Zaměříme se především na registrační povinnosti vůči „úřadům“ při uzavření pracovního poměru na základě pracovní smlouvy (bez specifik cizinců). Kromě toho nás však čekají i další úkony a povinnosti, jako např.:

• vstupní lékařská prohlídka zaměstnance,
• uzavření pracovní smlouvy,
• správné uchovávání osobních údajů,
• seznámení se s případnými exekucemi zaměstnance,
• školení zaměstnance – bezpečnost a ochrana zdraví při práci,
• uzavření případně dohody o „hmotné odpovědnosti“,
• zajištění podpisu prohlášení k dani.

Přihláška (nového) zaměstnavatele do registru (správy sociálního zabezpečení)

Do osmi kalendářních dnů od zaměstnání prvního zaměstnance se musí zaměstnavatel registrovat na příslušné správě sociálního zabezpečení.

Formulář je poměrně jednoduchý – vyplňují se základní identifikační údaje o zaměstnavateli. Při případné změně těchto údajů, je opět zaměstnavatel nahlásí do osmi kalendářních dnů.

Jako den vzniku zaměstnavatele uvedeme ve formuláři den nástupu prvního zaměstnance – ostatní vyplňované kolonky nikoho asi moc nevyvedou z míry – pokud ano, součástí formuláře je i poučení a návod k vyplnění.

Poté, co je zaměstnavatel zaregistrovaný, obdrží variabilní symbol zaměstnavatele (pod kterým zasílá platby pojistného a vyplňuje ho na všech dalších formulářích).

Tiskopis pro elektronické vyplnění i tiskopis pro ruční vyplnění je k dispozici na webu České správy sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“).

Přihlášku je taky možné vygenerovat přímo v programu POHODA v agendě Správa sociálního zabezpečení dostupné v nabídce Mzdy/Seznamy. V agendě vybereme příslušnou správu sociálního zabezpečení a v tiskových sestavách zvolíme formulář Přihláška do registru zaměstnavatelů.

Přihláška (nového) zaměstnavatele u příslušné zdravotní pojišťovny

Se zaměstnáním prvního zaměstnance musíme přihlásit zaměstnavatele i u zdravotní pojišťovny, u které je registrovaný tento zaměstnanec. U každého nového zaměstnance, který je registrovaný u jiné zdravotní pojišťovny, zaregistrujeme zaměstnavatele taky u této zdravotní pojišťovny.

Ve formuláři zase vyplňujeme základní identifikační údaje.

Tab.: Tiskopisy – přihláška a evidenční list zaměstnavatele
 

K dispozici jsou jak formuláře pro ruční vyplnění, tak pro elektronické. V některých prohlížečích nejdou všechny formuláře otevřít – nejdříve je třeba si je uložit a pak teprve otevřít.

Přihlášku je taky možné vygenerovat přímo v programu POHODA v agendě Zdravotní pojišťovny dostupné v nabídce Mzdy/Seznamy. V agendě vybereme příslušnou zdravotní pojišťovnu a v tiskových sestavách zvolíme formulář Přihláška a evidenční list zaměstnavatele.

Přihláška zaměstnance na Českou správu sociálního zabezpečení

Do osmi kalendářních dnů od nástupu zaměstnance je třeba tohoto zaměstnance „přihlásit na sociálce“. Je třeba vyplnit příslušný formulář „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ a tento formulář zaslat elektronicky. Vyplnění formuláře není složité; vyplňují se základní identifikační údaje o zaměstnavateli a zaměstnanci.

Nicméně u prvního hlášeného zaměstnance není prakticky možné dodržet zákonný termín a přihlásit ho do zmíněných osmi kalendářních dnů. Nejprve přihlašujeme zaměstnavatele a čekáme na obdržení variabilního symbolu (bez kterého přihlášku zaměstnance nelze elektronicky odeslat) – přidělení variabilního symbolu trvá většinou mnohem déle než osm kalendářních dnů.

V záhlaví tiskopisu vyplníme „typ akce – 1 – nástup“ – vyplnění zbývajících polí formuláře není složité.

Tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání najdeme opět na webu ČSSZ.

V programu POHODA postupujeme takto: v agendě Mzdy/Personalistika zadáme všechny potřebné osobní údaje o novém zaměstnanci. V nabídce Záznam zvolíme povel Podání ONZ… a vyplníme průvodce. Po jeho dokončení se otevře agenda Podání ONZ s vytvořeným záznamem, který lze prostřednictvím volby Záznam/Odeslání ONZ… uložit a odeslat.

Pokud chceme odeslat přihlášku pouze pro jednoho zaměstnance, je potřeba před vytvořením podání ONZ provést výběr tohoto zaměstnance v agendě Personalistika.

Přihláška zaměstnance na příslušnou zdravotní pojišťovnu

Přihláška nového zaměstnance se provádí na formuláři „Hromadné oznámení zaměstnavatele“. Tento formulář je velmi podobný u všech zdravotních pojišťoven.

V poli Období vyplníme měsíc, za který přihlášku podáváme – můžeme přihlásit i více zaměstnanců na jednom formuláři v příslušném kalendářním měsíci, dále vyplníme kód „P – nástup zaměstnance do zaměstnání“ a další potřebné údaje.

V programu POHODA postupujeme takto: v agendě Mzdy/Personalistika zadáme všechny potřebné osobní údaje o novém zaměstnanci (pokud ještě nemáme zadáno). V záložce Evidence podání pravým tlačítkem myši vložíme hlášení na zdravotní pojišťovnu, vyplníme kód P – nástup a doplníme datum nástupu (datum změny) a uložíme. Dále v tiskových sestavách vybereme sestavu Hromadné oznámení zaměstnavatele.

Lze ještě použít funkci přes Záznam/Hromadné hlášení změn…, která umožní hlášení změn hromadně pro více zaměstnanců najednou. Je možné tak hlásit jen některé změny (např. přihlášení s kódem P), přes funkci ze záložky Evidence podání lze hlásit i další změny.

Úrazové pojištění

Toto pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání je povinný hradit každý zaměstnavatel.

Přihlášku je možné vyplnit online. Po vyplnění kódu CZ-NACE – klasifikace ekonomických činností – zjistíme i sazbu pojistného.

Se splněním vašich povinností při nástupu nového zaměstnance vám pomůže program POHODA. Chcete-li však specialistu v oblasti personalistiky a mezd, pořiďte si program PAMICA, který vás provede jak celým procesem náboru a založení nového zaměstnance, tak vám usnadní komunikaci s pojišťovnou a okresní správou sociálního zabezpečení i výpočtem a výplatou mezd.

Související článek:
První mzda zaměstnance