V rámci podnikání nastřádáte velké množství dokumentů, které obsahují osobní údaje. Některé z nich musíte uchovávat dlouhý čas. V dnešním článku mimo jiné najdete přehlednou tabulku s povinnou archivační dobou u jednotlivých typů dokumentů.
Program POHODA obsahuje speciální agendu, ve které jsou právní důvody zpracování osobních údajů už předdefinované. Agenda vám však poskytuje také maximální prostor pro zapsání důvodů vlastních – přece jen každý obor podnikání zahrnuje specifické služby, a tím pádem existuje mnoho okolností zpracování údajů.
Při zápisu nového záznamu (důvodu) stačí vyplnit předdefinovaná pole formuláře. Tyto záznamy pak můžete přiřazovat k jednotlivým záznamům v agendě Adresář. Agendu Důvody zpracování dat GDPR naleznete v nabídce Nastavení/Seznamy.
Obr.: Důvody zpracování osobních údajů
Jaké důvody si do agendy programu POHODA zapíšete, je jen na vás. Nezapomínejte však na zákonné důvody, které by měly předcházet těm, pro které potřebujete souhlas subjektu údajů.
Platná legislativa například nařizuje podnikatelům, účetním jednotkám a dalším subjektům archivovat po stanovenou dobu účetní doklady, které samozřejmě mnohdy obsahují údaje o zaměstnancích, společnících, obchodních partnerech nebo třeba zákaznících.
Podívejte se na malý přehled toho, jaké dokumenty jste povinni uchovávat právě ze zákonného důvodu. Archivačních lhůt a výjimečných situací je však opravdu hodně, proto se vždy musí brát v potaz, o jaký dokument se jedná a jaké pro něj v dané situaci platí lhůty úschovy.
Tab.: Podnikatel, který není dle zákona o účetnictví (dále jen „ZoÚ“) účetní jednotkou (tj. neplátce DPH, vedoucí daňovou evidenci nebo uplatňující výdaje paušálem)
| Typ dokumentu | Doba archivace | Dle zákona |
| Dokumenty potřebné k daňové kontrole | 3 roky (možnost prodloužení lhůty o 10 let) | § 92 (3), § 93 a § 148 daňového řádu |
Tab.: Účetní jednotka (podle ZoÚ)
| Typ dokumentu | Doba archivace | Dle zákona |
| Účetní závěrky a výroční zprávy | 10 let | § 31 a §32 ZoÚ |
| Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy | 5 let | |
| Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (daňové doklady aj.) | 5 let |
Tab.: Podnikatelé (plátci DPH) i účetní jednotky
| Typ dokumentu | Doba archivace | Dle zákona |
| Doklady od osob povinných k dani z přidané hodnoty | 10 let | § 35 a § 35a zákona o DPH |
Tab.: Zaměstnavatelé
| Typ dokumentu | Doba archivace | Dle zákona |
| Stejnopisy evidenčních listů | 3 roky | § 35a (4) a § 37 (1) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení |
| Seznam společníků a členů statutárního orgánu dozorčí rady společnosti za jednotlivé měsíce (před rokem 2014, od 1. 1. 2014 je tato povinnost zrušena) a přehled kalendářních měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti | 6 let (3 roky po úhradě pojistného) | |
| Mzdové listy (mzdové listy poživatelů starobního důchodu) | 30 let (10 let) | |
| Údaje potřebné pro stanovení a odvod pojistného | 10 let | § 22c zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti |
| Vnitřní předpis, kterým zaměstnavatel stanovuje práva z pracovněprávních vztahů výhodněji | 10 let | § 305 (4) zákoníku práce |
Tab.: Obchodní společnosti a družstva
| Typ dokumentu | Doba archivace | Dle zákona |
| Zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku | Dle vnitřní směrnice, resp. skartačního plánu, vždy se souhlasem příslušného státního oblastního archivu | § 3 (2), Příloha č. 1 o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů |
| Protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, výroční zprávy, zprávy o auditu | ||
| Mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci společností, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek | ||
| Finanční dokumenty (účetní závěrky) | ||
| Podnikatelské záměry, vývojové studie, dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice) |
Zanechte komentář
Pro přidání komentáře se přihlaste.