V posledních deseti letech dochází k pozvolnému poklesu účetních zaměstnaných na hlavní pracovní poměr. Přesto poměr externí versus interní účetní zůstává zhruba stejný, to znamená, že je zhruba jedna třetina zaměstnaná ve firmě.

Není možné jednoznačně určit, pro jak velkou společnost se vyplatí najmout externí účetní, nebo ji naopak zaměstnat interně. Z logiky věci však vyplývá, že pro velké firmy se většinou vyplatí interní účetní.

Ta je pro firmu výhodná nejen svou každodenní přítomností na pracovišti (vše s ní můžete řešit osobně, má větší přehled o tom, co se ve firmě děje, doklady a mzdové náležitosti řeší flexibilně během celého měsíce), ale i tím, že veškerý pracovní čas věnuje pouze účetním záležitostem vaší společnosti.

Zároveň ve větších společnostech, kde jsou daná pravidla, pracovní postupy a jasně stanovená odpovědnost, již účetní není chápána jako „ta, která shání doklady”, ale jako kvalifikovaná síla pro zpracování výstupů pro vedení společnosti a státní správu.

Účetní práce je především o zpracovávání velkého objemu dokladů, které však nejsou přímo úměrné velikosti firmy. I malá firma o dvou zaměstnancích může mít více dokladů než větší o deseti. Obecně se však v malých společnostech vyplatí externí účetní.

Pokud máte více zaměstnanců, je často výhodnější najmout externí účetní právě pro zpracovávání mezd. Personální oblast je totiž poměrně velkou administrativní zátěží a mzdové účetnictví vyžaduje také speciální odbornost v dané oblasti. Tím, že si tuto nárazovou práci zajistíte externě, nemusíte vše řešit vlastními silami.

Dalším aspektem při posuzování je zastupitelnost. Pro menší společnost může být jediná účetní rizikem v případě její nepřítomnosti. Externí účetní kancelář tak může být dobrou volbou.

Externí účetní má své výhody, mezi které patří:

• náklady na účetní software, školení či IT vybavení si platí sama a vy se tak nemusíte starat, jestli všechno funguje,
• neplatíte jí pravidelnou měsíční mzdu, ale paušál nebo podle množství dokladů,
• na vaši firmu nahlíží s větším nadhledem, její finanční management a rady, jak dále vaši firmu rozvíjet (tj. jestli na to máte), jsou realističtější,
• je většinou pojištěna proti riziku nesprávného vedení účetnictví,
• na mzdovou agendu, která je nárazová, ale složitá v krátkém časovém období, je dobré mít odborníka,
• u zpracování všech dokladů budete mít větší jistotu, že vše bude včas bez ohledu na vnější okolnosti (dovolená, nemoc), protože vztah je na úrovni klient – klient, nikoliv zaměstnanec – zaměstnavatel,
• neřešíte pojištění profesní odpovědnosti.

Kolik stojí práce účetní?

Finanční náklady na účetní, která je zaměstnaná, jsou pro firmy vždy vyšší než u externí. Na první pohled však nejde ani tak o plat, ale spíše o náklady, které jsou spojené se samotnou účetní pozicí. Ať už jde o notebook, telefon, školení, nebo jen potřebu pevného pracovního místa (stůl a židle).

Externí účetní má obvykle přesně stanoveno, za co odpovídá, a přesně ví, co potřebuje a co má dělat, aby úkol splnila. Nečeká tedy na zadání, čas si organizuje dle potřeb firmy a smluvních termínů. Její cena je různá, od měsíčních paušálů po ceny za položku/doklad nebo případně hodinovou sazbu. Odměna externí účetní se pak odvíjí od objemu zpracovaných dat a při jejich překročení si fakturuje více.

Celkově vás tak služby externí účetní mohou vyjít levněji, přesto musíte být připraveni na to, že:

• není součástí firmy a s její nepřítomností musíte počítat (některé externí účetní však do firem dochází dle dohody i několikrát do měsíce),
• má více klientů, a proto odpověď na vaše e-maily nebo vyřešení požadavku nemusí být obratem,
• vaše společnost může vyrůst tak, že vás po čase účetní může odmítnout, např. z důvodu nedostatečné kvalifikace či kapacity,
• sdílíte s ní citlivá data o vaší společnosti a zaměstnancích.

Některé firmy jsou si však schopny zajistit a pořídit podklady do účetního systému samy. Účetní následně provádí pouze kontrolu a výstupy – typická je mzdová oblast, kontrola pro zpracování měsíčních DPH přiznání a kontrolních hlášení, případně měsíční závěrky.

A na závěr ještě jedna rada. Ne každá účetní je opravdu dobrá účetní. Jedním z hledisek, které vám mohou napovědět něco o její kvalitě, jsou například kvalifikace (certifikace) a samozřejmě reference.