Dne 1. 1. 2014 nabyl účinnosti zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích, dále jako „ZOK“). Tento zákon nahradil úpravu obchodních společností dosud obsaženou v obchodním zákoníku.
 
ZOK přinesl do právní úpravy obchodních společností řadu změn. Vzhledem k tomu, že se blíží období svolávání valných hromad, upozorníme vás v tomto článku na nejdůležitější změny týkající se způsobu svolávání valné hromady, přičemž se zaměříme pouze na společnost s ručením omezeným a akciovou společnost.

Svolání valné hromady v s.r.o.

Svolání valné hromady je povinností jednatele. Ostatní subjekty (např. společníci či členové dozorčí rady, zřizuje-li se dozorčí rada) mohou svolat valnou hromadu pouze v případech, kdy tak stanoví zákon. Společník je oprávněn svolat valnou hromadu pouze v případě, že společnost nemá jednatele, nebo pokud jednatel dlouhodobě neplní své povinnosti. Dozorčí rada je povinna svolat valnou hromadu, jestliže to vyžadují zájmy společnosti.
 
Valnou hromadu je oprávněn svolat rovněž tzv. kvalifikovaný společník, tj. společník či společníci, jejichž vklady dosahují alespoň 10 % základního kapitálu nebo mají 10% podíl na hlasovacích právech. Tito kvalifikovaní společníci mohou valnou hromadu svolat pouze v případě, že o její svolání požádali a jednatel valnou hromadu v zákonem stanovené lhůtě nesvolal.

Kdy je nutné svolat valnou hromadu?

ZOK stanoví povinnost svolat valnou hromadu zejména v následujících případech:

• do šesti měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období za účelem schválení řádné účetní závěrky (§ 181 odst. 2 ZOK);

• bez zbytečného odkladu poté, co jednatel zjistí, že společnosti hrozí úpadek, nebo z jiných závažných důvodů, zejména je-li ohrožen cíl sledovaný společností (§ 182 ZOK);

• pokud o svolání valné hromady požádá kvalifikovaný společník (§ 187 ZOK);

• za účelem volby nového jednatele, a to do jednoho měsíce od ukončení funkce jednatele (§ 198 odst. 1 ZOK);

• za účelem volby člena dozorčí rady, pokud je zřízena, a to do jednoho měsíce od ukončení jeho funkce (§ 201 odst. 4 ve spojení s § 198 odst. 1 ZOK);

Jak svolat valnou hromadu?

Valná hromada se zásadně svolává písemnou pozvánkou zaslanou na adresu společníka uvedenou v seznamu společníků alespoň 15 dnů přede dnem konání valné hromady. Písemná forma je přitom zachována i tehdy, pokud je pozvánka zaslána elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jejího obsahu a určení jednající osoby (viz § 562 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník). Bude-li pozvánka odeslána např. e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem, bude dle našeho názoru dodržena požadovaná písemná forma.
 
Ve společenské smlouvě lze upravit i jinou formu zasílání pozvánky na valnou hromadu, jakož i jinou lhůtu než je 15 dnů. V praxi se nejčastěji ve společenské smlouvě uvede, že valná hromada může být svolána i formou e-mailu, a to na e-mailovou adresu, kterou pro tyto účely společník společnosti oznámí a bude uvedena v seznamu společníků, může být stanoveno, že se bude svolávat vyvěšením na internetových stránkách společnosti, nebo i formou SMS zprávy či osobním předáním pozvánky.
 
Lhůtu ke svolání valné hromady je možné zkrátit či prodloužit, vždy ale musí jít o takovou lhůtu, aby nemohlo dojít ke zkrácení práv společníka (tedy aby měl možnost se o valné hromadě v dostatečném předstihu dozvědět a zúčastnit se jí).

Co musí pozvánka na valnou hromadu obsahovat?

Každá pozvánka na valnou hromadu musí obsahovat:

• termín konání,

• místo konání,

• pořad jednání valné hromady, a

• návrh usnesení.

 
Nejzásadnější změnou týkající se obsahu pozvánky je požadavek, aby pozvánka obsahovala návrh usnesení. Dosud ten, kdo valnou hromadu svolával, pouze vymezil pořad jednání valné hromady. Nově zákon vyžaduje, aby svolavatel formuloval k jednotlivým bodům pořadu jednání i text usnesení, která jsou svolavatelem navrhována k přijetí ze strany valné hromady. To bude v praxi přípravu pozvánek komplikovat.

Neplatnost valné hromady

V případě nedodržení způsobu nebo lhůty pro svolání valné hromady, jak je stanovena zákonem či společenskou smlouvou, může být naplněn důvod k prohlášení neplatnosti usnesení přijatých takto svolanou valnou hromadou, a to postupem podle ustanovení § 191 a násl. ZOK.

Vzdání se práva na řádné svolání valné hromady

ZOK umožňuje i nadále, aby se společníci vzdali práva na včasné a řádné svolání valné hromady. To mohou učinit buď písemným prohlášením s úředně ověřeným podpisem, nebo ústním prohlášením učiněným na valné hromadě, které ale musí být obsaženo v zápisu o jednání valné hromady, případně v notářském zápisu, osvědčuje-li se průběh valné hromady notářským zápisem.

Svolání valné hromady v a.s.

Valnou hromadu svolává především představenstvo (případně jeho člen, pokud ji představenstvo bez zbytečného odkladu nesvolá či se není schopno dlouhodobě usnášet). V případě, že společnost nemá zvolené představenstvo nebo představenstvo dlouhodobě neplní své povinnosti a valnou hromadu nesvolá ani jeho člen, pak je valnou hromadu povinna svolat dozorčí rada. Ta může valnou hromadu svolat také, pokud to vyžadují zájmy společnosti.
 
Valnou hromadu je oprávněn svolat rovněž tzv. kvalifikovaný akcionář (kdo je kvalifikovaným akcionářem stanoví § 365 ZOK). Tito kvalifikovaní akcionáři mohou valnou hromadu svolat pouze v případě, že o její svolání požádali a představenstvo valnou hromadu v zákonem stanovené lhůtě nesvolalo a zmocnil-li je k tomu soud (viz § 368 ZOK).

Kdy je nutné svolat valnou hromadu?

ZOK stanoví povinnost svolat valnou hromadu zejména v následujících případech:

• do šesti měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období za účelem schválení řádné účetní závěrky (§ 403 odst. 1 ZOK);

• bez zbytečného odkladu poté, co představenstvo zjistí, že celková ztráta společnosti na základě účetní závěrky dosáhla takové výše, že při jejím uhrazení z disponibilních zdrojů společnosti by neuhrazená ztráta dosáhla poloviny základního kapitálu nebo to lze s ohledem na všechny okolnosti očekávat, nebo z jiného vážného důvodu (§ 403 odst. 2 ZOK);

• pokud o svolání valné hromady požádá kvalifikovaný akcionář (§ 367 ZOK);

• za účelem volby nového člena představenstva, a to do dvou měsíců od ukončení jeho funkce (§ 443 ZOK);

• za účelem volby člena dozorčí rady, a to do dvou měsíců od ukončení jeho funkce (§ 453 odst. 1 ZOK).

Jak svolat valnou hromadu?

Valná hromada se svolává pozvánkou, a to tak, že ji svolavatel uveřejní na internetových stránkách společnosti (všechny akciové společnosti musí mít od 1. 1. 2014 povinně internetové stránky) a současně ji zašle akcionářům vlastnícím akcie na jméno nebo zaknihované akcie na adresu uvedenou v seznamu akcionářů či v evidenci zaknihovaných cenných papírů.
 
Stanovy přitom mohou určit i další požadavky na svolání valné hromady (např. mohou určit, že pozvánku je třeba uveřejnit v tisku, v Obchodním věstníku apod.). Stanovy ale také mohou určit, jakým způsobem bude nahrazeno zasílání pozvánky na adresu akcionáře, např. formou e-mailu na e-mailovou adresu označenou pro tento případ akcionářem, či osobním předáním.
 
Pokud stanovy akciových společností v současné době stále obsahují povinnost uveřejnit oznámení o konání valné hromady v tisku a Obchodním věstníku, pak valná hromada musí být vždy svolána i tímto způsobem. Vzhledem k tomu, že jde o nákladný způsob svolání valné hromady, doporučujeme na první valné hromadě stanovy změnit a uveřejňování pozvánek vypustit.
 
Pozvánka musí být na internetových stránkách společnosti uveřejněna až do okamžiku konání valné hromady.

Co musí pozvánka na valnou hromadu obsahovat?

Každá pozvánka na valnou hromadu musí obsahovat alespoň:

• firmu a sídlo společnosti,

• místo, datum a hodinu konání valné hromady,

• označení, zda se svolává řádná nebo náhradní valná hromada,

• pořad valné hromady, včetně uvedení osoby, je-li navrhována jako člen orgánu společnosti,

• rozhodný den k účasti na valné hromadě, pokud byl určen, a vysvětlení jeho významu pro hlasování na valné hromadě,

• návrh usnesení valné hromady a jeho zdůvodnění,

• lhůtu pro doručení vyjádření akcionáře k pořadu valné hromady, je-li umožněno korespondenční hlasování, která nesmí být kratší než 15 dnů; pro začátek jejího běhu je rozhodné doručení návrhu společnosti,

• další náležitosti, které vyžaduje zákon.

 
V případě, že představenstvo nepředkládá návrh usnesení (protože se usnesení nepřijímá), pak musí pozvánka obsahovat i vyjádření představenstva společnosti ke každé navrhované záležitosti. Současně je společnost na svých internetových stránkách povinna bez zbytečného odkladu po jejich obdržení uveřejnit návrhy akcionářů na usnesení valné hromady.
 
Z uvedeného vyplývá, že příprava pozvánky bude v praxi poměrně komplikovanou záležitostí a bude klást velké nároky na představenstvo, aby valnou hromadu předem důkladně připravilo. V případě, že akciové společnosti budou přijímat úplné nové znění stanov společnosti a dosud mají ve stanovách povinnost zveřejnit pozvánku např. v denním tisku, pak by se jim pozvánka na valnou hromadu mohla významně prodražit.
 
To lze obejít např. tím, že se nejprve svolá valná hromada, kde se změní pouze způsob svolávání valné hromady a zakotví právo akcionářů souhlasit s konáním valné hromady, která nebyla řádně svolána (viz níže). Další valná hromada již bude svolána prostřednictvím internetových stránek a zasláním pozvánky na adresu akcionářů (či jiným vhodným způsobem, který si společnost ve stanovách upraví).

Neplatnost valné hromady

V případě nedodržení způsobu nebo lhůty pro svolání valné hromady, jak je stanovena zákonem či stanovami, může být naplněn důvod k prohlášení neplatnosti usnesení přijatých takto svolanou valnou hromadou, a to postupem podle ustanovení § 428 a násl. ZOK.

Souhlas s konáním valné hromady, která nebyla řádně svolána

ZOK nově výslovně umožňuje, aby akcionáři souhlasili s tím, že se valná hromada může konat i v případě, že nebyly splněny požadavky pro její konání. Taková možnost ale musí být výslovně zakotvena ve stanovách – pokud stanovy takové ustanovení neobsahují, nemohou společníci souhlasit s konáním valné hromady, která byla vadně svolána (viz § 411 odst. 2 ZOK). Doporučujeme takové ustanovení do stanov zakotvit.