o nemocenském pojištění, likvidátoři a vedoucí organizačních složek právnických osob podle § 167c zákona o nemocenském pojištění, jejichž místo výkonu práce je trvale v České republice.

Od 1. 1. 2014 se nově účastní nemocenského pojištění také osoby pověřené obchodním vedením na základě smluvního zastoupení a fyzické osoby neuvedené v § 5 písm. a) bodech 1 až 21 zákona o nemocenském pojištění.

Výjimku tvoří členové zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a hlavního města Prahy, kteří nejsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni nebo kteří nevykonávají funkci ve stejném rozsahu jako dlouhodobě uvolnění členové zastupitelstva.