Pokud jste osobami samostatně výdělečně činnými, menší firmou či větší organizací, jistě vystavujete svým zákazníkům „listiny“, na základě kterých vám mají uhradit příslušný obnos. Obecně ustáleným termínem v obchodním styku pro takovéto typy dokumentů je faktura.
 
Pojem faktura můžeme nalézt např. v § 13a obchodního zákoníku (zákon č. 513/1991 Sb.), kde je tento termín uveden v souvislosti s obchodními listinami. Na rozdíl od daňových či účetních dokladů však nikde nenajdeme samostatnou právní úpravu tohoto typu obchodní listiny.
 
V článku se pokusíme rozklíčovat některé z pojmů, které jsou v praxi velmi ledabyle používány, a jejich nesprávné užití může způsobit druhé straně řadu problémů.

Neplátce DPH

V prvé řadě je nutné si uvědomit, zda jste či nejste plátci DPH. V naší účetní praxi se často setkáváme s tím, že neplátce DPH klidně vystavuje „Fakturu – daňový doklad“. Přitom neřeší, zda vůbec má právo takto označený doklad pojmenovat, vystavit a následně jej zaslat svému zákazníkovi.
 
Ukažme si hned v úvodu na příkladu, k čemu může dojít, když nedbáme na své povinnosti v souvislosti s vystavováním dokladů v rámci své podnikatelské činnosti.

Příklad

Pan Zdeněk je podnikatel, neplátce DPH. Pro pana Jindřicha, který je také podnikatelem, ale plátcem DPH, provedl výkopové práce na stavbě. Dohodnutá cena za práci byla stanovena na 15.000,- Kč.
 
Pan Zdeněk vystavil panu Jindřichovi „Fakturu – daňový doklad“, jejíž vzor si stáhl z internetu. Přitom si nevšiml, že tento vzor je určený pro plátce DPH, neboť právě obsahuje dovětek „daňový doklad“. Fakturu tedy pan Zdeněk vyplnil.
 
Protože není plátcem DPH, domníval se, že do kolonky DPH patří sazba 0 %, aby na faktuře byla správně vyčíslena hodnota DPH na 0,- Kč. Tím se základ daně nezvýší a k úhradě bude 15.000,- Kč. Ostatní náležitosti, včetně data uskutečnění plnění, vyplnil a zaslal panu Jindřichovi.
 
Pan Jindřich fakturu obdržel a ve stanoveném termínu ji uhradil a zároveň zaúčtoval. Pan Jindřich si hned nevšiml, že pan Zdeněk není plátce DPH, a když viděl, že je na daňovém dokladu za stavební práce použita sazba 0 %, napadlo ho, že se jedná o režim přenesení daňové povinnosti. Podle toho vyplnil i přiznání k DPH, které podal.
 
Za několik týdnů, při jiné zakázce, se však ukázalo, že pan Zdeněk není plátcem DPH. Výsledkem tedy bylo podání opravného přiznání k DPH a další opravné procesy s tím spojené.
 
Tolik pouze jedna modelová situace, která může do značné míry znepříjemnit život podnikatelům a ztížit jejich postavení před finančním úřadem.

Někdo by si však mohl položit otázku: „Jaké údaje by tedy neměly na mých fakturách chybět?“ Tato otázka je na místě. Obecnou úpravu můžeme nalézt v úvodu zmiňovaném § 13a obchodního zákoníku. Zde je stanoveno, že každý podnikatel je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a na internetových stránkách uvádět údaj o své firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle.
 
Navíc podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají za povinnost uvést také údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky. Podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku zase údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni (např. živnostenský rejstřík).
 
Dále je dobré pamatovat na to, že faktura by měla obsahovat alespoň:

• označení dodavatele,

• datum vystavení či splatnosti (ne však datum uskutečnění zdanitelného plnění),

• předmět fakturace (jakou službu či jaké zboží fakturujete),

• dohodnutou částku,

• způsob úhrady, a

• pořadové číslo dokladu.

 
Zároveň níže uvádíme několik praktických tipů, na co v souvislosti s vystavováním faktur jakožto neplátce DPH pamatovat:

1. Nikdy nevystavujte dokument označený „Faktura – daňový doklad“. Právě dovětek „daňový doklad“ může pro drtivou většinu protistran značit, že jste plátcem DPH.

2. Pokud používáte stažené vzory faktur a dokladů z internetu, pečlivě si vybírejte. Existují i vzory určené pro neplátce DPH. Nejspolehlivějším řešením je však použití účetního softwaru (např. program POHODA).

3. Zkontrolujte si náležitosti takovéhoto dokladu. Nikdy by zde neměly být zobrazeny jakékoli údaje vztahující se k problematice DPH, např. sazba DPH, vyčíslení DPH, tabulkový rozpis DPH nebo údaj „datum uskutečnění zdanitelného plnění“.

4. Nezapomeňte na dovětek „Nejsem plátce DPH“. Tato informace slouží jako „pojistka“ pro vás a vašeho zákazníka, aby k dokladu správně přistoupil a případně upozornil na některé nesrovnalosti. Často se tento dovětek uvádí na závěr faktury, např. do patičky.

5. Na doklad uveďte také informaci, že jste zapsáni v živnostenském rejstříku a nezapomeňte na její číslo.

Plátce DPH

Jste-li plátcem DPH, vaše situace v souvislosti s vystavováním dokladů může být paradoxně jednodušší, jelikož máte povinnost vystavovat daňové doklady, jejichž náležitosti se musí řídit příslušnými ustanoveními zákona o dani z přidané hodnoty (viz § 26 až § 35 zákona č. 235/2004 Sb.). Navíc, pokud používáte účetní software, při vytváření daňového dokladu vám může být skvělým pomocníkem, díky kterému nezapomenete na nic důležitého.
 
Na co tedy v této souvislosti musíte především pamatovat?

1. Veškeré vaše doklady budou daňovými doklady, ať se jedná o řádný daňový doklad, nebo zjednodušený daňový doklad. Nezáleží přitom na tom, zda fakturujete plátci DPH nebo neplátci DPH.

2. Je nutné si hlídat, zda se nejedná o režim přenesení daňové povinnosti. Pro tyto případy platí specifická pravidla, která je nutné zohlednit při vystavení daňového dokladu.

3. Vámi vystavovaný doklad může nést název „Faktura – daňový doklad“. Nikoliv však pouze „Faktura“.

4. Daňové doklady máte za povinnost vystavit z drtivé většiny nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění. To je důležité zejména v případech, kdy obdržíte platbu na základě zálohové faktury nebo jiného, obdobného dokladu.

5. Daňové doklady lze zasílat i elektronicky. V této souvislosti doporučujeme seznámit se důkladně s § 26 zákona o DPH.

Osoba zapsaná v obchodním rejstříku

Pokud jste fyzickými nebo právnickými osobami zapsanými do obchodního rejstříku, pamatujte na to, že vaše doklady musí obsahovat náležitosti účetního dokladu, jak je uvedeno v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví (ZoÚ). Konkrétní ustanovení najdete v § 11.
 
Toto pravidlo vyplývá z faktu, že osoby zapsané v obchodním rejstříku jsou povinné vést účetnictví (dříve podvojné účetnictví), nikoliv daňovou evidenci. Setkali jsme se i s případy, že se podnikatel nevědomky zapsal do obchodního rejstříku, byť se jednalo o drobného podnikatele (např. podnikajícího ve stavebnictví). Zkontrolujte si tedy, kde a jak jste registrováni – zda pouze na živnostenském úřadě nebo i v obchodním rejstříku.
 
Zároveň platí, že ne každá osoba, která je zapsaná do obchodního rejstříku, musí být nutně i plátcem DPH. To znamená, že ani takováto osoba nebude vystavovat daňové doklady, ale zaměří se na vystavení účetních dokladů. Zde tedy můžeme vidět rozdíl oproti fyzické osobě podnikající (např. na živnostenský list), která je pouze zapsána v živnostenském rejstříku.

Závěrečný přehled

Abychom si dnešní téma ještě více ujasnili, níže uvádíme stručný přehled toho, jaké doklady kdo vystavuje. Výčet nemusí být úplný, zohlednili jsme nejčastěji objevující se případy z naší daňové a účetní praxe. Nicméně věříme, že uvedený přehled pomůže k lepší orientaci.

* rozumí se bez náležitostí daňového dokladu nebo účetního dokladu
** takovýto subjekt se může rozhodnout, že bude jeho doklad obsahovat náležitosti účetního dokladu (není to však povinností)