Každá účetní jednotka má povinnost vypracovat a pravidelně aktualizovat vnitropodnikové směrnice. Pro všechny, kteří v této oblasti tápou a chtějí mít jasno, jsme připravili seriál na pokračování o tom, jak interní směrnice správně vytvořit.
Vzhledem k tomu, že u menších a středních firem bývá tvorba vnitropodnikových směrnic zpravidla doménou účetních pracovníků, předpokládáme u našich čtenářů alespoň základní znalost problematiky účetnictví a daní, případně dalších oblastí firemní ekonomiky. Nebudeme se proto zbytečně rozepisovat o tom, že každá účetní jednotka má zákonnými normativy stanovenu povinnost vypracovat a pravidelně aktualizovat vnitřní metodické pokyny, nazývané nejčastěji jako vnitropodnikové či interní směrnice.
Tyto pokyny slouží ke dvěma účelům – jednak jsou obvykle jediným zdrojem informací o povinnostech vyplývajících pro účetní jednotku z platné legislativy (plné znění zákonů kromě vedoucích a odborných pracovníků zpravidla nikdo nečte) a dále jsou nástrojem pro řízení firem, pro vymezení určitých firemních pravidel a postupů.
Říkáme-li tedy, že vnitropodnikové směrnice jsou nástrojem řízení firem, pak z toho jednoznačně vyplývá, že tyto směrnice jsou pro zaměstnance v podřízenosti toho, kdo směrnice vydává, bezpodmínečně závazné.
Protože je Portál POHODA určen spíše menším či středním firmám – právnickým osobám, případně podnikatelům – fyzickým osobám, budeme se v našem seriálu věnovat pouze takovým směrnicím, které jsou pro tento okruh podnikatelských subjektů nezbytné, případně užitečné.
„Modelová“ firma se dvěma společníky
Vytvoříme si pro tuto příležitost virtuální společnost Obal, s.r.o., kterou řídí dva jednatelé, kteří jsou současně společníky firmy s rovným podílem na základním jmění společnosti. Firma má v obchodním majetku zahrnuto několik samostatných provozoven (prodejních skladů), zaměřených na samostatný nákup, skladování a prodej zboží.
Každá provozovna má svého vedoucího a několik zaměstnanců – skladníků a současně řidičů, disponuje vozovým parkem několika dodávek do 3,5 tuny a každý vedoucí má k dispozici služební (referentské) osobní vozidlo. Provozovny nakupují a prodávají zboží jak na fakturu, tak v hotovosti, mají proto i vlastní hotovostní pokladnu.
Dále má firma ve vlastnictví kancelářskou budovu, v níž kromě majitelů sídlí odborní ředitelé (finanční, obchodní a provozní), účetní oddělení včetně mzdové účetní a pokladní a je zde útvar zajišťující chod výpočetní techniky.
Firma je plátcem DPH, některá vozidla v obchodním majetku má pořízena na finanční leasing, některá na úvěr. Zaměstnancům poskytuje společnost různé zaměstnanecké benefity od poskytování vozidel pro osobní potřebu po stravenky a přispívá jim na penzijní připojištění a životní pojištění podle zákona o daních z příjmů.
Postupně v našem seriálu uvedeme nejzákladnější vzorové interní směrnice, které by měla mít výše uvedená společnost dle právních norem vypracovány.
Pokud jde o formu, jakou by měly vnitropodnikové směrnice mít, tato není žádnými legislativními normami přesně vymezena. Vhodné je, aby směrnice měly pokud možno jednotnou hlavičku (záhlaví), ve které budou uvedeny důležité údaje, z nichž bude vyplývat nezpochybnitelně platnost a datum účinnosti každé směrnice, dále identifikační údaje účetní jednotky, název a obsah každé jednotlivé směrnice, její schválení odpovědnou osobou, případně další údaje dle potřeb účetní jednotky.
Budeme se snažit vzorové vnitropodnikové směrnice zpracovat tak, abychom se vyhnuli zbytečným sáhodlouhým citacím z platných zákonů, vyhlášek a pokynů, aby směrnice po obsahové stránce podávaly skutečně jen základní nezbytné údaje a byly psány jasně, stručně a hlavně srozumitelně pro všechny zaměstnance firmy.
Upozornění na znění příslušných zákonů a jiných norem, které si může každý uživatel těchto směrnic do svých vlastních firemních dokumentů zapracovat nad rámec základních údajů, uvedeme v textu nebo na konci každé směrnice formou komentáře či poznámky.
Soubor vzorových vnitropodnikových směrnic společnosti Obal, s.r.o.
Organizační řád společnosti Obal, s.r.o. pro účetní období 2014
Název účetní jednotky: Obal, s.r.o.
Datum vydání směrnice: 31. 12. 2013
Účinnost: 1. 1. 2014
Vypracoval: Lenka Jirsáková
Schválil: Miloš Novák, jednatel
1. Úvod
Cílem tohoto Organizačního řádu je:
- informovat o základních údajích a dokumentech společnosti Obal, s.r.o.,
- vymezit pravomoci a odpovědnost jednotlivých firemních útvarů,
- určit základní úkoly firmy (kromě těch, které jsou již dány stanovami společnosti),
- definovat vzájemné vztahy podřízenosti a nadřízenosti mezi majiteli, vedoucími pracovníky a zaměstnanci formou organizačního schématu, jež je nedílnou součástí této směrnice,
- seznámit zaměstnance se základním systémem řízení společnosti – stupni řízení, četností a periodicitou pracovních porad.
Tento Organizační řád je k dispozici každému zaměstnanci v elektronické podobě na serveru společnosti Obal, s.r.o. – přístup do složky Company/Firma/Interní směrnice.
2. Základní údaje o společnosti Obal, s.r.o.
Společnost byla zapsána do obchodního rejstříku dne 18. února 1997 a bylo jí přiděleno identifikační číslo 25024165. Společníky společnosti jsou:
2) Mgr. Petra Smutná, rozená Plaňková, narozena dne 10. 12. 1974, bydliště a trvalý pobyt Chlumec, Bukov 61, PSČ 403 39, jejíž vklad činí 50 % základního kapitálu společnosti, čemuž odpovídá základní podíl ve výši 50 %.
Předmětem činnosti společnosti je velkoobchodní a maloobchodní činnost, doplňkovými činnostmi jsou pronájem nebytových prostor, poradenská a servisní činnost v oblasti obalů, čistoty a hygieny a výroba a služby vyjma těch, jež jsou uvedeny v příloze 1 až 3 živnostenského zákona.
Sídlem společnosti je Ústí nad Labem, Truhlářská 25, 400 01. Společnost Obal, s.r.o. je právnickou osobou, v právních vztazích vystupuje svým jménem, nese odpovědnost za konání, jež z těchto vztahů vyplývají a za porušení svých závazků a povinností odpovídá celým svým majetkem.
Nejvyšším orgánem společnosti je valná hromada společníků, při hlasování na valné hromadě má každý ze společníků jeden hlas na každý 1.000 Kč svého vkladu.
Navenek zastupují společnost dva jednatelé, kteří rovněž ve spolupráci s odbornými řediteli zajišťují běžné řízení chodu společnosti v souladu s Organizačním řádem. Jednateli společnosti jsou Miloš Novák a Mgr. Petra Smutná. Každý jednatel zastupuje společnost samostatně. Podepisování za společnost se děje tak, že k firmě společnosti připojí jednatel svůj podpis, kromě právních jednání týkajících se hodnoty nad 500.000 Kč, kdy je potřeba podpisu obou jednatelů.
V případě nepřítomnosti jednatelů zastupuje společnost finanční ředitel společnosti Ing. Jaromír Bláha.
Společnost Obal, s.r.o. je plátcem daně z přidané hodnoty, plátcem daně z příjmů právnických osob, plátcem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a daně vybírané podle zvláštní sazby, daně z nemovitých věcí a daně silniční.
3. Pravomoci a odpovědnosti jednotlivých firemních útvarů
Společnost Obal, s.r.o. se člení na základní organizační útvary:
3.1. Útvar jednatelů
Přímo zajišťuje zpracování právní a kontrolní agendy firmy, ostrahu objektů společnosti, personální oblast firmy (přijímání zaměstnanců, školení a výchova), úkoly požární ochrany a bezpečnosti a zdraví při práci. Přímo zajišťuje agendy související s evidencí a archivací dokumentů a dále obstarává agendu systému jakosti dle ISO 2001.
3.2. Útvar provozního ředitele
Zajišťuje přímo správu dlouhodobého hmotného majetku společnosti – oblast pořizování, údržby, opravy, rekonstrukce a modernizace a vedení evidence nemovitostí a inventáře společnosti, včetně správy energií (zajišťování dodávek energií, kontakt s dodavateli, kontrola a řízení úspory energií).
Spravuje firemní počítačovou síť po stránce hardware a operačního software – instalace, údržba, opravy serverů, sítě a počítačových stanic a údržba operačního software včetně proškolování zaměstnanců.
Zajišťuje správu vozového parku společnosti – pořizování a údržba firemních vozidel a zajišťování přepravních výkonů nad rámec kapacity vlastní dopravy externími dodavateli.
3.3. Útvar finančního ředitele
Spravuje oblast financování investičních a provozních potřeb společnosti – zajišťuje bezhotovostní a hotovostní platební styk. Obhospodařuje problematiku personalistiky a mezd – vedení potřebné evidence, zpracování mzdové agendy, a informační soustavu firmy – vedení účetnictví, zpracování daňové evidence, DPH a ostatních daní, zpracování dalších potřebných výstupů vůči státním a jiným orgánům (statistická hlášení, evidence obalů apod.).
3.4. Útvar obchodního ředitele
Zajišťuje úkoly v oblasti marketingu a propagace společnosti, vlastního prodeje zboží a výrobků, v oblasti nákupu zboží, výrobního materiálu a obchodně-výrobních služeb. Spravuje firemní databázi obchodních kontaktů a zabezpečuje komunikaci s odběrateli i dodavateli, včetně poskytování zákaznického servisu, řešení reklamací, sledování kvality.
4. Systém řízení společnosti
4.1. Nástroje řízení společnosti
Nejvyšším orgánem řízení společnosti je valná hromada společníků. Běžný denní chod společnosti řídí jednatelé spolu s odbornými řediteli. Jednatelé, kteří jsou zároveň společníky firmy, směřují běžné řízení společnosti k plnění strategických úkolů, na kterých se shodli na valných hromadách. Ve spolupráci s odbornými řediteli jsou tyto strategické výhledy společnosti na poradách vedení přetvořeny do podoby dlouhodobých plánů obchodního a finančního rozvoje společnosti. Tyto plány mají podobu písemného zápisu z porad vedení společnosti a po schválení jednatelem společnosti se dále konkretizují pro všechny zaměstnance do podoby Nařízení jednatele, Vnitropodnikových směrnic, Pracovního řádu a Vnitřního mzdového předpisu. Tato nařízení a další řídící normy se distribuují formou e-mailových zpráv přímo k jednotlivým odpovědným vedoucím či pracovníkům a současně se uchovávají v elektronické podobě na serveru firmy ve složce Company/Firma/Zápisy z porad.
4.1.1. Porady vedení
Porada vedení je hlavním poradním nástrojem jednatelů. Členy Porady vedení jsou vedle jednatelů odborní ředitelé, případně další přizvaní odborní vedoucí (hlavní účetní, vedoucí jednotlivých prodejních skladů apod.).
Porady vedení se konají jednou měsíčně. Z usnesení porady se vyhotovuje písemný zápis, ve kterém jsou uvedeny jednotlivé úkoly pro odborné ředitele, stav jejich řešení, termíny dokončení a osoba, která je za splnění příslušného úkolu zodpovědná. Na každé Poradě vedení se předkládají aktuální informace o stavu plnění strategických plánů – obchodního a finančního, a podle výsledků hospodaření firmy se případně tyto plány korigují a upřesňují.
4.1.2. Porady odborných útvarů
V závislosti na četnosti a periodicitě Porad vedení se konají porady jednotlivých odborných útvarů (zpravidla do jednoho týdne po Poradě vedení). Na těchto poradách se rozpracovávají úkoly z Porady vedení na konkrétní zaměstnance a stanovují dílčí termíny. Stejně jako zápisy z Porad vedení se i zápisy z Porad odborných útvarů archivují a zpřístupňují k nahlédnutí příslušným oprávněným pracovníkům v elektronické podobě na počítačovém serveru (adresa: Company/Firma/Zápisy z porad/Porady útvarů).
4.1.3. Odborné týmy
Pro řešení nejrůznějších, zpravidla mimořádných problémů vytvářejí jednatelé po dohodě s vedoucími odborných útvarů odborné komise. Tyto komise vznikají zejména pro řešení problémů, které se týkají celé firmy a které vyžadují blízkou spolupráci odborných pracovníků z různých odborných útvarů. Výsledky práce jednotlivého Odborného týmu předkládá pověřený vedoucí týmu přímo vedení společnosti na Poradách vedení. Po odsouhlasení jednateli jsou výsledky práce týmu závazné pro příslušný odpovědný okruh zaměstnanců (útvarů).
4.1.4. Vedoucí provozoven – prodejních skladů
Vedoucí prodejních skladů řídí přímou činnost svých provozoven na základě prodejní a nákupní strategie schválené a nařízené obchodním ředitelem jako jejich přímým nadřízeným. Jsou plně zodpovědní za výsledky své provozovny. Z organizačního pohledu je každý prodejní sklad hospodářským střediskem, tedy relativně samostatným útvarem, s odpovědnostmi a pravomocemi, a personální, materiálovou, technickou a hmotnou vybaveností. Vedoucí provozoven mají právo vydávat zaměstnancům příkazy a úkoly, včetně pravomoci způsobem odpovídajícím zákoníku práce a vnitropodnikovým směrnicím trestat pracovníky za nekvalitní plnění jejich pracovních úkolů. Samozřejmě k takto definované pravomoci odpovídají vedoucí provozoven svému přímému nadřízenému za neplnění pracovních úkolů provozovně přidělených.
Vedoucí provozovny jedná jménem společnosti ve věcech týkajících se jeho úseku, zejména v dodavatelsko-odběratelských vztazích. Má pravomoci předkládat jednateli návrhy na platové zařazení svých podřízených, schvaluje pohyblivou složku mzdy. Navrhuje obchodnímu řediteli změny a organizační opatření na svém úseku. Schvaluje pracovněprávní a mzdové podklady (nástup dovolené, náhradní volno, rozvržení pracovní doby) u podřízených zaměstnanců.
4.1.5. Zastupitelnost v případě nepřítomnosti příslušného řídícího pracovníka
Společnost Obal, s.r.o. v této směrnici stanovuje, že v případě nepřítomnosti vedoucího pracovníka ho ve výkonu funkce zastupuje zaměstnanec, kterého určí vedoucí pracovník se souhlasem svého nadřízeného. Předávání a přejímání funkce vedoucích zaměstnanců se provádí zásadně písemně, přičemž součástí předávacího protokolu k funkci je příloha, jejímž obsahem je zejména seznam nesplněných a rozpracovaných úkolů, seznam předávaných dokumentů, spisů, majetku, razítek, kontaktů. V případě delší nepřítomnosti příslušného pracovníka, který má podepsánu hmotnou zodpovědnost za svěřené majetkové hodnoty, je součástí předávacího protokolu provedená mimořádná inventarizace svěřeného majetku.
4.1.6. Organizační schéma společnosti Obal, s.r.o.
Dne 31. 12. 2013 
Související články:
Vnitropodnikové směrnice – 2. část
Vnitropodnikové směrnice – 3. část
Vnitropodnikové směrnice – 4. část
Vnitropodnikové směrnice – 5. část
Vnitropodnikové směrnice – 6. část
Vnitropodnikové směrnice – 7. část
Vnitropodnikové směrnice – 8. část
Vnitropodnikové směrnice – 9. část
Vnitropodnikové směrnice – 10. část
Vnitropodnikové směrnice – 11. část
Vnitropodnikové směrnice – 12. část
Vnitropodnikové směrnice – 13. část
Vnitropodnikové směrnice – 14. část
Vnitropodnikové směrnice – 15. část
Vnitropodnikové směrnice – 16. část
Komentáře
Jaromír Chlada
15. 05. 2015, 12:21Dobrý den. Nechci vás samozřejmě strašit, ale i FO – ÚJ má povinnost v rozsahu své činnosti mít zpracovány základní směrnice, např. již uvedený účtový rozvrh, odpisový plán, směrnici na cestovní náhrady a podobné, které se jejího podnikání a účtování o něm přímo dotýkají.
Jiří Kokaisl
15. 05. 2015, 11:54Děkuji za reakci.
Přesto musím upozornit, že účetní jednotkou je i živnostník bez zaměstnanců, který může být paušálním tvrzením o povinnosti zmaten až vyděšen.
Obávám se, že právě různé paušalizace a zjednodušení vedou k fámám o neuvěřitelné zátěži podnikatelů, i když nepopírám, že je i tak nepřiměřená.
Jaromír Chlada
15. 05. 2015, 09:27Dobrý den. Ustanovení, jež by přímo nařizovalo každé účetní jednotce mít zpracovánu tu nebo onu vnitropodnikovou směrnici v žádném konkrétním zákoně nenajdete. Tato povinnost vyplývá NEPŘÍMO z obsahu jednotlivých zákonných norem, které s problematikou účetnictví souvisí.
Každá účetní jednotka má legislativně dánu možnost si v řadě oblastí upravit ustanovení zákonů podle svých potřeb odlišně. Protože však podle zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví tak, aby bylo správné, průkazné, srozumitelné a přehledné, musí každá odlišnost od zákonné úpravy být nějakým způsobem POPSÁNA a to je právě účelem vnitropodnikových směrnic.
Abych uvedl pár příkladů k výše uvedenému tvrzení, tak například zákon o daních z příjmů umožňuje účetním jednotkám odlišně upravit některá ustanovení Zákoníku práce v oblasti výše příplatků za přesčasovou práci, práci v noci, o sobotách a nedělích a podobně. K této možnosti však současně ukládá mít tyto odlišnosti od ZP zakotveny ve vnitropodnikové směrnici. Viz. §24/2/j/5 ZDP “§24 (2) Výdaji (náklady) podle odstavce 1 jsou také…j) výdaje (náklady) na pracovní a sociální podmínky, péči o zdraví a zvýšený rozsah doby odpočinku zaměstnanců vynaložené na…..5. práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, VNITŘNÍHO PŘEDPISU ZAMĚSTNAVATELE, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud tento nebo zvláštní zákon nestanoví jinak.
Nebo například každá účetní jednotka je povinna podle § 14/2 a 3 ZÚ sestavit VLASTNÍ účtový rozvrh, v němž uvedou účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce, resp. sestavovat takovýto vlastní rozvrh každý rok, pokud dojde ke změnám v účetnictví. Tento vlastní účtový rozvrh se opět zpracovává formou vnitřní směrnice.
Dalším příkladem je třeba povinnost podle § 28/6 ZÚ sestavovat odpisový plán, na jehož podkladě provádějí odpisování majetku v průběhu jeho používání. Tedy další dokument typu vnitropodnikové směrnice.
Posledním příkladem je například §33 (10) ZÚ, podle nějž ÚJ stanoví VNITŘNÍM PŘEDPISEM oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.
A takhle bych mohl pokračovat dál :-). Právě proto jsem v úvodu seriálu o směrnicích uvedl, že předpokládám u čtenářů uvědomělost o tom, že tyto směrnice jsou zákonnou povinností, abychom se o výše uvedených skutečnostech nemuseli již široce rozepisovat.
Jiří Kokaisl
14. 05. 2015, 18:03Prosím o odkaz na zákonnou úpravu povinnost každé účetní jednotky mít zpracovánu vnitropodnikovou směrnici. Nepodařilo se mi tuto povinnost v aktuální legislativě nikde najít.