Nevyplácení stravného

Někdy dochází k situaci, že se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou, že zaměstnanci bude příslušet jen náhrada výdajů za služební cestu (např. náhrada za použití soukromého auta zaměstnance na služební cestě) a že zaměstnanec nebude nárokovat stravné. S tímto přístupem se v praxi setkávám jednak v rámci tuzemských služebních cest a také v případech, kdy jsou cestovní náhrady vypláceny jednateli.
 
Ustanovení § 346c zákoníku práce uvádí, že zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu mzdu, plat, odměnu z dohody a jejich náhrady, odstupné, odměnu za pracovní pohotovost a náhradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce.
 
Z výše uvedeného vyplývá, že zaměstnanci náleží vždy úplné cestovní náhrady včetně stravného a nelze se domluvit, že stravné nebude poskytnuto. A to ani na žádost zaměstnance.
 
Co se týče jednatelů, ti jsou při výpočtu cestovních náhrad považováni za zaměstnance dle § 6 odst. 1 a 2 zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“). Proto na ně platí stejné ustanovení a jednateli též náleží plné cestovné včetně stravného. Nelze tedy sjednat, že jednateli vznikne nárok na náhradu cestovních výdajů např. za použití soukromého auta, ale nebude mu poskytováno stravné. Nárok jednatele na cestovní náhrady by měl být zakotven ve smlouvě o výkonu funkce.

Účtování daňových nákladů cestovních výdajů bez vyúčtování služební cesty

Z výše uvedeného také vyplývá, že nelze do daňových nákladů zahrnout dílčí cestovní náklady (např. za ubytování, jízdné apod.), pokud nedošlo k řádnému vyúčtování služební cesty ze strany zaměstnance a proplacení veškerých cestovních náhrad včetně stravného ze strany zaměstnavatele.
 
Co se týče daňových nákladů zaměstnavatele, jsou daňovým nákladem cestovní náhrady podle zvláštního předpisu, tj. dle zákoníku práce, v plné výši, jakou umožňuje zákoník práce přiznat jednotlivým typům zaměstnanců (viz § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP).
 
Tím, že je daňová uznatelnost náhrad cestovních výdajů vázána na podmínky stanovené zákoníkem práce a souvisejícími předpisy, je nezbytné provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit nároky zaměstnance, aby mohly být výdaje daňově účinné.

Cestovné nad limit není u zaměstnance zdaněno

Ustanovení § 6 odst. 7 ZDP uvádí podmínky, za kterých je osvobozeno poskytování cestovních náhrad zaměstnanci.
 
Za příjmy ze závislé činnosti se tedy nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 ZDP.
 
To znamená, že od daně z příjmů a také od sociálního a zdravotního pojištění je u zaměstnance osvobozeno cestovné maximálně do limitu pro tzv. státní zaměstnance (tj. zaměstnance uvedené v § 109 odst. 3 zákoníku práce). Cestovní náhrady ve vyšší výši u zaměstnance podléhají dani z příjmů a odvodům sociálního a zdravotního pojištění.

Nedochází ke krácení stravného ani k jeho dodaňování

Ustanovení § 163 odst. 2 a 3 zákoníku práce umožňuje zaměstnavateli „v podnikatelské sféře“ krátit stravné v případě, že bylo zaměstnanci v rámci pracovní cesty bezplatně poskytnuto stravování.
 
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

• 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pokud zaměstnavatel nesjedná nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanovené v § 163 odst. 1, přísluší zaměstnanci toto stravné. V případě, že zaměstnavatel nesjedná nebo neurčí před vysláním zaměstnance nižší hodnotu snížení stravného, přísluší zaměstnanci stravné snížené o nejvyšší hodnotu stanovenou v § 163 odst. 2.
 
Krácení stravného není pro zaměstnavatele mimo rozpočtovou sféru povinné. Zaměstnavatel se může rozhodnout stravné nekrátit nebo ho krátit v menší míře než umožňuje zákoník práce. Je však třeba si uvědomit, že i v tomto případě jde o nadlimitní cestovní náhradu (u „státních zaměstnanců“ je krácení stravného povinné), která u zaměstnance podléhá dodanění, sociálnímu a zdravotnímu pojištění.
 
V této souvislosti stojí za připomenutí, že většina ubytovacích zařízení (kromě ubytování nejnižšího standardu) poskytuje v rámci ceny ubytování automaticky snídani. Je tedy vhodné vždy ověřit, zda ubytování zahrnovalo i snídani, a stravné zaměstnanci buď zkrátit, nebo dodanit.

Cestovní náhrady u zaměstnanců konajících práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr

Ustanovení § 155 odst. 1 zákoníku práce stanoví podmínky, za kterých náleží cestovní náhrady zaměstnancům konajícím práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti). V takových případech je možné cestovní náhrady poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo a místo pravidelného pracoviště.
 
Zaměstnancům konajícím práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr cestovní náhrady ze zákona nenáleží. Lze je ale sjednat, a to nejlépe přímo v dohodě. Zároveň je třeba určit místo pravidelného pracoviště zaměstnance.
 
Sjednání pravidelného pracoviště není nutné u zaměstnance pracujícího na základě dohody o provedení práce, pokud má vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště. Musí mít však v dohodě sjednáno právo na cestovní náhrady (viz § 155 odst. 2 zákoníku práce).
 
Pokud poskytování cestovních náhrad není u zaměstnanců konajících práci na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr výslovně sjednáno, nelze jim cestovní náhrady poskytovat, resp. uplatňovat je jako daňový náklad zaměstnavatele.

Neoprávněné nevyplácení cestovních náhrad z důvodu široce určeného místa výkonu práce

V praxi se občas setkám s přístupem, kdy zaměstnavatel sjedná se zaměstnancem místo výkonu práce na území celého kraje nebo dokonce celé ČR a na základě toho mu nevyplácí cestovní náhrady. Tento přístup je ale v rozporu se zákoníkem práce.
 
Zákoník práce umožňuje sjednat místo výkonu práce takovýmto způsobem. Ale zároveň říká, že pokud je místo výkonu určeno šířeji než jedna obec a není-li zároveň sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Při výkonu práce mimo tuto obec náleží zaměstnanci vždy cestovní náhrady.
 
Z téhož důvodu je u zaměstnanců, kteří mají místo výkonu práce širší než jednu obec, vhodné sjednat pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad.
 
Viz ustanovení § 34a zákoníku práce: „Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec.“

Poskytování náhrad za použití MHD v obci místa výkonu práce

Ustanovení § 159 odst. 2 zákoníku práce upravuje proplácení náhrad MHD v obci místa výkonu práce následovně. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.
 
Náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá.
 
Z uvedeného vyplývá, že zaměstnanec má nárok na náhradu výdajů za MHD při pracovních cestách v rámci obce, ve které má sjednáno místo výkonu práce, aniž by musel jejich výši prokazovat. K tomu, aby se jednalo o pracovní cestu, je ale nezbytné, aby místo výkonu práce bylo sjednáno formou přesné adresy.
 
Pokud má např. zaměstnanec sjednánu jako místo výkonu práce Prahu, nemá nárok na náhradu výdajů na MHD v rámci Prahy. Pokud ale bude mít sjednánu jako místo výkonu práce přesnou adresu, např. Václavské náměstí 1, Praha 1, budou mu náležet cestovní náhrady, když bude vykonávat cestu v rámci Prahy mimo tuto adresu.

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.
Autorka pořádá také praktické kurzy zaměřené na daně, účetnictví a podnikání.