Datová schránka

Podnikajícím fyzickým osobám (živnostníkům) se datová schránka nezřizuje automaticky, musí se o její zřízení požádat. Automaticky je zřízena advokátům, daňovým poradcům a insolvenčním správcům, tj. všem, pro které je ze zákona povinná.

Pomocí datových schránek je možné zasílat dokumenty v elektronické podobě orgánům veřejné moci a také je takto od nich přijímat. Tento způsob komunikace pak nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě, neboť zákon o datových schránkách zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou verzi zasílaného dokumentu.

V praxi to znamená, že můžeme komunikovat se státní správou elektronicky. Na druhé straně je však potřeba si zvyknout, že státní správa pak bude většinu korespondence zasílat do datové schránky a nebude nám již doručovat zásilky poštou.

Mezi výhody datových schránek patří:

• lepší důkazní břemeno – tj. že daný dokument byl zaslán příslušnému úřadu a kdy (lze si uložit dodejku a zprávu),
• rychlejší komunikace se státní správou,
• pomocí přístupu do datových schránek je možné se přihlásit do informačních systémů správy sociálního zabezpečení a Finanční správy, kde je pak možné zasílat všechna povinná podání (přehledy, daňová přiznání) a také zjistit stav svého účtu,
• pokud je podnikatel plátce DPH, a vzniká mu tedy povinnost podávat kontrolní hlášení, budou mu do datové schránky chodit případné výzvy na doplnění/podání, což je bezpečnější způsob nežli e-mailem. Lze tak snížit riziko případných pokut za tato podání.

Praktické informace k užívání datových schránek:

• Jakmile dojde zpráva do datové schránky, je doručena buď jejím vyzvednutím, není-li vyzvednuta, je po deseti dnech považována za doručenou. Od lhůty doručení pak začínají běžet případné lhůty, ve kterých má podnikatel na zprávu reagovat.
• Zprávy se archivují v datové schránce po dobu 90 dnů, pokud nechcete o zprávy přijít nebo si je nezvládáte ukládat do vašeho počítače a chcete je mít stále v datové schránce, je potřeba si vyřídit Datový trezor. Tato služba je zpoplatněna.
• V nastavení datové schránky lze vybrat, zda vám přijde SMS nebo email v okamžiku, kdy vám do datové schránky dojde nová zpráva. Můžete i vybrat, aby toto avízo bylo v rozšířeném provedení, tj. do e-mailu vám přijde i informace, od koho zpráva je a její název.
• Pokud jste vlastníci datové schránky, většinu podání vůči finančnímu úřadu jste povinni podávat elektronicky, tj. datovou schránkou nebo ověřením přes přístup do ní. Nepodávání elektronicky je ze strany Finanční správy sankcionováno. Za papírové podání, které doručíte na podatelnu finančního úřadu a mělo být ze zákona podáno elektronicky, vám pak bude vyměřena pokuta 2 000 Kč, pouze v některých případech vás finanční úřad vyzve, abyste svou chybu napravili a zaslali elektronicky. Více informací najdete na webových stránkách Finanční správy.

Účetnictví versus daňová evidence a paušální výdaje

Většina podnikatelů – fyzických osob – na začátku svého podnikání nebude vést účetnictví, respektive podvojné účetnictví, jako systém evidence s danými pravidly a výkaznictvím. Bude vést daňovou evidenci anebo využije pro zjednodušení paušální výdaje.

Zákon o účetnictví se vztahuje u fyzických osob pouze na účetní jednotky, kterými jsou:

• fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku,
• ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o DPH (dále jen „ZDPH“), včetně plnění osvobozených od této daně, jež nejsou součástí obratu, v rámci jejich podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 000 000 Kč, a to od prvního dne kalendářního roku,
• ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí,
• ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou společníky sdruženými ve společnosti (dříve sdružení bez právní subjektivity), pokud alespoň jeden ze společníků sdružených v této společnosti je osobou výše uvedenou v prvních třech odrážkách,
• ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis.

Daňovou evidenci vedou fyzické osoby, které nejsou povinny vést účetnictví. Nemá přesně danou formu vedení. Je však potřeba dodržet její cíle, které jsou definovány v zákoně o daních z příjmů.

Daňovou evidencí se pro účely daní z příjmů rozumí evidence pro účely stanovení základu daně a daně z příjmů. Tato evidence obsahuje údaje o:

• příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně,
• majetku a dluzích.

Podnikatel se může rozhodnout, že nebude uplatňovat skutečné výdaje, tedy nepovede daňovou evidenci, ale uplatní tzv. výdajové paušály:

• 80 % z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství a z příjmů z živnostenského podnikání řemeslného; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 800 000 Kč,
• 60 % z příjmů ze živnostenského podnikání; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 600 000 Kč,
• 30 % z příjmů z nájmu majetku zařazeného v obchodním majetku; nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 300 000 Kč,
• 40 % z jiných příjmů ze samostatné činnosti, nejvýše lze však uplatnit výdaje do částky 400 000 Kč.

V závěru roku 2018 poslanecká sněmovna schválila daňový balíček, jehož obsahem bylo i zvýšení limitů na dvojnásobek. Lze tedy očekávat, že schvalovací proces bude v roce 2019 ukončen a za rok 2019 budou již platit limity 1 600 000 Kč, 1 200 000 Kč, 600 000 Kč a 800 000 Kč.

Pokud získáme oprávnění k podnikání, máme ze zákona povinnost registrovat se na následujících úřadech:

• finanční úřad,
• příslušná správa sociálního zabezpečení,
• zdravotní pojišťovna.

Minimálně jednou ročně pak bude třeba na tyto tři úřady zaslat přehledy/přiznání za uplynulý rok.

Finanční úřad a daně v počátcích podnikání

Pro účely registrace k dani z příjmů fyzických osob, k dani u příjmů za zaměstnance a k silniční dani slouží formulář Ministerstva financí.

Budete-li přijímat platby z podnikatelské činnosti v hotovosti, šekem, směnkou nebo jinými obdobnými způsoby (např. stravenkou), vztahuje se na vás elektronická evidence tržeb. V současné době musí evidovat podnikatelé, kteří spadají do 1. a 2. fáze, tj. ubytovací a stravovací služby, maloobchod a velkoobchod.

Můžete se též rozhodnout, že budete plátcem daně z přidané hodnoty. Zákon umožňuje dobrovolnou registraci, i když vám povinnost registrace ještě nevznikla ze zákona.

Povinně se pak musíte registrovat do 15. dne druhého měsíce následujícího po měsíci překročení obratu 1 mil. Kč. Nejedná se ale o překročení obratu za kalendářní rok, ale za období dvanácti měsíců po sobě následujících, tedy např. od února 2019 do ledna 2020, další měsíc za období od března 2019 do února 2020 atd. ZDPH však ukládá povinnost registrace i v jiných případech (např. před poskytováním služby do jiné země EU). Registrační formulář najdete na webu Finanční správy.

Po registraci k DPH podáváte za každý měsíc do 25. měsíce následujícího na finanční úřad jednak přiznání k dani z přidané hodnoty, jednak kontrolní hlášení. Neodesílání kontrolního hlášení a nereagování na výzvy s ním spojené je spjato s poměrně vysokými pokutami.

Jednou za rok budete podávat následující přiznání a hlášení:

• přiznání k dani z příjmů fyzických osob (termín do 1. 4., pokud podává daňový poradce 1. 7.), do tohoto termínu je potřeba daň i zaplatit,
• přiznání k dani silniční (termín do 31. 1.), silniční daň se platí dopředu zálohově do 15. 4., 15. 7., 15. 10. a 15. 12., doplatek je pak splatný k termínu podání daňového přiznání,
• vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, tj. z příjmů zaměstnanců (termín 1. 3., podáváte-li elektronicky pak do 20. 3.), tato daň se platí z mezd vždy do 20. dne následujícího po měsíci zúčtované mzdy,
• vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně, tj. například z dohody o provedení práce (termín do 1. 4.), splatnost daně je do konce kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byl povinen zaměstnavatel srážku provést.

U termínů vždy platí, že pokud termín připadne na víkend nebo státní svátek, posunuje se na další následující pracovní den.

Většinu podání můžete provést přes informační portál Finanční správy. Pokud vlastníte elektronický podpis nebo datovou schránku, lze poslat formuláře přímo, pokud ne, můžete též podání odeslat, následně vytisknout formulář s potvrzením tohoto podání a odevzdat do pěti kalendářních dnů na finančním úřadě.

Pokud máte daňovou schránku, na tomto portálu se můžete přihlásit do daňové informační schránky, kde můžete vidět stav vašeho daňového účtu.

Základní informace o sociálním pojištění OSVČ

Sociální zabezpečení se skládá ze tří složek: důchodového pojištění, příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a nemocenského pojištění.

Pro osobu samostatně výdělečně činnou (což je podnikatel, dále jen „OSVČ“) je povinná účast na důchodovém pojištění a platba příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Nemocenské pojištění je dobrovolné, podnikatel si jej tedy platit nemusí.

Pokud si jej OSVČ platí a splní zákonem dané podmínky, je z tohoto pojistného hrazena nemocenská, peněžitá pomoc v mateřství, od 1. 2. 2018 otcovská poporodní péče a od 1. 6. 2018 dlouhodobé ošetřovné.

Pro účely sociálního pojištění rozdělujeme činnost na hlavní samostatnou výdělečnou činnost a vedlejší samostatnou výdělečnou činnost.

Hlavní činnost je to v případě, že pouze podnikáme a nesplňujeme souběh s některou z podmínek vedlejší činnosti.

Za vedlejší samostatnou výdělečnou činnost je považován podnikatel, pokud v kalendářním roce:

• vykonával zaměstnání,
• měl nárok na výplatu invalidního důchodu nebo mu byl přiznán starobní důchod,
• měla nárok na rodičovský příspěvek nebo peněžitou pomoc v mateřství nebo nemocenské z důvodu těhotenství a porodu, pokud tyto dávky náleží z nemocenského pojištění zaměstnanců, nebo osobně pečoval o osobu mladší 10 let, která je závislá na pomoci jiné osoby ve stupni I (lehká závislost) nebo o osobu, která je závislá na pomoci jiné osoby ve stupni II (středně těžká závislost) nebo stupni III (těžká závislost) anebo stupni IV (úplná závislost), pokud osoba, která je závislá na pomoci jiné osoby, je osobou blízkou, nebo žije s ní ve společné domácnosti, není-li osobou blízkou,
• vykonával vojenskou službu v ozbrojených silách České republiky, pokud nejde o vojáka z povolání,
• byla nezaopatřeným dítětem dle zákona o důchodovém pojištění (studium).

V průběhu roku platí OSVČ měsíční zálohy na sociální pojištění. Od ledna 2019 došlo ke změně – pojistné se platí vždy na příslušný měsíc dopředu, tj. od prvního do posledního příslušného měsíce.

Novinkou je také to, že začínající podnikatel má nově prodlouženou splatnost zálohy na pojistné za měsíc, ve kterém činnost zahájil, tj. platí první zálohu až do konce měsíce následujícího po měsíci, kdy začal podnikat.

Pro podnikatele, kteří započnou své podnikání v roce 2019, jsou minimální měsíční zálohy následující:

• u hlavní činnosti 2 388 Kč,
• u vedlejší činnosti 955 Kč.

U vedlejší činnosti v roce jejího započetí není povinnost platit zálohy, leda by se OSVČ přihlásila k důchodovému pojištění dobrovolně.

Po ukončení kalendářního roku je podnikatel povinen podat přehled o příjmech a výdajích. Přehled se podává do jednoho měsíce od data, kdy měl podnikatel povinnost podat daňové přiznání (v roce 2019 do 2. 5.).

U hlavní činnosti se vypočte na přehledu pojistné z rozdílu mezi příjmy a výdaji za kalendářní rok a odečtou se zaplacené zálohy. Rozdíl je buď doplatkem, který je potřeba uhradit, nebo přeplatkem. V přehledu se také vypočítají zálohy na další období. Doplatek je splatný do osmi dnů od podání přehledu.

U vedlejší činnosti je nutné nejpozději na přehledu za kalendářní rok uvést, ve kterých měsících chce být OSVČ považována za OSVČ vykonávající vedlejší činnost, a doložit důvod vedlejší činnosti (jen v případě, že ČSSZ nemá tento údaje ve své evidenci, např. zaměstnání se obecně nedokládá).

V případě vedlejší činnosti nejprve zjistíme, zda jsme povinně účastni z podnikání důchodového pojištění. To je v případě, že pro rok 2019 rozdíl mezi našimi příjmy a výdaji je větší nebo roven 78 476 Kč. Jde-li o částku menší, nemusíme platit zpětně za uplynulý rok žádné pojistné, ale tím se nám také nebude toto období počítat na důchod. Je-li částka rovna nebo větší, vypočteme pojistné a nové zálohy pro další období.

Pro držitele datových schránek je možnost odeslat přehledy elektronicky pomocí internetového portálu. Zde je možné i zjistit další informace, např. získat inventuru zaplacených záloh za uplynulý rok nebo informativní výpočet starobního důchodu.

Základní informace o zdravotním pojištění OSVČ

Zdravotní pojištění se platí z příjmu podnikatele vždy. Pokud vykonává pouze podnikání a neplatí pro něj žádná z výjimek, je minimální měsíční záloha na zdravotní pojištění v roce 2019 ve výši 2 208 Kč.

Splatnost pojistného je vždy do osmého dne po měsíci, za který zálohu platíme. Zálohy na pojistné neplatí ta OSVČ, která je zaměstnaná a v zaměstnání je za ni odváděno pojistné alespoň ve výši minima. Pouze v prvním roce své samostatné výdělečné činnosti neplatí zálohy ta OSVČ, za kterou zároveň platí pojistné stát.

Po ukončení kalendářního roku je opět podnikatel povinen podat přehled o příjmech a výdajích, a to do měsíce po termínu pro podání daňového přiznání (v roce 2019 do 2. 5.). V přehledu vypočte pojistné z příjmů mínus výdajů za příslušný rok, odečte zaplacené zálohy a výsledkem je buď doplatek, nebo přeplatek. Také vyčíslí zálohy na další období. Doplatek je splatný do osmi dnů po podání přehledu.

Minimální vyměřovací základ, ze kterého se počítá pojistné u podnikatelů, neplatí pro OSVČ:

• která současně vedle samostatné výdělečné činnosti je zaměstnancem a odvádí pojistné z tohoto zaměstnání vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu stanoveného pro zaměstnance,
• za kterou je plátce stát,
• s těžkým tělesným, smyslovým nebo mentálním postižením, která je držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P,
• která dosáhla věku potřebného pro nárok na starobní důchod, avšak nesplňuje další podmínky pro jeho přiznání,
• která celodenně osobně a řádně pečuje alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku,

pokud tyto skutečnosti trvají po celé rozhodné období, tj. po celý kalendářní měsíc, za který se pojistné platí.

Pro výpočet pojistného u těchto OSVČ použijeme jejich skutečný příjem po odpočtu výdajů, takže výsledné pojistné a i následné zálohy mohou být nižší, než je stanovené minimum.

Související články:
Jak začít podnikat jako fyzická osoba
Kdo musí vést účetnictví?