Do konce roku 2013 se pravidla pro společnost s ručením omezeným řídila obchodním zákoníkem (zákon č. 513/1991 Sb.). Nově od 1. 1. 2014 je tato problematika obsažena v zákoně o obchodních korporacích (zákon č. 90/2012 Sb.). Obecné otázky týkající se úpravy právnických osob (firma, jednání, zrušení, likvidace atp.) jsou pak obsaženy v občanském zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.). V tomto ohledu se oblast s. r. o. může zdát složitější, ale v řadě konkrétních otázek se zejména založení s. r. o. stalo jednodušším.
 
Pokud se rozhodneme založit společnost s ručením omezeným (a vynecháme možnost koupě tzv. ready made společnosti), nemusíme již navštívit rejstříkový soud a vše můžeme vyřešit pouze s notářem (což je spojeno i s úsporou peněz za poplatky).
 
U notáře sepíšeme (formou notářského zápisu) společenskou smlouvu. Pokud by tuto společnost zakládala pouze jedna osoba (fyzická či právnická), pak by se sepisovala zakladatelská listina. Novinkou je, že počet zakladatelů/společníků není již omezen (dříve to bylo maximálně 50 zakladatelů či společníků).
 
Další uvolnění pravidel spočívá v tom, že osoba, která je jediným společníkem s. r. o., může být jediným společníkem v neomezeném množství dalších s. r. o. (dříve mohla být jediným společníkem pouze ve třech s. r. o.).
 
Společenská smlouva musí obsahovat jednak ze zákona povinné náležitosti a jednak náležitosti, které povinné nejsou.

Povinné náležitosti společenské smlouvy

Mezi povinné náležitosti společenské smlouvy patří:

• firma

Jméno, pod kterým bude společnost zapsaná v obchodním rejstříku a pod kterým bude vystupovat v obchodních a jiných vztazích. Kromě toho, že by firma měla být výstižná, zapamatovatelná a nejlépe i popisující činnost firmy, musí být taky zajištěno, aby nebyla zaměnitelná s jinou firmou. Takovou zaměnitelnou firmu by rejstříkový soud neměl zapsat (i když v praxi řada takových firem zapsána je).
 
Firma by také neměla být klamavá. Firma může obsahovat i jméno osoby (s jejím souhlasem), ke které má společnost nějaký vztah (např. společník, zakladatel). Součástí firmy je vždy dodatek označující právní formu společnosti. U společnosti s ručením omezeným připadají v úvahu tři tvary dodatku: společnost s ručením omezeným, spol. s r. o. nebo s. r. o.
 

• sídlo

Ve společenské smlouvě stačí uvést pouze název obce, kde je sídlo společnosti, do obchodního rejstříku se pak zapisuje úplná adresa. Tento postup je výhodný v případech, kdy se sídlo společnosti mění v rámci dané obce – není třeba měnit společenskou smlouvu. Sídlo společnosti může být i v bytě (pokud nenarušuje klid a pořádek), ale obecně nelze tento postup příliš doporučit. Je vždy lepší mít sídlo společnosti jinde než např. v bytě, který využíváme k bydlení s rodinou.
 
Druhým extrémem je pak umístění sídla společnosti na adrese, která je tzv. virtuálním sídlem – takto můžeme definovat adresu, kde je registrováno velké množství společností bez toho, aby tam skutečně probíhala jakákoliv činnost společnosti. S takovým sídlem můžou mít společnosti (zejména plátci DPH), resp. jejich správci daně, v poslední době problémy.
 

• předmět podnikání

Předmět podnikání by měl ideálně kopírovat živnosti definované zákonem o živnostenském podnikání (zákon č. 455/1991 Sb.). Pokud je předmětem podnikání živnost volná ohlašovací, může být předmět podnikání ve společenské smlouvě vymezen jako „výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 zákona o živnostenském podnikání“. Jedná se tedy o živnosti, které nejsou živnostmi řemeslnými, vázanými nebo koncesovanými – v takovém případě by měl být předmět podnikání definován přesněji (podle dané živnosti/koncese).
 

• seznam společníků

U fyzické osoby se uvádí jméno a bydliště (a ideálně i datum narození), u právnické osoby se uvádí firma a sídlo (ideálně také identifikační číslo).
 

• určení druhu podílů

Kromě základního podílu, který definuje zákon o obchodních korporacích jako podíl, se kterým jsou spojena práva a povinnosti upravené v tomto zákoně, je možné ve společenské smlouvě ještě zakotvit vznik různých jiných druhů podílů. Jeden druh tvoří pak vždy podíly se stejnými právy a povinnostmi (např. právo na přednostní výplatu podílu na zisku).
 

• výše vkladu

Minimální výše vkladu jednoho společníka je od 1. 1. 2014 ze zákona 1 Kč – společenská smlouva může určit vyšší částku (do 31. 12. 2013 to bylo 20 000 Kč).
 

• výše základního kapitálu

Také zde je nově minimální výše 1 Kč (oproti dřívějším 200 000 Kč). Bude-li mít tedy společnost tři zakladatele (společníky), musí základní kapitál činit minimálně 3 Kč.
 

• jednatelé

Jednatelé (případně jeden jednatel) jsou statutárním orgánem společnosti a první jednatelé jsou uvedeni ve společenské smlouvě. Nově musí společenská smlouva obsahovat výslovně i počet jednatelů. Dále je třeba uvést způsob jednání za společnost (např. každý z jednatelů jedná za společnost samostatně).
 
Novinkou (od 1. 1. 2014) je možnost, aby jednatelem byla i právnická osoba – ta však musí být zastoupena fyzickou osobou (k tomu zmocněnou) nebo svým statutárním orgánem.
 
Na osobu jednatele (fyzickou osobu) jsou kladeny určité požadavky. Musí být svéprávná, tedy způsobilá nabývat pro sebe vlastním právním jednáním práva a zavazovat se k povinnostem. Svéprávnosti se nabývá zletilostí (18 let, nebo dříve přiznáním svéprávnosti soudem osobě starší 16 let, nebo uzavřením manželství).
 
Dále musí být bezúhonná. Za bezúhonného se nepovažuje ten, kdo byl pravomocně odsouzený pro trestný čin spáchaný úmyslně, jestliže byl spáchán v souvislosti s podnikáním nebo s daným předmětem podnikání. Bezúhonnost prokážeme výpisem z rejstříku trestů.
 
A musí být také bez diskvalifikace (bez úpadku osoby, která je jednatelem anebo bez opakovaného a závažného porušování péče řádného hospodáře). Dále u osoby jednatele nesmí existovat překážky k provozování živnosti (např. úpadek, zákaz činnosti, zrušení živnostenského oprávnění). A v neposlední řadě musíme ctít tzv. zákaz konkurence.
 

• správce vkladů

Při procesu zakládání společnosti (před jejím vznikem) je nutné také určit správce vkladů, který tyto vklady přijímá a spravuje.
 

• údaje o nepeněžitém vkladu

Kromě splacených peněžitých vkladů můžou být do společnosti vneseny i vklady nepeněžité – ve společenské smlouvě musí být tyto vklady popsány a oceněny.

Nepovinné náležitosti společenské smlouvy

K nepovinným náležitostem společenské smlouvy patří zejména:

• změna společenské smlouvy (zda dohodou všech společníků nebo jinak),
• podíl na zisku (jestli podle poměru podílů nebo jinak),
• příplatková povinnost (pro případ špatné finanční situace společnosti),
• určení postupu nakládání s uvolněným podílem (např. zákaz jeho prodeje),
• vypořádací podíl (jiný než obvyklý výpočet jeho výše),
• podíl na likvidačním zůstatku (jiná forma a způsob výplaty než obvykle),
• kmenový list („nový“ cenný papír na řad – převoditelný pouze rubopisem),
• vyloučení rozhodování mimo valnou hromadu (per rollam),
• zákaz rozdělení podílu (např. při přechodu na dědice nebo právního nástupce společníka),
• vyloučení přechodu podílu na dědice/právního nástupce,
• lhůta pro podání návrhu na zápis do obchodního rejstříku (standardně 6 měsíců od založení).

Splacení vkladů, registrace k daním

Před zápisem společnosti do obchodního rejstříku musí být (alespoň částečně) splaceny vklady.
 
Peněžité vklady musí být před zápisem do obchodního rejstříku vloženy na speciální bankovní účet. Tuto transakci nelze tedy realizovat v hotovosti. Před podáním návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku musí být splaceno nejméně 30 % každého peněžitého vkladu. Tento vklad musí být doplacen nejpozději do 5 let (neurčí-li společenská smlouva kratší lhůtu).
 
Pokud společník ve lhůtě nesplatí, vzniká mu povinnost platit úroky z prodlení podle společenské smlouvy. Není-li tento úrok z prodlení ve společenské smlouvě specifikován, platí se roční sazba ve výši dvojnásobku sazby úroku z prodlení stanovené nařízením vlády č. 351/2013 Sb. To je 2x roční repo sazba ČNB pro první den kalendářního pololetí, v němž došlo k prodlení – zvýšená o 8 procentních bodů. Repo sazba je v současné době 0,05 %.
 
Nepeněžité vklady musí být „splaceny“ v plné výši před zápisem do obchodního rejstříku. Nepeněžitým vkladem je hodnota předmětu vkladu do základního kapitálu vyjádřená v penězích. Nesmí se však jednat o služby nebo práce. Hodnota tohoto vkladu je stanovena soudním znalcem a musí být uvedena ve společenské smlouvě.
 
Povinně se již u „nově“ zakládaných společností s ručením omezeným nemusí vytvářet rezervní fond.
 
Samotný vznik společnosti pak nastává až zápisem do obchodního rejstříku. Tento zápis provádí buď rejstříkový soud, nebo přímo notář na základě údajů vyplněných ve zvláštním formuláři, který musí být ještě doplněn těmito dokumenty:

• zakladatelská listina/společenská smlouva,
• doklad o splacení vkladu,
• u nepeněžitého vkladu znalecký posudek,
• souhlas zapisovaných osob se zápisem do obchodního rejstříku,
• oprávnění k podnikání,
• právní důvod užívání sídla společnosti.

Dalším krokem je zprovoznění datové schránky společnosti.
 
Poté by měla následovat registrace na finančním úřadě. Společnost se musí registrovat k dani z příjmů právnických osob u místně příslušného finančního úřadu, a to výhradně elektronicky (nejlépe právě s využitím datové schránky). K ostatním daním (silniční, daň z příjmů ze závislé činnosti, daň z příjmů vybíraná srážkou nebo DPH) se pak registruje společnost ve lhůtě, kdy tato povinnost nastane (např. k silniční dani při pořízení prvního vozidla).
 
Před zahájením samotného podnikání mohou společnosti vznikat již určité výdaje (tzv. zřizovací výdaje). Jedná se nejčastěji právě o nejrůznější soudní nebo notářské poplatky či nájemné (nepatří sem však výdaje na pořízení dlouhodobého majetku a zásob a taky výdaje na reprezentaci).
 
Pokud tyto výdaje přesáhnou částku 60 000 Kč, nemůžeme je zahrnout do daňově uznatelných nákladů jednorázově, ale musíme je odepisovat (v případě daňových odpisů rovnoměrně po dobu 60 měsíců, účetně nejpozději do 5 let).