Mzdový list je dokumentem, který má poměrně dlouhou archivační lhůtu. Co v současné době musí mzdový list obsahovat a jak se s ním zachází, je obsahem tohoto článku.

Pojem „mzdový list“ je v české legislativě zmiňován v zákoně o daních z příjmů (dále jen „ZDP“), v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a v zákoně o účetnictví (dále jen „ZoÚ“). K povinným náležitostem mzdového listu se vyjadřuje pouze ZDP, který je taxativně vyjmenovává.

Kromě toho je však účelné na mzdovém listě evidovat i další údaje, aby nemusely být uchovávány v jiné evidenci. Zejména se jedná o základ pro výpočet zdravotního a sociálního pojištění a výši pojistného za zaměstnance i zaměstnavatele. Praktické je i uvedení průměrného výdělku, čerpání dovolené, evidence absencí, výši náhrad, atd.

Mzdový list v zákoně o daních z příjmů

Podle ZDP jsou plátci daně povinni vést mzdové listy pro všechny poplatníky s příjmy podle § 6 (tj. ze závislé činnosti). Plátci jsou pak pro účely ZDP označováni za zaměstnavatele a poplatníci s příjmy podle § 6 za zaměstnance.

Zaměstnanci, pro které je tedy povinnost vést mzdové listy, jsou ti, kteří mají:

• příjmy ze současného nebo dřívějšího pracovněprávního, služebního nebo členského poměru a obdobného poměru, v nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu je povinen dbát příkazů plátce, příjmy z funkčního požitku,
• příjmy za práci: člena družstva, společníka společnosti s ručením omezeným, komanditisty komanditní společnosti,
• odměny: člena orgánu právnické osoby nebo likvidátora,
• příjmy plynoucí v souvislosti se současným, budoucím nebo dřívějším výkonem činnosti, ze které plynou veškeré příjmy výše uvedené, bez ohledu na to, zda plynou od plátce, u kterého poplatník vykonává činnost, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, nebo od plátce, u kterého poplatník tuto činnost nevykonává.

Co je obsahem mzdového listu, je definováno v ZDP v § 38j následovně:

1. poplatníkovo jméno i dřívější,
2. u daňového rezidenta: rodné číslo, u daňového nerezidenta: datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem,
3. u daňového rezidenta: bydliště, u daňového nerezidenta: bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,
4. jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle § 35ba (tj. manžela/manželky) a daňové zvýhodnění (tj. děti),
   • výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15 (dary, úroky z úvěru, penzijní připojištění, životní pojištění, příspěvky do odborů, úhrady za zkoušky),
   • výši částek slevy na dani podle § 35ba (základní, na manžela, na invaliditu, ZTP/P, na studenta, na umístění dítěte – školkovné) a daňového zvýhodnění (na vyživované děti) s uvedením důvodu jejich uznání,
5. u daňového rezidenta: den nástupu poplatníka do zaměstnání, u daňového nerezidenta: den nástupu poplatníka do zaměstnání a den ukončení zaměstnání v České republice.

Dále zákon v písmenu f) uvedeného paragrafu definuje, co musí být evidováno za každý kalendářní měsíc:

• úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
• částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedených výše,
• základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
• vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
• měsíční slevu na dani podle § 35ba a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
• měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c,
• skutečně sraženou zálohu.

Povinnou náležitostí je součet údajů za zdaňovací období všech výše uvedených údajů a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů.

Taktéž se uvedou údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění. Odděleně se pak uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby, který je daňovým nerezidentem, a o sražené dani z této odměny.

Kromě všeho výše uvedeného ještě zákon definuje povinnost záznamu u solidární daně. Solidární zvýšení daně u zálohy činí 7 % z kladného rozdílu mezi příjmy zahrnovanými do základu pro výpočet zálohy a čtyřnásobkem průměrné mzdy stanovené podle zákona upravujícího pojistné na sociální zabezpečení. Mzdový list musí za každý kalendářní měsíc obsahovat částku odpovídající tomuto rozdílu.

Pokud zaměstnanec požádá svého zaměstnavatele o doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, zaměstnavatel je povinen mu jej vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti. Tento doklad bude obsahovat souhrnné údaje uvedené ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba a daňového zvýhodnění. Zaměstnavatel vystaví i kopii tohoto dokumentu, kterou uschová.

Generální finanční ředitelství se vyjádřilo na svých webových stránkách dne 29. 6. 2018 formou sdělení k množícím se dotazům plátců daně ze závislé činnosti k problematice GDPR.

Dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále též „GDPR“) upravuje v článku 6 zákonnost zpracování osobních údajů.

Přičemž v článku 6 GDPR bod 1. pod písm. c) je uvedeno, že zpracování osobních údajů v odpovídajícím rozsahu je zákonné, je-li nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce (v uvedeném případě plátce daně) vztahuje.

Zaměstnavatel tedy může pro účely zdanění příjmů zaměstnance v rozsahu, jak požaduje ZDP zpracovávat osobní údaje, a to bez souhlasu zaměstnance. Účel zpracování osobních údajů je v uvedeném případě zřejmý – jedná se o vedení mzdové agendy a plnění zákonných povinností dané daňovému subjektu v postavení plátce daně ze závislé činnosti.

Jedná se o veškeré údaje, které ZDP taxativně vymezuje jako údaje, které musí obsahovat mzdový list pro účely zdanění a které jsme výše uvedli.

Zaměstnavatel jako správce osobních údajů je povinen přijmout taková technická, organizační a jiná potřebná opatření, aby byly získané osobní údaje dostatečně zabezpečeny před případným zneužitím.

Pokud zaměstnavatel pořizuje fotokopie dokladů, které obsahují osobní údaje nad rámec povinných údajů, Finanční správa doporučuje je buď zakrýt, nebo si vyžádat souhlas subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.

Archivace mzdových listů

ZoÚ stanoví, že účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví ve stanovených lhůtách. Mzdové listy jsou však účetními záznamy, u kterých stanoví zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení delší lhůty než ZoÚ. Proto se postupuje v případě archivace podle těchto delších lhůt.

Podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení je povinnost uchovávat mzdové listy, které obsahují údaje potřebné pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Jde-li o mzdové listy vedené pro poživatele starobního důchodu, je lhůta pro jejich uchování po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím archivačních dob, je povinen zajistit úschovu mzdových listů do uplynutí těchto dob a bez zbytečného odkladu písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou mzdové listy (i ostatní doklady) zaměstnavatele uloženy.

Mzdové listy v rámci vedení mzdové evidence lze na straně plátce daně uchovávat i elektronicky, a to prostřednictvím všech dostupných elektronických prostředků pro zpracovávání a uchovávání dat. Při tomto způsobu uchovávání dat musí být elektronicky uchovávána rovněž data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

Související článek:
Vedení mzdové agendy v souladu s GDPR