Jak jsme zmínili v článku Náhrady za použití majetku zaměstnance se nezdaňují, náhrady za opotřebení majetku zaměstnance patří mezi nezdanitelné příjmy ze závislé činnosti. Konkrétně jde o vyjmenovaný příjem, který „bezpečně“ není předmětem daně z příjmů podle § 6 odst. 7 písm. d) zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“), a proto nepodléhá ani povinnému pojistnému na sociální a zdravotní pojištění.

• „Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně…dále nejsou…d) náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce…“

Daňově výhodná situace panuje i na straně zaměstnavatele, kde jsou náhrady za opotřebení daňovým výdajem (nákladem) v souladu s § 24 odst. 2 písm. x) ZDP coby paušální částky hrazené zaměstnavatelem.

Příklad – Náhrady za opotřebení v daních

Připomeňme si nejprve příklad překladatelky Lenky z článku Náhrady za použití majetku zaměstnance se nezdaňují:

Paní Lenka je překladatelkou firmy ABC, s. r. o., a protože má lepší podmínky pro práci doma, dohodla se se zaměstnavatelem na tom, že dva pracovní dny v týdnu bude pracovat doma na vlastním počítači. Současně byly sjednány náhrady za opotřebení vlastního majetku paní Lenky využívaného pro výkon práce následovně:

• za počítač včetně software, monitoru, klávesnice, myši a tiskárny činí náhrada 100 Kč za den,
• za pracovní stůl, židli, stolní lampu a překladatelské slovníky byla dohodnuta náhrada 50 Kč za den,
• v tyto dny je paní Lenka k zastižení pouze na svém mobilním telefonu, za který činí náhrada 50 Kč za den.

Zaměstnankyně si tak měsíčně finančně polepší o 200 Kč za den × dva dny v týdnu × čtyři týdny = 1 600 Kč. Paušální měsíční náhrada výdajů 1 600 Kč překladatelky Lenky tak nebude vůbec podléhat zdanění ani zpojistnění. Pro zaměstnavatele navíc půjde v plné výši o daňově uznatelný výdaj (náklad).

Protože zaměstnavatel vede účetnictví, zaúčtuje tuto náhradu MD 548/D 333, a její následnou výplatu MD 333/D 221 (211). Kdyby vedl daňovou evidenci, byla by daňovým výdajem až výplata příslušné náhrady.

Praktickou otázkou je, jak výši náhrady za opotřebení vypočítat? Sotva dovodíme nějaké jednoznačné pravidlo (např. ve vazbě na dobu použitelnosti). Proto zpravidla vždy půjde o nějakou „rozumnou“ částku, např. podle předpokládané nebo průměrné ekonomické životnosti, po kterou se více méně rovnoměrně rozdělí pořizovací cena předmětného majetku, resp. jeho aktuální hodnota (reprodukční pořizovací cena).

S ohledem na soukromé využívání vlastního nářadí, zařízení a předmětů měla by být takto vypočtená částka ještě dále nějakým způsobem krácena. Na což má zaměstnavatel obecně právo, protože na opotřebení se podílí i soukromé využití.

Čímž se dostáváme ke třetímu ustanovení ZDP, které se náhrad za opotřebení majetku zaměstnance týká – § 6 odst. 8 upravující paušální náhrady za opotřebení (případně z jiných titulů, což nás ale nyní nezajímá).

„Hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odst. 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše:

• paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo
• paušálu uvedeného:
  • v kolektivní smlouvě,
  • ve vnitřním předpisu zaměstnavatele,
  • v pracovní nebo jiné smlouvě,
• za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů.“

Zákon zde nijak nevymezuje „skutečné výdaje“, takže není důvod omezovat se pouze na pořizovací cenu. Do výpočtu paušální náhrady lze zahrnout i výdaje za opravy a případně modernizace a rekonstrukce. Což odpovídá i filozofii § 2 odst. 2 ZP, podle kterého náklady spojené s výkonem práce nese zaměstnavatel.

A pokud bude třeba na předmětnou věc sloužící pro výkon práce vynaložit další výdaje, měl by je hradit zaměstnavatel, a to přinejmenším zčásti, jestliže tento svůj majetek zaměstnanec využívá zčásti rovněž pro své osobní potřeby.

Příklad – Výpočet paušální náhrady za opotřebení

Pan Petr pracuje v reklamním oddělení firmy, přičemž má dohodnuto, že tři dny v týdnu pracuje doma, kde pro svou práci využívá zejména vlastní přenosný počítač, který před rokem koupil za 30 000 Kč.

Při rozpočítání prokázané pořizovací ceny (30 000 Kč) rovnoměrně do těchto 60 měsíců (pět let × 12) vychází 500 Kč/měsíc. S ohledem na využití počítače také pro soukromé potřeby pana Petra a členů jeho rodiny byl dohodnut měsíční paušál za jeho opotřebení ve výši 300 Kč, a to již s přihlédnutím k případným opravám.

Druhá věta § 6 odst. 8 ZDP zní: „Stejným způsobem postupuje zaměstnavatel při stanovení paušálu v případech, kdy dojde ke změně podmínek, za nichž byl paušál stanoven.“

K tomu může v praxi dojít např. tehdy, když původně nečekaným způsobem vzrostou skutečné výdaje spojené s vlastním nářadím, zařízením a předmětem používaným pro výkon práce zaměstnance. Nejčastěji půjde o relativně nákladnou opravu. Patrně pouze zcela výjimečně může dojít k opačné situaci, kdy bude objektivně zapotřebí paušální náhradu snížit.

Poslední věta § 6 odst. 8 ZDP přináší jediné kvantitativní omezení výše paušální náhrady za opotřebení:

„Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše:

• v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy,
• srovnatelného hmotného majetku,
• při rovnoměrném odpisování,
• v dalších letech odpisování.“

Předpokladem pro daňové odpisování hmotných movitých věcí (případně jejich souborů) je, že se jedná o „hmotný majetek“. Co je podle § 26 odst. 2 písm. a) ZDP podmíněno hlavně tím, že pořizovací (vstupní) cena přesáhne 40 000 Kč.

Proto v praxi nepůjde o častý případ. Když ale nastane, bude nutno vypočíst paušální roční náhradu za opotřebení odpovídající roční odpisovou sazbou rovnoměrných odpisů „v dalších letech odpisování“ – tj. nikoli v prvním roce odpisů – podle § 31 odst. 1 písm. a) ZDP, a z ní pak případně dopočíst měsíční náhradu:

• 40 % ze vstupní ceny, půjde-li o hmotný majetek patřící do 1. odpisové skupiny,
• 22,25 % ze vstupní ceny, půjde-li o hmotný majetek patřící do 2. odpisové skupiny,
• 10,5 % ze vstupní ceny, půjde-li o hmotný majetek patřící do 3. odpisové skupiny.

Případné vyšší paušální náhrady by již bylo nutno zahrnout do základu pro výpočet zálohy na daň a do pojistných vyměřovacích základů. A nebyla by udržitelná ani daňová účinnost těchto náhrad u zaměstnavatele.

Příklad – Paušální náhrady za hmotný majetek

Paní Olga pracuje jako švadlena ve firmě Šaty, s. r. o. Protože ji tato práce baví a je zároveň i jejím soukromým koníčkem, koupila si pro své domácí počiny speciální vyšívací zařízení za 50 000 Kč.

Těchto 5 562 Kč ročně je pak pro zaměstnavatele daňovým výdajem (nákladem), přičemž pro paní Olgu se jedná o nezdanitelný příjem bez povinných pojistných odvodů.

Dodejme, že náhrady za opotřebení majetku patřícího zaměstnanci nejsou pracovněprávně ani daňově podmíněny tím, že danou věc při práci pro zaměstnavatele využívá její vlastník. Může jít o kteréhokoli zaměstnance, nebo i samotného zaměstnavatele – jedná-li se o fyzickou osobu – což ale zřejmě v praxi nebude častý případ, protože ke svým věcem se obvykle chováme podstatně šetrněji, než k majetku zaměstnavatele či třetí osoby. Proto by s tímto využíváním své věci jiným zaměstnancem patrně měl vlastník poněkud problém.

Alternativně mohou zaměstnanec – coby vlastník věci – a jeho zaměstnavatel sjednat smlouvu o nájmu. Podle § 2202 občanského zákoníku (dále jen „OZ“) lze pronajmout movitou věc pouze, je-li tzv. nezuživatelná.

Nalistujeme-li § 500 OZ, dozvíme se, že movitá věc je zuživatelná, pokud její běžné použití spočívá v jejím spotřebování, zpracování nebo zcizení; ostatní věci jsou nezuživatelné. Což je prakticky vždy splněno, požadované nářadí, zařízení či jiný předmět si totiž zaměstnavatel najímá proto, aby jej využíval – ať už jednorázově, nebo delší čas – pro výkon závislé práce, a nikoli aby jej ihned spotřeboval, nějak dále zpracoval anebo prodal.

Nájemní vztah je však pochopitelně právně náročnější jak na práva, tak i povinnosti obou smluvních stran, nicméně smlouva nemusí mít písemnou formu. Namísto náhrad za opotřebení majetku pak bude zaměstnavatel dotyčnému zaměstnanci – v roli pronajímatele – platit sjednané nájemné.

Pokud by šlo o příležitostný nájem, mohlo by být nájemné až do ročního úhrnu 30 000 Kč u zaměstnance osvobozeno od daně z příjmů v souladu s § 10 odst. 1 a 3 ZDP. Soustavný pronájem movitých věcí by ovšem již obvykle měl charakter volné živnosti „Pronájem a půjčování věcí movitých“, a jednalo by se tudíž o příjem z podnikání.

Související článek:
Náhrady za použití majetku zaměstnance se nezdaňují