Ministerstvo financí a Finanční správa vydaly před rokem tiskovou zprávu, kde potvrzují, že uznávání elektronických faktur jako dokladů rovnocenných tradičním papírovým fakturám nestojí v cestě žádné legislativní nebo faktické omezení z daňového či účetního pohledu a ani z hlediska finanční kontroly.

Finanční správa sama dlouhodobě říká, že firmy se nemusí bát elektronické faktury používat, pokud takový dokument bude mít potřebné vlastnosti.

Povinné vlastnosti e-faktury

Podle zákona o dani z přidané hodnoty (dále jen „ZDPH“) musí být u daňového dokladu, ať již papírového, nebo elektronického, po celou dobu jeho životního cyklu – tj. od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání zajištěny následující podmínky:

• věrohodnost jeho původu (tj. skutečnost, že je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila),
• neporušenost jeho obsahu (tj. obsah daňového dokladu požadovaný podle tohoto zákona nebyl změněn),
• jeho čitelnost (tj. je možné se seznámit s obsahem daňového dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení).

Zajištění těchto vlastností dokladu lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním – tzv. auditní stopou.

Auditní stopa v reálu znamená, že jsme schopni příslušný dokument logicky spojit s řadou dalších dokladů: smlouvou, objednávkou, dodacím listem, zakázkovým listem, výdejkou materiálu, přepravním dokladem, dokladem o platbě atd. Pomocí auditní stopy dokážeme, že k plnění v uvedené výši skutečně došlo.

Firma je schopna pomocí auditní stopy doložit tok plnění v rámci organizace, informace o jednotlivých transakcích a jejich vzájemnou provázanost. Přičemž auditní stopa je pak důkazním prostředkem, což znamená, že uvedené informace by měly být uchovávány spolu s daňovým dokladem po celou archivační dobu.

Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle auditní stopy zajistit také:

• uznávaným elektronickým podpisem,
• uznávanou elektronickou pečetí, nebo
• elektronickou výměnou informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Při využití uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické pečeti by po celou dobu života daňového dokladu, tj. až do jeho skartace, mělo být možné prokazatelným způsobem ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické pečeti, a to k okamžiku podepsání daňového dokladu.

Zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce se zabývá jak elektronickým podpisem, tak elektronickou pečetí. Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

Uznávanou elektronickou pečetí se rozumí zaručená elektronická pečeť založená na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť nebo kvalifikovaná elektronická pečeť.

Kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis je přidělen konkrétní osobě. Naopak certifikát pro elektronickou pečeť lze přirovnat k razítku organizace a lze ho využít zejména při automatickém odesílání ověřených dokumentů. Certifikát pro elektronickou pečeť je možné vydat pouze zástupci právnické osoby, nikoliv podnikající či nepodnikající fyzické osobě.

V současné době vlastní akreditaci pro výkon činnosti akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb v České republice tři organizace, u nichž je možné si elektronický podpis či elektronickou pečet zajistit:

• Česká pošta, s. p.
• eIdentity, a. s.
• První certifikační autorita, a. s.

Platnost kvalifikovaného certifikátu je jeden rok.

EDI, tj. Electronic Data Interchange, je předepsaný standardní formát pro výměnu obchodních dat (viz Doporučení Evropské Komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací). Tímto způsobem lze zasílat i daňové doklady. Příjemce takového daňového dokladu pro zajištění jeho věrohodnosti a neporušenosti musí zajistit existenci jednoznačné vazby mezi informacemi přenesenými prostřednictvím EDI a tímto daňovým dokladem.

ZDPH dále stanoví, že daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

V praxi se za souhlas však považuje souhlas formální i neformální. Za souhlas se považuje i tichý souhlas: tj. skutečnost, že příjemce dokladu tento doklad přijal a zaúčtoval, by tedy měla být dostačující. Nicméně odběratel s elektronickou podobou dokladu souhlasit nemusí. Pokud nesouhlasí, pak pro něj nesmí být takovýto doklad vystaven ani používán.

Aby se předešlo problémům s úhradou, je tedy vhodné, pokud existuje mezi odběratelem a dodavatelem smlouva či objednávka, uvést v jejím rámci způsob vystavení dokladů a odsouhlasit si jej.

Běžně tedy můžeme dostávat a odesílat e-faktury e-mailem ve formátu PDF nebo ISDOC, za výše zmíněných podmínek.

Formát PDF je mezi uživateli výpočetní techniky velmi známý, proto v ekonomickém systému POHODA patří vedle XLS a HTML k jednomu z nejpoužívanějších vstupních a výstupních formátů vůbec. Import a export účetních dokladů v PDF, tedy i faktur, je tak samozřejmostí.

Ale co formát ISDOC, víte o něm a využíváte ho? Pokud ne, ve zkratce jej popíšeme. ISDOC sjednocuje různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný. Díky tomu je možné posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy včetně systémů používaných státem.

Doklad ve formátu ISDOC lze doplnit o elektronícký podpis pro rychlé ověření platnosti a původu dokladu. Například vystavenou fakturu v ISDOC je možné snadno poslat e-mailem nebo prostřednictvím datových schránek. Do ISDOC můžete exportovat a odeslat také faktury vystavené v ekonomickém systému POHODA.

Vraťme se ale k e-faktuře v PDF. Pokud je zaslaná e-mailem bez elektronického podpisu či pečeti, takový daňový doklad nelze považovat sám o sobě za daňový doklad se zajištěnými vlastnostmi ve smyslu ZDPH (věrohodnost původu a neporušenost obsahu).

Abychom zajistily tyto vlastnosti, je nezbytné mít takovou auditní stopu, která vytvoří jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem zaslaným prostřednictvím e-mailu a uskutečněným zdanitelným plněním.

Generální finanční ředitelství jako jeden z příkladů uvádí, že součástí auditní stopy prokazující věrohodnost původu daňového dokladu může být zaslání elektronického daňového dokladu e-mailem z předem sjednané e-mailové adresy (např. fakturace@xyz.cz), kdy tento způsob zasílání daňových dokladů je upraven vzájemnou dohodou.

Elektronické uchovávání daňových dokladů

Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak. Uchovávat jej pak můžeme elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat.

Zároveň s příslušnou e-fakturou musíme rovněž uchovávat data zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu tohoto dokladu. To lze zajistit uložením dokladu na médium, jež má prokazatelně takové vlastnosti, které neumožňují provádět změny jeho obsahu (např. nepřepisovatelné CD, DVD).

Věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokladu můžeme také zajistit jeho uložením do důvěryhodného úložiště dokumentů, tj. systému pro ukládání a správu elektronických dokumentů dle platné legislativy, který splňuje požadavky na neměnnost a zabezpečení souboru proti neoprávněným změnám.

V tomto ohledu je velmi užitečná spolupráce ekonomického systému POHODA s řadou partnerských řešení, díky kterým se ukládají dokumenty do důvěryhodného úložiště přímo z vašeho účetnictví (jednotlivá řešení najdete na www.pohodaplus.cz).

Při uchovávání dokladů prostřednictvím prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, jsme povinni zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, a to v případě, že jde o:

• daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo
• daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

ZDPH neukládá povinnost uchovávání daňových dokladů v elektronické podobě výhradně v tom formátu, v němž byly předány zákazníkovi. Předáme-li tedy e-fakturu zákazníkovi ve formátu PDF, můžeme ji my archivovat jako zdrojová data, pokud je možné kdykoliv příslušný doklad čitelně zobrazit a je zaručena věrohodnost jeho původu a neporušenost obsahu (např. auditní stopou).

Dokumenty, které tvoří auditní stopu lze pak archivovat v listinné i elektronické podobě.