Obecné zásady vyplňování ELDP

Evidenční list důchodového pojištění (dále jen „ELDP“) se vyplňuje nejpozději do 30. 4. 2018, pokud výdělečná činnost trvala k 31. 12. 2017. Při dřívějším skončení výdělečné činnosti se ELDP vyplňuje do jednoho měsíce od ukončení, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku.

ELDP se vyplňuje za všechny zaměstnance, kterým vznikla účast na důchodovém pojištění, a to včetně starobních důchodců. Nevyplňuje se u zaměstnanců, kterým účast na pojištění nevznikla, např. u dohod o provedení práce (dále jen „DPP“) do 10 000 Kč měsíčně nebo u zaměstnání malého rozsahu.

ELDP podává zaměstnavatel sociální správě, u které je registrovaný.

Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy ELDP. Jeden stejnopis s podpisem zaměstnance si ponechá ve své evidenci po dobu tří kalendářních roků po roce, kterého se týká.

Druhý stejnopis, opatřený podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce zaměstnavatele a jeho razítkem, je povinen vydat zaměstnanci, a to nejpozději v den, kdy předkládá ELDP orgánu sociálního zabezpečení.

Na sociální správu se ELDP předkládá v papírové nebo elektronické podobě. Elektronicky lze ELDP podat buď datovou schránkou, a to do datové schránky e-Podání ČSSZ: 5ffu6xk, nebo do datové schránky místně příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (dále jen „OSSZ“), Pražské správy sociálního zabezpečení (dále jen „PSSZ“) nebo Městské správy sociálního zabezpečení (dále jen „MSSZ“).

Elektronické podání lze podat také prostřednictvím e-portálu ČSSZ, a to buď za pomocí elektronického podpisu, nebo přihlášením do datové schránky. Papírově lze tiskopis buď vytisknout do originálního formuláře, nebo vyplnit a vytisknout s QR kódem na e-portálu ČSSZ. Tiskopis s QR kódem z e-portálu ČSSZ lze vytisknout přímo na tiskárně na čistý papír formátu A4.

Vyplňování ELDP v programu POHODA – Nastavení typu ELDP v agendě Personalistika

Před samotným sestavení ELDP si nejprve musíme zkontrolovat vyplnění typu ELDP v agendě Personalistika v programu POHODA. U jednotlivých zaměstnanců přejdeme na záložku Pojištění a do části Důchodové pojištění. Zde zkontrolujeme a případně opravíme nebo doplníme Typ ELDP následovně:

01 – uvádí se v případech, kdy výdělečná činnost pojištěnce ke dni odesílání ELDP v průběhu daného kalendářního roku trvá (např. při odesílání ELDP na výzvu orgánů sociálního zabezpečení), a dále za situace, kdy ELDP je odesílán po uzavření celého kalendářního roku a výdělečná činnost pojištěnce po 31. 12. u zaměstnavatele nadále trvá.

02 – uvádí se v případech, kdy výdělečná činnost pojištěnce byla v průběhu daného kalendářního roku ukončena nebo k jejímu ukončení došlo k 31. 12.

Dále se uvádí za situace, kdy končí účast na nemocenském pojištění v souvislosti s nástupem výkonu trestu odnětí svobody nebo zabezpečovací detence nebo u konkrétního pojištěnce dochází ke skončení příslušnosti k českým právním předpisům (pojištěnec začne v rámci trvání tohoto výkonu činnosti podléhat právním předpisům jiného státu).

Tato hodnota se rovněž uvede v případě, že údaje o pojištění za daný kalendářní rok již byly v souvislosti s ukončením výdělečné činnosti odeslány, a následně se vyplňuje ELDP s údaji o dodatečném zúčtování příjmů započitatelných do vyměřovacího základu.

Uvedené nepřichází v úvahu u osob, které vykonávají zaměstnání malého rozsahu (§ 7 odst. 3 zákona o nemocenském pojištění – dále jen „ZoNP“) nebo zaměstnání na základě dohody o provedení práce (§ 7a ZoNP).

03 – uvádí se v případech, kdy se ELDP odesílá v souvislosti s úmrtím pojištěnce.

Další případy typů ELDP, zejména v případě opravného podání, najdete v metodické příručce vydané ČSSZ Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP na str. 8 a 9.

Na stejném místě nastavíme také údaj Pošta pro daného zaměstnance. V poli Pošta se vyplňuje prvních pět písmen z názvu dodací pošty bez mezer (neužívají se zkratky). V rámci pěti písmen je přípustné použít i číslo. Jedná-li se o adresu v zahraničí, tento údaj se nevyplňuje.

Obr.: Typ ELDP

Vygenerování ELDP

Když máme doplněné typy ELDP a pošty u všech zaměstnanců, zkontrolujeme si vystavení mezd. Je potřeba zkontrolovat, že máme u všech zaměstnanců vystaveny všechny mzdy. Toto je obzvlášť důležité, pokud jsme mzdovou agendu přebírali od jiné účetní v průběhu roku.

V agendě Personalistika si vyfiltrujeme zaměstnance, u kterých budeme vystavovat ELDP, to je ty, kteří se účastnili pojištění.

Generování ELDP spustíme povelem Záznam/Podání ELDP. POHODA nám zobrazí informaci o počtu generovaných ELDP. Pokud vše souhlasí, můžeme potvrdit ANO. ELDP se vygenerují a zobrazí se nám upozornění.

Obr.: Vygenerování ELDP

Po jeho potvrzení se dostaneme do agendy Evidenční listy důchodového pojištění, kde máme připravené k podání ELDP pro zaměstnance. Na záložce Položky si můžeme zkontrolovat údaje pro jednotlivé zaměstnance a případně je upravit.

Ve vzorových datech např. vidíme, že se nám mezi ELDP omylem dostala i DPP bez účasti na pojištění (v kódu je údaj T).

Obr.: Vzorová data

V takovémto případě musíme celý soubor ELDP smazat, znovu si vyfiltrovat data správně a vystavit všechny ELDP znovu.

Pokud již máme vystaveny správné ELDP, zkontrolujeme si jednotlivé údaje. A to nejlépe zobrazením tiskové sestavy Evidenční list důchodového pojištění v nabídce tiskových sestav.

Pokud máme zatrženou volbu Tisk do orig. formuláře, tak ji odškrtneme, aby se nám sestavy zobrazily celé, nejen samotná data. Zatržení volby použijeme, pokud chceme tiskopisy podávat papírově a tisknout je do originálních tiskopisů.

Obsah jednotlivých položek ELDP si zkontrolujeme podle metodické příručky ČSSZ Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP.

Tisk a odeslání ELDP

Po zkontrolování všech ELDP můžeme přistoupit k vytištění stejnopisů pro předání zaměstnancům a uložení kopie podepsané zaměstnanci. Pro vytištění použijeme výše zmíněnou tiskovou sestavu Evidenční list důchodového pojištění.

Pro elektronické podání použijeme volbu Záznam/Odeslání ELDP. Po kliknutí na tlačítko Další se nám zobrazí nabídka, zda chceme pouze uložit XML (které pak můžeme např. nahrát na e-portál ČSSZ), nebo podání odeslat, a to pomocí datové schránky či pomocí elektronického podpisu.

Obr.: Elektronické podání ELDP

Po kliknutí na tlačítko Další se soubor uloží, a pokud máme nastaveno, tak i odešle na ČSSZ.

Pro odeslání datovou schránkou musíme mít nastaveny přístupové údaje do datové schránky v agendě Nastavení/Uživatelské nastavení a volbu Datová schránka. V agendě Uživatelské nastavení si můžeme nastavit také elektronický podpis, a to v sekci PDF elektronický podpis.

Zdroj informací pro vyplňování ELDP: Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP pro období od 1. 1. 2014 v aktuálním znění dostupné na webu ČSSZ.

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.
Autorka pořádá také praktické kurzy zaměřené na daně, účetnictví a podnikání.