Účetní jednotky mají povinnost poskytovat věrný obraz o stavu majetku a závazků a o průběhu hospodářské činnosti. Kontrolní činnost je nezbytnou součástí vedení účetnictví, která zajišťuje správnost poskytovaných informací z účetnictví účetní jednotky.

Pokud stav majetku a závazků neodpovídá skutečnosti, je nutné danou situaci řešit a nesoulad stavu majetku a závazků a jejich ocenění zachycených v účetnictví vyrovnat.

Pro správné posouzení účetního i daňového dopadu škody nebo manka na účetní jednotku je nutné nejprve oba pojmy správně definovat.

Škoda

Definici škody z pohledu účetního nalezneme v prováděcí vyhlášce k podvojnému účetnictví č. 500/2002 Sb. v § 28 Jiné provozní výnosy. Škodou se v souladu s uvedeným ustanovením rozumí fyzické znehodnocení, tzn. neodstranitelné poškození nebo zničení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku a zásob, a to jak z objektivních, tak i subjektivních příčin.

Zákon o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) v ustanovení § 25 odst. 2 ještě k této definici dodává, že musí být majetek v důsledku škody vyřazen.

Za škodu se kromě výše definovaných podmínek nepovažují:

• technologické a technické úbytky a úbytky vyplývající z přirozených vlastností zásob vznikající například rozprachem nebo sesycháním v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a odbytovém procesu (přirozené úbytky zásob materiálu, zboží, nedokončené výroby, polotovarů a hotových výrobků),
• ztratné v maloobchodním prodeji,
• nezaviněné úhyny zvířat, která nejsou pro účely zákona hmotným majetkem, a to do výše ekonomicky zdůvodněné normy přirozených úbytků a ztratného stanovené poplatníkem; škodou není prokázaný nezaviněný úhyn nebo nutná porážka zvířete základního stáda.

V souladu s ustanovením § 25 odst. 1 písm. n) ZDP nelze za výdaje (náklady) vynaložené k dosažení, zajištění a udržení příjmů uznat manka a škody přesahující náhrady s výjimkou uvedenou v § 24 ZDP.

Konkrétně v § 24 odst. 2 písm. l) je uvedeno, že za daňově uznatelné výdaje (náklady) jsou považovány škody vzniklé v důsledku živelních pohrom nebo škody způsobené podle potvrzení policie neznámým pachatelem anebo jako zvýšené výdaje v důsledku opatření stanovených zvláštními předpisy.

Příklad

Účetní jednotce byla způsobena opravitelná újma na voze z důvodu dopravní nehody

Z účetního ani daňového hlediska se nejedná o škodu, jelikož v důsledku dopravní nehody nevzniklo neodstranitelné poškození vozu. Náklady vynaložené na opravu vozu budou daňově uznatelné v souladu s obecným ustanovením § 24 odst. 1 ZDP.

Tab.: Příklad možného zaúčtování
 

Účetní jednotce byla způsobena neopravitelná újma na voze z důvodu dopravní nehody

V tomto případě se jedná o škodu. Daňově uznatelná bude pouze hodnota škody do výše náhrady, a to včetně nákladů na likvidaci.

Tab.: Příklad možného zaúčtování
 

Příklad

Zaměstnanec poškodil neodbornou manipulací s vysokozdvižným vozíkem automobil patřící obchodnímu partnerovi

Automobil není ve vlastnictví účetní jednotky, proto se nejedná o škodu ve smyslu ZDP a prováděcí vyhlášky k účetnictví.
 
Výdaj (náklad) vynaložený na náhradu za způsobené poškození cizího majetku je pro účetní jednotku daňově uznatelným nákladem, a to opět podle obecného ustanovení § 24 odst. 1 ZDP a podpůrně podle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, podle kterého jsou daňovými výdaji i výdaje, k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštních zákonů.

Manko

Jedním z nástrojů kontroly věcné správnosti účetnictví je i inventarizace majetku a závazků, přičemž povinnost provádět inventarizaci vyplývá ze zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“).

Za manko je v souladu se ZoÚ (§ 30 odst. 10) považován inventarizační rozdíl mezi skutečným stavem majetku a jeho stavem v účetnictví, kdy skutečný stav majetku je nižší než stav evidovaný. Přičemž rozdíl mezi těmito stavy nelze prokázat jiným způsobem.

Manko se obdobně jako škoda standardně účtuje do nákladů (účet 549) a podmínky daňové uznatelnosti jsou obdobné jako u škody. Manka mohou být také předepsána k úhradě zaměstnanci, který je způsobil.
 
Ve výjimečných situacích mohou být manka kompenzována s přebytky, a to pouze tehdy, když účetní jednotka prokáže, že došlo k neúmyslné záměně, že jsou ve stejné výši a vznikly ve stejném zdaňovacím období.

Jak již bylo výše zmíněno, za škodu a ani za manko nejsou považovány ztráty v rámci norem stanovených úbytků, které si stanovila ve své vnitropodnikové směrnici účetní jednotka. Pro určení normy přirozených úbytků neexistují jednoznačná pravidla, obvykle se proto vychází z dlouhodobějšího sledování skutečností, které vznikající u konkrétní účetní jednotky.
 
Pokud by správce daně nesouhlasil s výší stanovené normy, může na základě charakteru činnosti poplatníka a obvyklé výši norem jiných poplatníků s obdobnou činností základ daně o zjištěný rozdíl upravit.

Manka a škody z pohledu DPH

V určitých případech vzniklých mank a škod je plátce povinen vrátit původně uplatněný odpočet DPH. Pokud jsou případy zničení, ztráty nebo odcizení obchodního majetku plátcem řádně doloženy, původně uplatněný nárok na odpočet daně zůstává zachován.
 
Protože manko, které účetní jednotka zjistí na základě řádné inventury na zásobách, je však obvykle typicky nedoloženou ztrátou, musí účetní jednotka tento inventarizační rozdíl řešit i z pohledu DPH.

Pro stanovení částky, kterou musí plátce z původně uplatněného odpočtu vrátit, je rozhodující, zda se jedná o metodu vyrovnání nebo úpravy.

Metoda vyrovnání

Vyrovnání se použije v případě zásob, u nichž je uplatněn odpočet v minulosti ve lhůtě tří let. Takový odpočet by měl plátce vrátit celý.

Jelikož zásoby nejsou v zákoně o DPH blíže specifikovány, poměrně spornou oblastí zůstává otázka, zda vrátit uplatněný odpočet u chybějících zásob včetně vedlejších pořizovacích nákladů (například dopravy), či bez nich.

Metoda úpravy

Úprava se použije v případě manka na dlouhodobém majetku, u něhož byl uplatněn odpočet ve lhůtě pěti let. Vrácena by měla být ta část odpočtu, která zbývá do celé pětileté lhůty.

Úprava odpočtu daně se provede za zdaňovací období, ve kterém se plátce dozvěděl nebo dozvědět měl a mohl, že došlo ke zničení, ztrátě či odcizení a tyto skutečnosti nejsou řádně doloženy ani potvrzeny.