Pro některé představuje účetnictví záhadné mystérium, kterého se obávají. Pro jiné vést účetnictví znamená přepsat doklady do programu, který se postará o zbytek.

Kdo vede účetnictví?

Pravidla pro vedení účetnictví upravuje zákon o účetnictví (dále jen „ZoÚ“) a další související předpisy. Těmi jsou pro podnikatele vyhláška 500/2002 Sb. a České účetní standardy pro podnikatele č. 001 až 024.

V § 1 odst. 2 ZoÚ se dozvíme, kdo má povinnost vést účetnictví. Jsou to:

• právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky,
• zahraniční právnické osoby a zahraniční jednotky, které jsou podle právního řádu, podle nějž jsou založeny nebo zřízeny, účetní jednotkou nebo jsou povinny vést účetnictví, pokud na území České republiky podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů,
• organizační složky státu,
• fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku,
• ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 mil. Kč, a to od prvního dne kalendářního roku,
• ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí,
• ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou společníky sdruženými ve společnosti, pokud alespoň jeden ze společníků sdružených v této společnosti je osobou uvedenou v písmenech a) až f) nebo h) až l),
• ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis,
• svěřenské fondy podle občanského zákoníku,
• fondy obhospodařované penzijní společností podle zákona upravujícího doplňkové penzijní spoření,
• investiční fondy bez právní osobnosti podle zákona upravujícího investiční společnosti a investiční fondy, nebo
• ty, kterým povinnost sestavení účetní závěrky stanoví zvláštní právní předpis nebo které jsou účetní jednotkou podle zvláštního právního předpisu.

V případě podnikatelů tzv. účetnictví musí vždy vést právnická osoba, tj. společnost s ručením omezeným, akciová společnost, veřejná obchodní společnost, komanditní společnost nebo družstvo.

Fyzické osoby vedou účetnictví pouze pokud:

• jsou zapsané v obchodním rejstříku,
• jejich obrat za předcházející kalendářní rok přesáhl částku 25 mil. Kč,
• ukládá jim to zvláštní předpis,
• jsou společníky ve společnosti (dřívější sdružení bez právní subjektivity), kde alespoň jeden ze společníků vede účetnictví,
• rozhodnou se vést účetnictví dobrovolně.

Tzv. jednoduché účetnictví, které v minulosti mohli vést podnikatelé – fyzické osoby, není pro podnikatele podle současné úpravy vůbec určeno. Podnikatelé nemohou vést jednoduché účetnictví. Jednoduché účetnictví u fyzických osob nahradila tzv. daňová evidence.

Zatímco právnické osoby musí povinně vést účetnictví, fyzické osoby si mohou (kromě výše zmíněných důvodů, kdy musí povinně vést účetnictví) vybrat ze tří možností, jak evidovat svoje příjmy a výdaje pro účely stanovení základu daně, a to:

•  účetnictví,
• daňovou evidenci,
• paušální výdaje.

Paušální výdaje

Možnost uplatňovat výdaje v paušální výši byla zavedena proto, aby drobným podnikatelům – fyzickým osobám maximálně snížila administrativu při stanovení základu daně a zpracování daňového přiznání.

Podnikatel povinně vede pouze evidenci příjmů, tj. plateb přijatých za svojí podnikatelskou činnost od 1. 1. do 31. 12., a dále eviduje pohledávky (zjednodušeně řečeno, eviduje vystavené faktury a datum jejich úhrady) a také veškeré další příjmy související s podnikáním (např. tržby za hotové).

Není nutné evidovat výdaje ani majetek podnikatele. Pro evidování pohledávek a příjmů nejsou potřeba hlubší odborné znalosti ani speciální program. Stačí evidovat příjmy a pohledávky např. v Excelu.

Pro zjednodušení práce doporučuji k evidenci příjmů a pohledávek využívat některý z fakturačních programů, který zároveň umožňuje zaznamenávat datum a částku úhrady, např. bezplatný online fakturační program mPOHODA.

Výše výdajů je dána paušálně v § 7 odst. 7 zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“). Výše paušálních výdajů závisí na druhu podnikání, tj. zdali jde o živnost (řemeslnou či jinou), zemědělskou výrobu, nájem majetku či jiné podnikání, a činí:

• 80 % z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství a z příjmů z živnostenského podnikání řemeslného; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 800 000 Kč,
• 60 % z příjmů ze živnostenského podnikání; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 600 000 Kč,
• 40 % z jiných příjmů ze samostatné činnosti; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 400 000 Kč,
• 30 % z příjmů z nájmu majetku zařazeného v obchodním majetku; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 300 000 Kč.

Limity paušálních výdajů se týkají pouze výdajů, nikoliv příjmů. Podnikatel – fyzická osoba může paušální výdaje uplatnit i u příjmů přesahujících 1 mil. Kč, ale u vyšších příjmů budou výdaje maximálně ve výši uvedených absolutních částek. Paušální výdaje může používat i podnikající osoba, která je plátcem DPH nebo má zaměstnance.

V praxi největší problém činí správné určení sazby paušálních výdajů, pokud má podnikatel kombinaci několika typů podnikání v různých sazbách. V tom případě musí příjmy vhodně rozlišovat podle příslušného paušálu.

Další věc, na kterou je třeba si dát pozor, je skutečnost, že v paušálních výdajích jsou již zahrnuté veškeré výdaje.

To znamená, že příjmy se evidují a počítají do základu daně v hrubé výši. Pokud např. dostáváme odměnu za naše služby na účet poníženou o provizi zprostředkovatele (např. nějakého zprostředkovatelského portálu), je potřeba jako příjem počítat částku před ponížením o provizi, nikoliv částku připsanou na účet.

Podobně v případě, že byla naše pohledávka uhrazena formou vzájemného zápočtu s naším dluhem, je potřeba započítat příjem, i když fakticky jsme žádné peníze neobdrželi.

Daňová evidence

Pravidla pro vedení daňové evidence upravuje § 7b ZDP. Daňová evidence obsahuje údaje o:

• příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně,
• majetku a dluzích.

V tomto ustanovení najdeme informace, jak se oceňují jednotlivé složky majetku. Dále je zde stanovena povinnost provést inventarizaci majetku k 31. 12., tj. porovnat evidenční a skutečný stav zásob a majetku a případné rozdíly (manka nebo přebytky) zohlednit v základu daně.

O provedení inventarizace musí mít poplatník zápis. Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně.

Pro správné vedení daňové evidence je potřeba, aby se podnikatel seznámil se všemi příslušnými ustanoveními ZDP, aby uměl správně rozdělit příjmy a výdaje na daňové a nedaňové, správně ocenit a evidovat majetek, počítat odpisy apod.

Pro obsahové vymezení složek majetku v daňové evidenci se použijí zvláštní právní předpisy o účetnictví, a je tedy třeba se seznámit i s některými ustanoveními ZoÚ.

Konkrétní forma vedení daňové evidence není dána a je možné ji vést v papírové podobě, v Excelu nebo využít účetní program. Využití účetního programu doporučuji zvlášť, pokud má podnikatel větší množství dokladů nebo potřebuje sledovat pohyby majetku a zásob (zboží, materiál apod.).

Program POHODA je vhodný pro začínající podnikatele a umožní vedení daňové evidence a sledování veškerých složek majetku.

Účetnictví zachycuje informace o stavu a pohybu majetku

Účetnictví zachycuje podvojnými zápisy informace o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků včetně dluhů a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Při účtování je potřeba respektovat všechny výše citované právní normy upravující vedení účetnictví.

Pro správné vedení účetnictví je nezbytná znalost veškerých účetních principů, ovládat podvojné zápisy pro jednotlivé účetní případy, znát vymezení jednotlivých složek majetku, umět ho správně ocenit, rozumět významu jednotlivých složek aktiv a pasiv. Bez těchto znalostí není možné vést účetnictví správně, a to ani s tím nejlepším účetním programem.

Pro zvládnutí účetnictví potřebuje každý podnikatel znát všechna tato pravidla. Pokud je nezná, je vhodným řešením využít služeb kvalifikované účetní, a to buď jako vlastního zaměstnance, nebo externí účetní. Vedení účetnictví v ruce nebo v Excelu je sice teoreticky možné, ale prakticky velmi náročné. Použití profesionálního účetního programu je v tomto případě téměř nutnou podmínkou.

Pokud shrnu základní informace pro začínající podnikatele, tak právnická osoba musí vždy vést účetnictví. K tomu nezbytně potřebuje odborné znalosti účetnictví. Fyzická osoba si může zvolit mezi účetnictvím, daňovou evidencí a paušálními výdaji.

K uplatňování paušálních výdajů je potřeba pouze základní znalosti a je schopen si tuto evidenci podnikatel obstarat sám. I daňovou evidenci může podnikatel zvládnout sám, musí se ale důkladně seznámit se všemi potřebnými informacemi.

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.
Autorka pořádá také praktické kurzy zaměřené na daně, účetnictví a podnikání.

Související článek:
Na co si dát pozor v začátku podnikání fyzických osob