Správné nastavení mzdových nákladů je důležitým faktorem úspěšného řízení podniku. Ve stále proměnlivějším konkurenčním prostředí je efektivita využitých prostředků pro mzdové rozpočty nedílnou součástí zajištění ekonomického růstu organizace.

Optimalizace mzdových nákladů není jen o snižování počtu zaměstnanců nebo jejich mezd. V dnešní době je to spíše o nalezení rovnováhy mezi motivací zaměstnanců, efektivitou práce a zvolenou strategií podniku.

V tomto článku se zaměříme na jednotlivé možnosti řízení mzdových nákladů, představíme různé benefity, které mohou vést k lepší mzdové efektivitě, a tedy k lepšímu postavení společnosti na trhu. Podíváme se nejen na režim jejich zdanění u zaměstnanců, ale také na daňovou účinnost těchto nákladů u zaměstnavatelů.

S optimalizací mzdových nákladů souvisí automatizace procesů. V oblasti lidských zdrojů se jedná o významný trend, jehož cílem je jednak snížit náklady na lidskou práci, jednak zvýšit produktivitu a v neposlední řadě také snížit chybovost. Dalším zájmem ze strany společnosti je jednoznačně snížení fluktuace vlastních zaměstnanců. Fluktuace přináší snížení efektivity práce zaměstnanců, zvýšené náklady spojené s administrativní zátěží či se zaškolováním nových pracovníků.

Na druhé straně z pohledu zaměstnanců je při výběru zaměstnání důležitá kultura společnosti, přirozeně pak v oblasti personálního oddělení. Není dnes již výjimkou, že zaměstnavatelé kromě mzdy poskytují zaměstnancům celou řadu firemních benefitů, které mají velmi pozitivní vliv na přilákání nových pracovníků, případně také udržení těch stávajících.

Zaměstnavatelé vybírají své benefity také s ohledem na to, jaký daňový režim s sebou nesou. Některé z nich mají stejný daňový režim jako mzda, to znamená, jsou daňově účinné u zaměstnavatele a u zaměstnance se z nich odvede daň a pojistné. Jiné jsou naopak u zaměstnavatele daňově neúčinné, a naopak u zaměstnance osvobozené od zdanění. Nyní se podíváme na daňový režim některých oblíbených zaměstnaneckých benefitů.

Náhrady při přijetí a přeložení

Tento benefit nepatří k příliš známým, avšak může být velmi atraktivní pro nalákání nových zaměstnanců, například těch žijících ve větší vzdálenosti od pracoviště.

Dle § 177 zákoníku práce (dále jen „ZP“) může zaměstnavatel poskytnout náhrady při přijetí do zaměstnání nebo přeložení do jiného místa. Výše a rozsah jednotlivých náhrad jsou odvozeny jako při pracovní cestě z § 165 ZP. Náhrady tak lze poskytnout na jízdní výdaje, ubytování a další nutné výdaje. Tyto náhrady lze poskytovat jen do doby získání bytu v obci místa výkonu práce zaměstnancem nebo členem rodiny, nejdéle však čtyři roky.

Z daňového pohledu jsou tyto náhrady pro zaměstnance příjmem osvobozeným do výše vymezené v zákoníku práce a zároveň jsou na straně zaměstnavatele daňově účinným nákladem.

Home office a jeho náhrady

Velmi atraktivním benefitem se v poslední době stává tzv. home office neboli práce z domu. Lidé si na práci z domu zvykli, přináší s sebou celou řadu výhod, ale také mnohá úskalí. Během práce z domova má zaměstnanec nárok na mzdu ve stejné výši, jako po dobu výkonu práce na pracovišti zaměstnavatele. Zaměstnanci mimo to náleží náhrada nákladů za výkon práce v režimu home office (např. náklady na internetové připojení či za spotřebovanou energii), přičemž konkrétní podmínky by měla upravovat pracovní smlouva, případně interní předpisy.

Zaměstnavatel musí sjednat, popřípadě vnitřním předpisem stanovit, nebo písemně určit podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad (např. paušální částkou). V takovém případě se paušální náhrady považují za daňově účinné výdaje do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných nákladů.

Dovolená nad rámec zákonného minima

Motivačním prvkem a dalším z benefitů, který ocení pravděpodobně všechny skupiny zaměstnanců, jsou dny dovolené navíc.

Podle zákoníku práce má zaměstnanec nárok na čtyři týdny dovolené v kalendářním roce. Ve spoustě společností se už dnes poskytuje pět a někdy dokonce i šest týdnů volna. Tento benefit patří k nejsilnějším motivačním prvkům, které může zaměstnavatel nabídnout. Důležitý je u tohoto benefitu nejen počet dní, ale také jejich rozložení, tedy zda lze tuto dovolenou vybrat kdykoliv během roku, nebo zaměstnavatel nařídí zaměstnanci, kdy ji může čerpat a po jakých částech.

Z pohledu daňových dopadů je to stejné jako u základní dovolené. Náhrady mzdy jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. Na straně zaměstnance se jedná o zdanitelný příjem, který podléhá i odvodům sociálního a zdravotního pojištění.

Výše náhrad se odvíjí od průměrného výdělku. Výpočet průměrného výdělku vychází z hrubé mzdy dělené počtem odpracovaných dní v předchozím čtvrtletí. Do hrubé mzdy se připočítávají i všechny bonusy a prémie, které zaměstnanec v určeném období obdržel. Naopak do výpočtu průměrné mzdy se nezahrnují příjmy z náhrady mzdy za dovolenou čerpanou v předchozím čtvrtletí.

Stravenky a stravenkový paušál

Dalším benefitem jsou poukázky na stravování nebo stravenkový paušál. Tento benefit je v České republice velmi rozšířený z důvodu zvýšení reálného příjmu, který nepodléhá žádným odvodům, a zaměstnavatel může tento náklad do stanoveného limitu využít jako daňově uznatelný.

Zaměstnavatel si může jako daňově uznatelný náklad uplatnit částku do výše 70 % horní hranice stravného, maximálně však 55 % hodnoty stravenky. Vzhledem k tomu, že se horní hranice stravného pro rok 2023 opět zvýšila, maximální daňově uznatelná výše stravenky činí 107,10 Kč za směnu.

Nárok na stravenkový paušál má každý zaměstnanec, který je přítomen na pracovišti alespoň tři hodiny. Stravenkový paušál je osvobozen do výše 70 % horní hranice stravného poskytnutého zaměstnanci při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin za jednu směnu. Peníze mohou být vyplaceny na účet nebo předány v hotovosti. Ve srovnaní se stravenkami, které lze při směně delší než 11 hodin poskytnout dvě, stravenkový paušál lze poskytnout pouze jednou za směnu bez ohledu na jeho délku.

Peněžní a nepeněžní benefity osvobozené od daně z příjmů a pojistného

Pro zaměstnance, kteří se nechtějí pouze spoléhat na státní důchodový systém, aby si zajistili důstojné stáří, se nabízí příspěvek na penzijní připojištění a soukromé životní pojištění. Tento benefit je daňově výhodný pro zaměstnance i pro zaměstnavatele.

V souladu se zákonem o daních z příjmů je osvobozena platba zaměstnavatele v celkovém úhrnu nejvýše 50 000 Kč u příspěvku na penzijní připojištění a na soukromé životní pojištění. Navíc tento náklad je daňově účinný ze strany zaměstnavatele.

Dalším benefitem, který je osvobozen od daně z příjmů, je poskytnutí bezúročné půjčky zaměstnanci do výše až 300 000 Kč.

Mezi nepeněžní benefity můžeme zařadit také například náklady vynaložené na odborný rozvoj zaměstnanců související s předmětem činnosti zaměstnavatele. Tímto benefitem se myslí například zaškolení, prohlubování kvalifikace, odborná praxe absolventů škol, rekvalifikace zaměstnanců apod.

V případě, že by zaměstnavatel chtěl zajišťovat různé formy jídla a pití na pracovišti jako benefit pro zaměstnance, tak na straně zaměstnance bude hodnota stravování poskytovaného jako nepeněžní plnění osvobozeno od daně z příjmů ze závislé činnosti. Na straně zaměstnavatele se ovšem jedná až na výjimky o daňově neuznatelný náklad.

Posledním nepeněžním benefitem, který bychom zde rádi zmínili, je poskytnutí služebního vozidla k soukromým účelům. Podle pokynů Ministerstva financí si může zaměstnavatel veškeré náklady spojené s provozem automobilu uplatňovat jako daňově uznatelný náklad. Výjimkou jsou výdaje za pohonné hmoty. Ty jsou daňově uznatelné jen do výše připadající na služební cesty.

U zaměstnance se tento benefit považuje za nepeněžní příjem a pro účely zjištění základu daně z příjmů se u zaměstnance zdaňuje 1 % (v případě nízkoemisních automobilů 0,5 %) ze vstupní ceny vozidla za každý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Nepeněžní příjem a povinnost dodanění má zaměstnanec v každém měsíci, ve kterém ho podle smlouvy využíval pro soukromé účely, i třeba jen po část měsíce.

Závěr

Optimalizace mzdových nákladů nepatří k jednouchým oblastem řízení podniku. Avšak v případě, že společnost dokáže efektivně pracovat se mzdovými náklady a různými zaměstnaneckými benefity, může získat konkurenční výhodu při hledání a udržování svých zaměstnanců.

Na závěr bychom chtěli jen dodat, že některé benefity by díky novému vládnímu návrhu mohly ztratit na své atraktivitě. Vláda České republiky představila balíček úsporných opatření, který mimo jiné obsahuje zrušení osvobození nepeněžních benefitů zaměstnanců od daně z příjmů. To by se mohlo dotknout oblíbených benefitů, jako je poskytnutí příspěvku na kulturu, rehabilitaci nebo například posilovnu.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností EKP Advisory, s.r.o.